会议准备工作有哪些？
以下内容为新榜市场总监李铁男在活动行线下沙龙「千人峰会的品牌与运营」的现场分享内容整理，其中有部分口语化表达，请知悉。
分享人介绍：
李铁男，新榜市场总监，2014年加入新榜，目前负责新榜市场、新榜学院、新榜大会、新榜全国行等项目，对新媒体有深入研究，擅长新媒体运营、短视频、直播电商等领域。
内容整理：活动行
- 以下为正文 -
做一个长期主义者，每一场活动都想办法把整个观众体验、嘉宾的体验，以及合作伙伴的体验，做到极致。在不断做的过程当中去积累口碑，然后整个行业内会形成一定的认知，再经过不断输出活动，不断的和这群人通过活动产生链接，慢慢地积累势能，势能积累起来之后，口碑、品牌就会慢慢起来。长期主义+价值输出+时间复利，你将解锁一份刺激与欢喜。
活动流程主要分为六个步骤！市场调研-活动立项—活动筹备—推广&招募—活动执行—活动复盘。
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一、活动框架
1、活动目的
这是做活动前最重要的一个问题，我为什么要做这个活动？
1）提升影响力，强化品牌。
2）政策发布，比如今日头条的生机大会，快手的光合大会等。
3）会销，会销类的公司，有一个标准化的会议流程，对会议的信息密度没有严格要求，但强调氛围的调动，有KPI指标。
2、市场调研
这一块相对来说比较简单，既然做这个行业的活动，肯定本来就能触达到这个行业的一些人群，那么通过面对面也好，或者通过线上聊也好，或者通过问卷调查也好，或者通过请教公司一些老的员工也好，或者看同行业的竞争、竞品的活动也好，基本上就能得出来结论，在这个结论上可以去验证一下，就会明白用户的需求，知道活动的方向在哪里。
3、确定边界
想明白为什么要做这个活动，基本上心里边大致的版图就有了。
从现在的时间起，去倒推，大概这个活动准备周期需要多久，比如说需要30天，从现在情况往后推30天，看是放在周中还是周末，是做半天还是全天，活动类型，谁来讲？谁来听？这个活动目的是怎样的？基本上有一个大体的模糊的画像，在这个时间没有精准的对接到个人，但是知道它大概有怎样一个标签、知道大致通过什么样的渠道能够去触达。
同时边界很重要！它画了一些方向，知道哪些东西可以用，哪些东西不能用。
1）预算不一样，整个的边界完全是不一样的。可能因为预算有限，有些场地就不会考虑，有些老师也不会考虑。
2）人数和预算也是紧密相关的，做500人的活动、1000人活动、100人的活动，完全是不同的概念。
3）时长基本上就决定了嘉宾的数量。大家都比较热衷于做下午场的活动，相对来说比较简单，从下午2点开始到5点结束，大概3小时，180分钟，基本上是6位嘉宾，一个嘉宾25分钟，总共150分钟，剩下30分钟，中间可以加一些圆桌论坛等环节。中间控场不用那么严格，但是整个嘉宾的数量和分享时长是一个反相关的。另外还要考虑场地，吃饭，交通是否方便。
4）场地，2019年比较特殊，7月到10月的很多大型的活动不能举办，再加上今年过年比较早，1月25日初一，很多大型的活动全部压到年底，加上很多年会也在这个时间，就会把整个酒店的费用拉高，往年可能提前两个月去找酒店，今年必须要提前两个月三个月甚至更长时间！北京能容纳千人的且交通比较方便的其实不多，可能是西边便宜，南边便宜，北边和东边贵。
通过上面的分析，要做一个什么样的活动，那么大致的框架就出来了，先把整个边界定好，接着再细化，内部还有一个沟通磨合的过程，不可能一开始把这些非常精准化。
二、活动ing
1、确认主题
第一不要引起歧义。
第二要让大家明白活动的价值，用户能知道你要给他传递什么。
针对行业内的活动，一般都只写嘉宾的title，因为这个行业大家都知道他是谁，所以说不用在活动的板块上再去说这个嘉宾怎样，做过什么。但是注意，跨行业的活动，需要写嘉宾的介绍，因为观众来自于不同行业，也可能来自于五面八方，通过嘉宾的介绍来判断活动是否是适合自己。
2、时间场地
一般场地是一个大场地，一个小场地，在这里大场地指的是哪个城市，小场地是具体地点，比如确定12月底要在北京做一个活动，北京就是一个大场地，大场地可以滞后到什么时间？假如有很多外地的嘉宾来参与，会提前预订机票，要提前半个月或者20天要把这个场地给确定死；假如活动本身是在北京的人来参与的，活动开始之前一周会给大家群发消息就OK了。
