Question

如何正确写一封工作邮件？

Answer 1

       如何正确写一封工作邮件？本文将使用why-how-what框架回答这个问题。

工作中的邮件一般有以下目的：

发送对象：需要知晓邮件内容的主干系人员，收件人为主要人员，抄送人为不需要直接参与邮件内容但需知情的人员；

称呼与问候：一般为收件人人员；

主题：一句话说明邮件目的

邮件正文：说明邮件目的，提供阅读信息或需要请求的资源协助

邮件附件：内容过多时使用附件协助表达

邮件署名：包括姓名、职位、联系方式、公司信息等

邮件形式： 不同的内容有不同的形式，如会议纪要与资料咨询的形式就有很大不同

发送对象：

（1）只发给主干系人员，收件人一般为直接关系人，需要参与到邮件内容中的人员；

（2）抄送人员一般不需要参与邮件内容，但需要知情；

（3）不可越级汇报或投诉；

（4）收件人有职位高低区分时，以高-->低的职级排序进行罗列；

（5）日常工作邮件要抄送给直接领导；

（6）跨部门的邮件沟通要抄送给本部门领导以及对方部门的主管/领导；

（7）跨机构（集团内部）的邮件沟通要抄送给本机构的负责人；

（8）需要多方协作的工作邮件，要把邮件发给每一个相关的人员；

主题： 不能空白，简明说明邮件目的

称呼与问候： 正文前对收件人进行称呼，按照收件人职位从高到低的形式称呼；

正文：

（1）开头先一句话概括发邮目的，开门见山，即论点--论据方式；

（2）若发送对方还不认识你，需先亮明身份；

（3）发送给中途接手的人，正文第一句先亮明项目背景；

（4）对附件进行一个简短的总结，必要时可贴图展示，提示收件人看附件；

（5）有图片时，图片上可加标注；若图片过大，建议放在正文最后面，避免最后的文字被忽略；

（6）多使用项目符号，列举说明，采用总-分的形式；

附件：

（1）文件名称最好能完整表达附件主题；

（2）附件数目不宜超过 4个,数目较多时应打包压缩成一个文件；

（3）特殊格式的文件需要在正文中附加打开方式建议；

（4）信息要完整；

四、邮件写好以后，记得做一次检查，主要包含：

（1）是否有错别字；

（2）语句是否精简；

（3）语句是否通顺；

（4）语句是否无歧义；

（5）邮件内容是否完整，如主题是否有缺失等。