Question

如何掌控自己的时间和生活 pdf

Answer 1

作为一名时间规划和人生目标方面的咨询专家，我创建了一套新的系统，它正在帮助成百上千万人立即更加有效地利用生命中的分分秒秒——从而更好地掌握自己的人生掌控权。

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为什么要学会掌控时间(1)
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时间就是生命，它不可逆转，也无法取代。浪费时间就是浪费生命，而一旦把握好时间，你就掌握了自己的生命，并能够将其价值发挥到极限。
作为一名时间规划和人生目标方面的咨询专家，我创建了一套新的系统，它正在帮助成百上千万人立即更加有效地利用生命中的分分秒秒——从而更好地掌握自己的人生掌控权。
我不是一名“时间与动作”的组织专家，我并不是要告诉人们应当如何减少那些不必要的动作，并在最短的时间里、用最精练的流程来完成手头的工作，最大限度地减少那些不必要的动作。那样做意味着你要事先对每一个动作进行仔细斟酌进行思考，然后将其简化为一系列的机械行为。这只会使你的生活变得枯燥，而且你甚至可以说这种“看表式”的极端行为会使得人类的每项活动都毫无生趣，因为他们根本不需要进行任何思考。
相比之下，我所创建的这套系统则鼓励人们对自己的行为进行更多思考。如果按照我的建议进行的话，你可能开始更多考虑如何利用时间，工作也无需那么辛苦，你还可以做更多自己早就想做的事，更好地享受自己的生活。
所以千万不要叫我效率专家。我所关注的是“效能”。一个讲求效能的人会从所有可能的任务当中选择最重要的，并通过最有效的方式来完成它。在如何应用时间这件事情上，做出正确的选择要比更快更好地完成手头的工作更加重要。讲求效率本身是一件好事情。但在我看来，效能的重要性要远远大于效率。
我在书中谈到的一些技巧可能会让你大吃一惊。比如说，假设你还有十分钟就要去看牙医。如果你像大多数人一样的话，你可能就会想办法消磨掉这段时间。但我却能够告诉你应当如何利用这十分钟时间来开始一项你一直都在拖延的工作——比如说重新装修你的房子或者是分析你的生产成本等等。与此同时，我还将帮助你彻底改掉拖拉的习惯，并让你在整个工作过程中始终保持高昂的斗志，直到工作完成。
在本书当中，你将了解到我的客户、家人以及我本人在应用这些技巧时的一些经历。你会看到我的这一系统并非像很多人想像的那样僵硬、机械、呆板。一点不是！事实上，你会发现这些技巧都非常有趣，而且你将会很高兴去尝试着应用它们。这些技巧将会给你带来立竿见影的效果，而且这种效果将会一直持续下去。
我的这套系统已经成功地帮助了许多诸如A.T.&T.、美洲银行（BankofAmerica）、IBM、Lever兄弟、加里福尼亚标准石油（StandardOilCompanyofCalifornia）等在内的大公司；它还帮助了众多地区组织和联邦机构。那些终日繁忙的人，比如说歌星尼尔·迪亚蒙德（NeilDiamond）、女权主义者、作家格劳里亚·斯坦纳姆（GloriaSteinem）、设计师米尔顿·格拉塞尔（MiltonGlaser）、塞拉（Sierra）俱乐部执行主管迈克·麦克罗斯凯（MikeMcCloskey）、美国音乐学院（AmericanConservatoryTheatre）总指挥威廉姆·鲍尔（WilliamBall）、伊莎兰（Esalen）机构总裁迈克·墨菲（MikeMurphy）、《头发》（Hair）制片人迈克尔·巴特勒（MichaelButler）等，还有成千上万名执行官、专职业人士、企业家、家庭主妇、学生，以及所有在研讨班上或私下向我征求建议的人，他们也成功地利用这套系统改变了自己的生活。
我对自己的这套系统充满信心，因为它已经成功地帮助我掌控了自己的生活。我相信它一定也能够帮助你控制自己你的生活，并帮助你从生活当中得到那些你自己真正想要的东西。我并不是一定要教会你如何成为你所在公司的总裁，或者是帮助你更好地协调好你的职业角色和家庭角色之间的冲突。你当然可以通过这套系统来实现这些目标——如果它们真的是你的目标的话。但该系统还可以帮助你成为一名更有效率的大学生、象棋选手、蜡烛制造商，或者是国际运动员。一切完全取决于你。
还有：这个世界上根本不存在“没时间”这回事。如果你跟很多人一样，也是因为“太忙”而没时间完成自己的工作的话，那请你一定记住，在这个世界上还有很多人，他们比你更忙，结果却完成了更多的工作。这些人并没有比你拥有更多的时间。他们只是学会了更好地利用自己的时间而已！有效地利用时间是一种人人都可以掌握的技巧——就像开汽车一样，而在本书当中，我就为你提供了掌握该技巧所需要的所有工具。我将向你展示一套合理而实用的方式来帮助你更好地掌握自己的时间，而非成为时间的奴隶，从而让你实现自己的人生目标。
总而言之，对于你来说，这个世界上没有任何东西比时间更加重要了。每个人的时间都是相同的，我们每个人每个星期都只有168个小时，我不可能给你更多的时间。但我可以帮助你更有效地利用这些时间。