一般来讲双休日好过工作日，周六好过周日。但是也要考虑活动的规模与影响力，不要放在周一，周一往往会议比较多，很难走开。
下午好于上午：尽量活动不要上午办，下午的活动通过开场时间稍微往前延一点，把结束的时间稍微往后延一点，比如1点半开始一直到下午6点，能容纳的嘉宾和信息含量比较多，这样效率更高，也节省费用。
另外场地动线在大型的活动中是非常重要的，要从“小白”的用户视野出发，不要想当然，要考虑到人流行进方向、路线、拥堵节点以及展位间距、方向，要避免“冷清展位”（人流无法流动过去的展位）。
会场最好是“后进式”，屏幕和入场口不在同一侧，不要从前门进，避免观众横穿遮挡视线，提前设置隔离栏，避免分散注意力。一般做的活动比较多了之后，基本上看一眼这个场地，整个搭建方案就有了，就知道什么地方放签到台、什么地方放入场、什么地方放屏幕、什么地方放上下台、什么地方放控台，基本上就相当清楚。
3、确定关键传播节点
假如1月份举办一场500人的活动，往前倒推，首先要确认活动是免费还是收费，因为免费和收费的到场率不一样，要根据到场率去算，需要报名多少人，现场到多少人。根据目前手头的资源，去倒推，比如说活动推一次能报60人，需要推五次，推5次的节点可能一周推两次，可能一周推一次。一周推两次，可能用不同的渠道，用公众号推一次，用海报推一次，这样传播的节点基本上就出来了。
再根据整个行业的一些大事件，比如说双11或者说其他的能预测到一些节点，不跟他们抢流量，把这些节点给错开，根据行业内人的一些特殊习惯。在这边给大家举个例子，比如说像直播行业，直播行业要去发海报的话，可能在半夜两三点或者凌晨四五点发，效果特别好，因为做直播这个行业，播到凌晨一两点，播完之后还要和团队复盘，之后才能睡觉，要根据这些，把具体的传播时间点再进行微调。
物料是活动对外宣传物料，像海报、主视觉或者说像嘉宾的背景，类似于传播方面的一些物料。这些物料有利于去招募或者对外去做宣传。
4、信息入口的问题
作为活动负责人，刚开始要定主题、定框架、定基调、定边界，在对外合作的时候，最怕遇到一件事同时好几个人来对接。一般我们办活动首先会在群里边立一个规矩：公司里边指定一个总的负责人，他既是内部信息汇总的节点，也是外部信息的出口，保证所有的信息的入口和流出在公司内部都有一个人，同时同步到群里和协同工具中，避免信息差。一场活动需要团队协同，每个人具体来负责哪一块，一般要形成文字，同步给各个合作方。总之兵分几路，各司其职。
5、信息的协同和传递
这块特别重要，特别是合作类的活动，比如多方主办，并有政府的指导参与，这种活动难度很高，建议一般一个活动，它的联合主办方不要超过三家，超过三家的话就是说会特别麻烦，因为每个人对活动的认知与需求都不一样。
合作类的活动，尽量简化，在活动开始的时间，要明确划分好双方的职责，哪些东西，你有决定权，哪些东西，我只是通知你，其它事我全权处理，不然到后边肯定会撕逼的，会牵涉大量的时间精力来处理这个事，这是外部。内部的话也是同样的一个逻辑， 比如嘉宾，特别是大会，嘉宾总计超过三十几位，嘉宾对接这块可能是5到6个人，嘉宾是按照板块来划分，每个人对接几个嘉宾。
有些嘉宾不可能亲自来对接，一般会由品牌负责人或者助理来对接，这里边就会牵涉到一个信息的传递与协同。要借助一些工具来防止信息在传递过程中的衰减，比如石墨文档、有道云笔记等，具体用哪个可以根据公司内部情况选择。
三、嘉宾相关
1、邀请清单
活动主题定完之后，大家在一块开个脑爆会议，然后就说你认为的嘉宾是谁谁，每个人在黑板上写，写完之后用排除法，先做加法，后做减法，然后把不合适嘉宾全部排除掉，比如说我来推荐这个嘉宾，我为什么推荐这个嘉宾？这个嘉宾好在哪一块？今年做了哪些东西，哪一块应该讲的特别好。
嘉宾模式就两块，一个是做得好，一个是讲得好。
做得好的话，要有实际经验，因为在实际的过程当中做过和没做过是不一样的。做过的话，能讲出来有一些比较重要的细节，但是可能会被别人忽视，那这样的话对行业内的人是有收获感，也就是所谓的干货。
有些嘉宾，虽然没做过，但是一直在行业内深度观察，表达能力特别好、气场和节奏感特别好，在台上讲的特别好，但是这样的人是少的。
