文档安全管理系统有什么用
文档安全管理系统在对于现如今的企业有着很大的作用，以域之盾系统为例，不仅可以进行数据的透明加密，还可以对U盘等使用工具进行有效管理，避免员工随意拷贝文件的问题，而且还能够对多种文件的外发途径和形式进行管理；面对企业内众多的电脑及文件，可以做到统一管理，能够有效提高企业办公效率，保护企业终端数据的安全。比如域之盾对文档安全管理可以实现：
数据加密：日常企业办公中会用到各种类型的文件，域之盾软件都能自动加密。文档加密后，在流通的全过程都会受到保护。未经许可，文档都无法打开，即使打开也是密文显示，从而保护了数据安全。系统启动后，文件自创建编辑时就开始保护。文件在内部可自由流通，丝毫不影响正常的办公效率。系统自动运行，用户基本感受不到任何多余操作的存在。
权限管理：数据泄露事件频出的年代，根据很多事件可以发现，窃密的手段一般以U盘拷贝、邮件传输等为主，内鬼造成的数据泄露事件在百分之五十以上，更何况还有面对网络攻击。结合权限管理功能，员工对文件的复制拷贝、截屏、打印等操作都会被精确控制。域之盾软件能禁止上述所有操作。这样，数据泄露的途径就被切断。
外发管控：企业业务合作交流频繁，文件经常需要对外发送。如何防止文件外发后不扩散不泄露？如何防止私自对外发送内部资料？域之盾软件可以通过设置管理员审批来保护数据安全。企业员工在需要外发或者文件外带时，可向管理员申请。经审批后，可正常外发。
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。
文档资料承载企业的发展记忆、经验以及成果，一般管理只停留在个人或部门层面，这些重要的文档会因为员工离职而丢失，因为时间推移而失去记忆，也会因为使用不规范而出现遗失、损坏，更有被恶意扩散导致形成损失的可能。
企业普遍会把文档管理理解成文件的备份和保存，变成了一个额外的工作，且不说员工会抵触，也没有考虑到如何将文档管理与日常业务中的问题相结合，往往难以达到理想的效果。
所以，在IT行业高速发展的今天，在信息洪流滚滚而来的当下，我们需要一个强大的档案管理系统，来为源源不断的档案和纷繁复杂的手续提供一条更便捷的路。
文档一体化系统管理的重要性
会博通具有非常全面的文件管理功能，不但可用于收文、发文、签报等普通行政公务文书的管理，也可满足各种专业文件管理的需要。
1、文件流转方式
一种是，传统的纸质文件的人工流转方式，需要利用会博通保存电子文档，打印相关人工流转的纸质表格，流转完成后，再将相关表格和最后定稿的文件扫描录入系统。
另一种则是，现代化的无纸化网络流转方式，由文件起草人提交文稿，再经过校对、会签、签发、核稿、编号、套红等程序最终形成正式文件，还可将封发、归档等程序加入流程中，让文件的盖印或加盖电子印章、邮寄、归档等工作一气呵成。
对于专业文件，没有通用的定义，可以理解为行政文书以外的，具有专业性的一类文件，如法律法规、技术标准与规范、规章制度、合同文件、招标文件、投标文件、设计文件、工程图纸、工程项目文件、管理咨询项目文件、法律咨询与诉讼项目文件、投资项目文件、报表等等。
2、文件归档管理
1）在文件管理阶段，会博通提供了多种自动化的方式，将处理完毕的文件自动收集到档案收集箱中，档案管理人员可根据管理需要，及时将档案收集箱中的待归档文件转入相应的档案类目中，以形成档案。
2）对于没有自动转入档案收集箱的文件，亦可采用多种方式进行归档操作。
3）文件的归档操作，可由文件持有者将文件移交给档案管理人员后，再由档案管理人员予以归档，亦可由档案管理员授权文件持有的部门或人员直接进行归档操作，归档完成后，经档案管理员验收，再入库保管。
会博通以专业经验及先进的信息技术应用为支撑，为其构建了办公、文档一体化管理平台，实现办公管理、文档管理、档案管理的一体化集成，支撑公司对各类文档、档案资源进行全生命周期管控。大大提升了文档、文件的管理质量和效率，协同办公效率也上了一个台阶。