必须要面对两个相互冲突的目标做出决定的时候，请记住：你随时可以调整自己的优先次序。你只是把自己的目标写在纸上而已——并不是刻在大理石上。

如果你不愿意把某个目标（比如说，重新回到学校）放到比较优先的位置上，或者是把另外一个目标（比如说用更多时间陪伴家人）放到次要位置，那么你可以考虑把两个目标放到同样重要的位置。即便你在一个目标上花的时间比另一个目标多了两个小时，你仍然可以告诉自己这两个目标的位置是相同的。即便两个目标彼此矛盾，或者需要在同一个时间段内完成，你也可以从容地放弃其中一个——当然，只是暂时放弃而已。等到下个星期，或者是来年的时候，你又可以选择给予这个目标更多重视。
你必须面对这个挑战，必须确定哪些事情是真正重要的，并相应地设定优先次序。要想对这些目标进行筛选，我推荐你使用你已经准备好的三张目标清单。

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如何排序
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拿出你的人生目标清单，用一分钟时间选出三个最重要的人生目标。把这三个目标当中最重要的那个目标列为A—1。第二重要的列为A—2。随后是A—3。在三年目标和六个月目标清单当中进行同样的筛选。
到此刻为止，你已经从三张清单上挑出了九个目标。要想从中再进一步挑选出三个最重要的目标，你需要重新拿出一张干净的纸，在上面写道，“我的三个最重要的长期目标是……”然后按顺序写出这三个目标：A—1，A—2，A—3。
好了，你现在已经完成了初步的人生目标陈述，大致明确了自己到底希望从生活当中得到什么。
接待个体客户的时候，我经常会花很多时间跟他们一起讨论他们的人生目标陈述。这种讨论可能会持续两个星期左右，我们一般会修改六七次，最后才能写出真正能够代表客户需要的人生目标。你也可以尝试反复修改自己的人生目标，你会发现这样做真的很有帮助。
就好像一名专业摄影师会反复拍摄一个镜头，直到达到理想效果一样，你也可以通过反复修改自己的人生目标来取得最清晰的效果。所以我建议你明天重复一次今天的练习，然后把两次的结果进行对比。我可以保证，你绝不会得到完全相同的结果，而且你很可能会在第二次修改的时候添加一些新的信息。人的大脑就是这样工作的。
由于人生目标陈述并不是静态的，所以它应该被阶段性地不断加以更新。每年重新评估目标陈述的最佳时期是你的生日。即便你去年已经为自己确立了一份很棒的目标清单，今年的情况也会有所不同，所以去年的目标清单或许已经不能代表你今年的目标设想了。随着你的不断成长，你的目标清单也应该及时得到更新。

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*第6章现在开始
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不要因为怕承担责任而不敢列出某些活动，没有人会强迫你执行清单上的内容。在排定优先次序的时候，你可以根据各项活动所需要的时间和精力来判断是否要实施某项活动。但即便那些看似不可能的梦想也可能会对你有所帮助。

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做好规划
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人生目标陈述练习可以帮助你更加清楚地看到自己理想的未来，从而帮助你将未来带到现在。时间规划的第二件工作则可以帮助你确定采取哪些具体行动来实现你的长期目标。
要想进行长期规划和目标设定，你必须首先进行一系列短期的规划，这就要求你必须确定一些具体的活动。你可以去完成一项活动。而这些活动则是你实现目标过程中的阶梯。比如说你的目标是经济保障。为了实现这个目标，你可以选择每天存上10美圆，或者可以跟你的投资顾问讨论一下你的投资计划，这些才是你为实现目标而采取的具体行动。
一旦在短期和长期目标上做好了规划，你的目标和活动就会很好地契合起来。短期规划中的大多数（即便不是所有）的活动都将有助于你实现自己的长期规划。