还有一些人做的特别好，但是一到台上就紧张，讲不全或者讲不好，根本表达不出来，这种嘉宾的话，建议大家就不要邀请了，因为他可能做的再好，但是在台上讲不出来的话，实际上对台下的观众是没有收获，现场的感觉也会比较尴尬。
2、嘉宾邀约
要说清楚这几件事：在什么地方做一个多少规模的活动， 这个活动的时长是多久？有哪些嘉宾来参与？同台嘉宾是哪些？站在嘉宾的角度来看这个活动对他或者所在公司的价值是什么？在邀请的过程中，一定要把这些东西表达清楚，做成PPT也好，做文字也好，传递给对方。
一些活动在前期邀约嘉宾中，会写一大堆特别大咖位的嘉宾，最后却来不了，对于观众来说体验特别不好，特别是卖票活动，可能观众来买票，就是冲着1到2个嘉宾，想听他讲，最后会发现想听的两个人压根就没来，现场特别尴尬，后续还会因为这些会产生退票，或者其他不必要的麻烦，所以请务必在显著位置注明拟邀。
3、嘉宾信息收集
邀请嘉宾一般会要嘉宾的简介，title、照片、成功案例、Demo。
关于嘉宾的Demo。Demo这块很多嘉宾不一定能提供，但如果是一些干货类收费活动，特别是异地嘉宾，一般会让他提供一个demo，提前商量一个选题，录一个10分钟视频。通过视频可以看到这个嘉宾形象、气场、表达习惯、逻辑框架、语言节奏等，有一些整体了解并有助于后期判断。
4、嘉宾PPT
1）时间：嘉宾的PPT，截止时间一定要敲死。一定要把截止时间往前赶一赶，按照行业经验来说，总有1-2个嘉宾的PPT姗姗来迟，要为后边调整留下空间。
2）版本：记住一定要编号，养成好习惯，避免弄错版本。过渡版本一定要删掉，因为有些控台会把原来老的版本放上去，一般到这个时间节点嘉宾改的东西不多，但是有个别的嘉宾的心理素质不好，一旦发现ppt不对，会直接在台上发懵，或者将问题公开化，“PPT放错了，主办方能不能给我换一下”，这时候会极度尴尬。
3）体积：把PPT尽量体积小一点防止死机，如果里面有视频的，记得把视频摘出来，单独再存一份，在活动进行中，注意和嘉宾提前约定信号，万一发生操作失误，在台上直接发信号“麻烦工作人员帮我播放下视频”，这样完全不影响整个会议的流程，整个对观众来说，体验是无损的。
4）内容：一定要有干货，有方法论，特别是可以反复使用，可以迁移的，比如一些数据，对行业前沿的分析和展望，个人固有的成功经验总结和升华，过去走过的一些弯路和坑是非常重要的，但会被别人所忽略的一些细节。
5）金句：这些既叫金句又叫拍照点，就是大家为什么有些人讲到某一个程度的情况下，大家都情不自禁拿出手机拍照，可能是情感上的共鸣，可能是信息含量大，短时间内难以消化，或者是一句很有哲理的人生格言非常适合发朋友圈，也或者是一个思维模型，很多人会拍照留存，从而形成二次传播。
5、演讲时长
有的嘉宾参加大会经验比较少，之前明明约定了20分钟演讲时间，也敲定了演讲主题和大纲，但是他扔过来一个60页PPT，此时需要和对方沟通下，问题在哪里，把PPT 的逻辑框架整理出来，大幅删减，在这一步就控制时长，另外在现场执行中，也有倒计时屏幕、倒计时牌、背景音乐等信号来提示嘉宾注意时间，控制好活动的节奏。
6、嘉宾接待
嘉宾的机票酒店、接送机、住宿、用餐、短信通知、参与通知、迎来送往、嘉宾礼品，实际上这些东西都很细的，不要一个一个细节去通知，要学会“凑整”，我们一般会给嘉宾两个文档，第一个文档主要前期对接的时候使用，需要嘉宾提交什么资料以及deadline，需要嘉宾做的事情等，确认演讲主题、大纲，以及提交PPT等。第二个文档主要就是后期嘉宾的机酒、接送机、酒店入住、用餐、彩排、就坐的位置、上场次序、PPT是否对外等细节。
7、嘉宾彩排
彩排很重要的，即使嘉宾到了之后没有特别长的时间，哪怕有五分钟，都非常管用。
1）熟悉场地：位置大致在哪里？知道上台口从哪上，然后需要要站在哪个地方，定位点、拍照点在哪里？是手持麦克还是头戴？
2）提示器的位置与倒计时：告知有提示器，然后防止嘉宾回头看屏幕，并告诉在哪个地方，明天会有一个志愿者举牌子，提示倒计时，注意信号提示。
3）上场通知：一般采用原则是上一个候一个，通知一个，可以就近在控台的位置，安排沙发，让嘉宾提前候场，提前配置好头戴，并告知一些注意事项，并加油鼓气等。
四、场地搭建
1、搭建商的选择：专业、靠谱。和专业人做事能省去很多的精力和心血，专业靠谱，怎么评估，第一看过去，要看案例，第二在沟通的过程中看对方的专业程度和态度。双方有一个磨合的过程，最好能和一个公司长期的合作，知道你的诉求，做事风格。
2、搭建方案：这个涉及因素较多，在这里不再展开，主要就是大屏、舞台、灯光、展位、外场签到、互动空间、采访间等等。
五、活动招商
1、招商原则
一句话，广撒网，重点捕鱼。一般承诺80%，后续给到30%惊喜，前期稍稍收一点，不要为了招商而做出不切实际的承诺，不然事后容易起纠纷。
客户的核心诉求必须想办法满足，然后满足不了的话提前说清楚，客户能接受的话继续往下谈，客户接受不了可以就此打住，或平衡各方利益，各退一步。
2、客户来源
1）把握热点、新的机会。比如今年短视频直播电商比较火，如果举办一个关于短视频直播的大会，这些公司肯定有诉求，想要在行业大量的曝光，这样的话这个活动中能提供的价值和他们的需求就是一个契合点，形成了一个链接，那么这就有可能成为你的客户。
2）每年做的一些活动，那么留下来一些客户，实际上这些客户是有可能产生复购的。这些客户要重点维持维护。
3）行业竞品类公司，都有哪些赞助商，对方说不定可能会有同样的需求，因为整个的用户人群是比较一致的，等于对方为你指明了一条道路。
3、整合资源
要去整合资源，活动赞助分两块，一个是本身活动资源，比如一些线下的展位、现场的视频轮播、上台演讲、参与圆桌、颁奖、主持人口播，等等一些和现场相关的信息。另外一块是公司资源，很多公司把广告位推广、信息流等全部打包卖给客户，总之，挖掘客户需求，在能力范围之内去满足。
六、活动传播
1、用户画像
你想要吸引的用户他是谁？他在哪个地方？通过什么样的渠道去触达，又如何才能吸引他？
2、媒体合作
传播的方案要形成一个文件。A套餐、B套餐、C套餐，明确我能够提供哪些？然后对方会根据你的资源去匹配。明确自己的资源、能链接的资源，找别人之前，想一想别人凭什么会帮我，我能提供给别人什么权益，最终双方要达到共赢才行，不然偶发性帮忙是暂时的，不长久。
3、它山之石可以攻玉
已报名观众，可以使用一些工具批量生成个性化的朋友圈海报，方便对方晒朋友圈，这样也可以汇聚来零散的个人朋友圈流量，虽然量不大，但是转化率相对较高。
4、微信群：红包炸群、群冠名，活络群主
这点比较简单，不再赘述，重点：引起注意，否则白搭。
5、活动平台——活动行
七、门票及签到
1、门票免费or收费
收费门票，增加一个收入的同时，也可以提高报名门槛。观众的的质量更高一点，但是考虑主办方影响力、嘉宾咖位、所在地消费能力、话题热度等，免费的活动很容易招募，但是到场率也没办法控制，另外免费的活动容易受到外界环境的一些影响，一般来说大概在50—70%左右，如果办500人活动，全部免费的，如果到场率按照50%来算，至少要一千人才能保证这个活动到场500人。
2、签到时间与签到工具
签到时间如果放在上午，比如9点开始，8点半之前签到的人很少，高峰期是9点到9点半这个时间。活动临近开场的时间，才是签到高峰期，短时间内巨大人流量涌来，会产生很多问题，需要提前预防。要思考：签到的空间是否开阔，签到通道设置、签到的流程是否合理，签到的效率如何，签到的人员有无经过培训，签到工具测试，签到的物料准备是否到位等这些因素都会影响签到的进程，处理不好都会导致后面的人怨声载道，会影响活动开场和用户体验。现场一定要有个人敢于拍板，敢于承担责任，当机立断，不要优柔寡断，快速处理问题。
八、执行关键
1、抓大放小
所有流程彩排三遍以上，让相关负责人对这个活动的流程非常熟悉，如搭建方、主持人、控台方、兼职负责人、礼仪负责人等环节的参与者，如果不能实现，也要让对方知道自己负责的环节大概的时间节点，以及有问题找谁处理。
所有的锦上添花，是来自于平常的准备，现场进行中不要临场发挥。活动现场能把准备好的东西做出来就可以了，现场会有各种各样难以预料的各种意外的情况出现，要抓大放小，稳定优先，解决关键问题，次要问题如果有精力再处理，否则先搁置。
2、风险管理
从开始的报备到场地、嘉宾、观众、设备，实际上很多意外，刚才大家说有一个“放”的过程，一个“收”的过程，在“放”和“收”的过程中，多条线都有各种各样的风险，比如说某个嘉宾同意来，但是临时又来不了；比如说一千人的场子，报名量不够怎么办？然后怎么去算？现场设备突然出现问题怎么办？