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如何根据你的A级目标列出活动(1)
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如果你希望实现一些抽象的目标，比如说幸福、成功，或者是财务独立，你可能需要采取多种不同的行动。比如说你想要度过一个愉快的夜晚，我敢保证你至少有25或50种方式来达到这个目的（而且不会让你发胖，也不用去做任何违法的事情）。对于任何目标——无论它是大是小——都是如此。
要想确定你应该采取怎样的行动来实现你的A级目标，你必须（1）针对每个A级目标列出所有可能的活动；（2）确立相应的优先次序，以便选择当前最有效的活动。
在列举活动的时候，一定要尽量展开想像。快速写出尽可能多的答案——这是一种发挥想像力的最佳方式。它可以让你的直觉充分发挥作用。不仅如此，当你面临着巨大压力的时候，你还有可能产生新的想法。速度可以让你不知不觉间突破那些自我克制的因素——因为它们甚至来不及发挥作用。在列举活动的过程中，一个关键性的因素就是要不停地写。千万不要让自己的笔尖离开纸面，否则你就是在浪费时间。
不要试图去对自己的想法进行任何评价。你并不需要为清单上的内容对任何人负责。如果你想要隐藏任何东西的话，你就是在愚弄自己。千万不要把任何活动标记为“好的”或“不好的”或“轻浮的”——至少在列出这些活动的时候不要去进行评价。记住，你完全可以在后面修订这些决定的时候删除那些不重要的活动。
而且不要因为担心不能完成某项活动而限制自己。因为在仔细分析之后你很可能，发现那些乍看起来难以完成的活动其实并没有那么困难。无论如何，在列举清单的时候不要做任何判断。
不要因为怕承担责任而不敢列出某些活动，没有人会强迫你执行清单上的内容。在排定优先次序的时候，你可以根据各项活动所需要的时间和精力来判断是否要实施某项活动。但即便那些看似不可能的梦想也可能会对你有所帮助。
如果你感觉自己没有什么活动可以列出的话，你可以尝试重复一下前面的练习，比如说对前面列出的内容进行修改，增加新的信息、进行扩展、补充内容、增加细节等等。关键是要不停地写。
假设你的目标是成为一名专业登山者。你可以列出所有你准备攀登的山峰，包括那些看似不可能的高山，比如说珠穆朗玛峰。或许你只是希望征服北美的山峰呢？或许是欧洲的？亚洲的？你可以把这些活动按类别进行分解，再进一步分解……直至分解到最为具体的活动。关键是要不停地写。
虽然我鼓励你不假思索尽可能多地列举活动，但我也要提醒一点：千万不要把目标跟活动混为一谈。记住，活动是一些可以具体执行的动作。你的目标可能是过上一种更加健康的生活。而具体的活动则可能包括：今天晚上不吃甜点，本周内进行三次锻炼，在二十四小时内不抽烟。
好了，你已经准备好列出清单了。拿出三张空白的纸，把前面选出的三项A级目标分别写到三张纸上。我们将把你的目标分解为一些可以执行的活动。牢牢记住上面的建议，用三分钟时间，列出尽可能多的有助于实现第一个A级目标的活动。然后用同样的方法为另外两个A级目标列出相应的活动。然后你可以回过头去，各用至少三分钟时间来修改每张清单上的内容——你可以增加新的活动项目、可以删除某些项目、将一些项目整合到一起，甚至也可以想出一些新的活动项目。
让我们拿一名高中生作为例子。他的目标是想成为一名职业垒球运动员，这是他的A级目标。但他同时也想去上大学，这是他的另一个A级目标。而他的第三个A级目标则更为迫切：他希望成为大学垒球队的主力投球手。显然，第三个目标是最为迫切的。要想实现这个目标，他必须在整个冬季保持体形，每天跑上一英里，每星期进三次健身房，只有这样，他才能在春天到来的时候做好准备。要想被他所申请的大学（比如说USC，这所大学的垒球队是最棒的）的垒球队录取，他必须努力学习。而且他还要在本周之内准备参加一次重要的数学考试。除此之外，竭尽全力打好本次的冠军杯也是他的一项A级活动。
另一个典型的例子来自于一名重新开始工作的妇女。她的三个孩子都已经上学，她也开始有了一些空闲时间。她已经结婚十二年了，在结婚之前，她是一名护士。要想实现她的A级目标（重新开始工作），她必须完成一系列A级活动：参加一些必要的课程以了解医护行业的最新进展，跟其他护士进行交流，确保自己具备重返工作的所有条件，而且还要不断寻找那些符合自己条件的机会。
我曾经碰到一个即将毕业的大学生。他的长期目标是：有一份不错的薪水，并过上幸福的生活。但他首先必须实现一个相对较短的目标：选定合适的职业。要想做到这一点，他首先必须找到一份工作。所以他目前需要完成的A级活动包括：决定自己需要了解哪个行业，跟自己感兴趣的行业的从业人员多多交流，准备一份个人简历，准备求职信，从众多的职业机会中进行选择，安排时间参加面试。