要应对这些潜在的风险，在活动的前期，肯定要拆解各个环节，分析关键要素，做预备方案，不断演练，将问题重现，场景化，然后设计解决方案，把风险降到最低。风险不可以杜绝，但是可以降低。
九、活动复盘
所有活动每次都要复盘，查漏补缺，也是“择其善者而从之，择其不善者而改之”，借鉴的看，好的继续发扬，不好就摒弃，这也是内部之间相互激励，，相互学习，不断完美化的一个过程。这里有个原则“PDCA”，又称“戴明环”，是一个质量控制流程，P是计划，C是检查，D是执行，A是复盘，做之前先思考计划，做的过程中不断优化迭代，最后不断改进反思并继续下一个循环。
所有东西，开会一定要有人专人记录，形成白纸黑字，不断的留存，不断的积累，逐渐形成SOP手册，也可以作为内部的培训教材。
这可能是史上最全的大型活动操盘指南，每个成功活动的背后都是事无巨细，但是“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行” ，这些经验，还是要在实践中运用出来，愿你也能做出成功的大活动！
SoSee
2023-10-19 广告
一． 会前
1． 与会议主办方洽谈
2． 提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方
3． 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
4． 确定方案，签订合同，预付定金。
二． 会中
1． 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2． 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。
3． 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
4． 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。
5． 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。
6． 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
7． 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
8． 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
三． 会后
1． 结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐
2、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。
需要注意的原则
一、 确立明确的目标
对任何一个商业公司而言，要想让会议开得有价值，必须要有一个明确的目的。通过会议获取所需，提供给与会者相应的价值，并且能回报投资。
二、 完善信息的采集与分析
信息的收集极为重要，这其中包括了解客户的需求（细节请看流程中附录-客户需求分析单）、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、分析自己的不足等。
三、 追求不断的创新
每一次会议都是对创新能力的挑战，无论在内容或形式上，不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣。
四、 制定周密的计划
无论是甘特图还是进度表，一个周密的计划必须包括会议里所有的细节，另外，保证定期的追踪可以避免一个周密的计划成为项目经理墙壁上的装饰。
五、 实施严格的现场管理
在进行现场管理时，一定要严格地对照计划表上的事项进行操作，任何疏漏都会导致会议的失败。此外，现场负责人需要有随机应变的能力（参见14条）
六、 结束与细致的总结