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如何根据你的A级目标列出活动(2)
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我的一位客户总是觉得自己浪费了太多时间。他告诉我：“我不喜欢现在的工作。我是一名保险推销员，可我真正喜欢的是去做公共关系。我每天都在忙着寻找机会，每次喝咖啡或者是吃午饭的时候，我都在忙着跟人联系，告诉对方我希望从事一份公共关系行业的工作。”
可我发现，在过去的两个月里，他只跟五个人交谈过，换句话说，虽然他每天都在忙碌着寻找新的机会，可他所寻找的范围仍然局限在一个非常小的圈子里。也就是说，他并没有取得任何新的进展。而事实上，常识告诉我们，要想在公共关系这样充满高度竞争的行业里找到一份工作，求职者每个月至少应该联系50个人。当他发现自己刚开始联系的人并不会给自己任何帮助的时候，他就应该尝试接触更多的人——这应该成为他此时的A级活动。

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删除那些不重要的工作
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当你很用心地列出了所有可能的A级活动之后，你会发现自己有太多的事情需要去做，而你的时间却又远远不够。这时你就应该为自己的活动排定先后次序：如果说列举活动的时候你所需要的是创造和想像，那现在你需要完全回到现实。要想做到这一点，你首先需要找出那些不重要的活动，并立即停止它们。
拿起你刚刚列出的活动清单，仔细分析每一项活动，问问你自己：在接下来的七天之内，我是否准备要在此项活动上投入至少五分钟时间（当然，有些活动可能并不需要这么长时间）？如果你的答案是“不”的话，我建议你立即勾掉那项活动。
在勾掉某项活动的时候，你不一定要给出具体的原因：你可能只是不喜欢去做这件事情，或者你可能无法得到必要的帮助，或者是因为你觉得它太难了，或者是因为你太忙了……无论是什么原因，只要觉得自己无法在某项活动上投入必要的时间，你就可以立即将其一笔勾销。
如果到最后你发现自己几乎勾掉了所有的活动，建议你可以从头开始，重新列出四项你觉得有意义，或者说你愿意投入时间去做的活动。
不要因为某件事情很重要（比如说找份新工作）而不愿意删掉它。如果你现在不愿意去着手处理这件事情的话，就立即毫不犹豫地把它勾掉——毕竟，你完全可以等到下个星期再考虑安排这件事情——千万不要让自己的工作越积越多。
在修改完三张A级活动清单之后，你可以把三张清单上的结果总结为一张任务列表。该列表可能会包含十几项活动，对于你来说，这些活动都很重要，而且你愿意在接下来的一个星期里投入时间来完成它们。接下来你要开始动手为所有的活动设定先后次序。在最重要的活动后面写上A—1，然后依次在其他活动后面写上A—2，A—3，A—4……确定完次序之后，你就可以为每项活动确定最后期限，并着手安排完成该活动的具体时间了。在安排时间的时候，一定要仔细考虑好你有哪些时间可以被分配给新的任务。如果你每个星期要抽出三天时间来上夜校的话，那你在工作日可以自由支配的晚上实际上只有两个，假设你现在的任务是跟朋友一起在外共进晚餐，那你准备具体安排哪一天？如果你的任务是开始阅读《战争与和平》的话，你准备什么时候开始？是坐车上班的路上吗？一旦做出决定，立即把它记录下来。
选出一件优先要做的事情，立即动手！
怎样才能更加接近你的人生目标呢？每天都是一个崭新的机会。现在开始，选出至少一件你的A级活动，立即动手。你会发现自己很容易地就向自己的人生目标靠近了一步。
刚开始选择A级活动的时候，你一定要注意选择那些内容较短，而且比较容易实现的。如果你选择了一项难度较大的活动，建议你将其分解为更小的部分，然后从最简单，或者是涉及问题最少、或者是你最重视的那一部分开始。
一旦选出了一项活动，你当天的工作重点就很清晰了。在接下来的16个小时左右的时间里，你总能找到几分钟时间去向着自己的人生目标靠近一步。现在就开始吧！
第5章和本章所讲到的内容都是时间管理最基础也是最重要的部分。我在这里列出了这两章的主要内容，以便帮助读者进行复习：（1）列出可能的长期目标；（2）立即动手，确定目标的优先次序，确认出A级目标；（3）列出实现A级目标可能需要的活动；（4）确立活动的优先次序，确定A级活动；（5）安排完成A级活动的具体日程；（6）按照日程完成相应活动。

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*第7章日程安排的作用
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你还需要时间来完成那些常规性的工作：起床、读报纸、检查邮件、参加工作例会、保持办公区域整洁、看电视、洗盘子、开车接送孩子……这些工作量的多少完全取决于你在你的组织、家庭和你的社交圈当中的位置。