成功的会议需要有创造性的规划；积极的谈判和交流的技巧；规范的操作和财务管理；优秀的包装和系统的反馈。在会议结束后总结一下你提供了多少价值？什么是你公司的投资收益？与会者明年还会参加你的会议吗？将这些答案汇总起来，应用于下一次的会议计划。
七、 争取优秀，而不是完美
无论会议大小与否，再好的会议计划都不可能达到完美，最重要的事情是建议、设计和修正。
八、 了解会议涉及的行业
为了提供成功的会议管理，组织者必须了解会议所涉及的行业，专业术语和行业整体趋势等方面的内容。
九、 不要为了省小钱而在大事情上糊涂
保证合作的供应商提供高品质的服务，千万不要为了省点小钱而牺牲了会议的品质，到最后损失最大的还是你自己。
十、 记住、顾客永远是第一
你的听众是你的顾客，他们会付帐给你，因此他们必须要感受和接受到价值，他们必须要体会到此次会议的重要性。如果你觉得有什么事比顾客更重要，请记住：顾客永远是第一重要的！
十一、合理控制预算
要学会分析并合理地使用预算。额外花费的钱应该首先使与会者收益。
十二、最大限度地使用技术
技术能给你很多帮助，自始至终地尽可能多使用技术，使得顾客和工作人员都能很轻松地运用技术，但是，必须记住不可用技术代替人与人之间的交流。（技术的运用参看“多媒体会议包装”）
十三、清晰而明确的沟通
清晰而明确的交流是整个项目成功的关键。想象你是一个与会者，不了解内部的计划、程序或是后备工作，如何在最短的时间内了解这一切呢？
十四、成熟的危机管理
针对不可预见的问题与可能的场景危机，必须准备好解决方案，将最坏的结果罗列出来，然后逐一提出解决方案。
十五、提供足够的价值
为了满足与会者的需求，一个会议项目应该能提供给听众有用的价值，无论是教育还是培训抑或是新产品发布会或经销商会议---内容是关键，充实的内容将使价值在会议中得以体现。
一． 会前：
1． 与会议主办方洽谈
2． 提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方
3． 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
4． 确定方案，签订合同，预付定金。
二． 会中
1． 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2． 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。
3． 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
4． 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。
5． 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。
6． 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
7． 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
8． 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
三． 会后
1． 结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐
2、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。
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主办方：跟进细节
1、 在会议开始之前做全局性的总体策划，做出会议进程“时间进度表”；
2、 一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议，并确认各单位与会代表人数。
3、 如果会议形式比较郑重，除电话联系外，需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系，并取得明确答复（如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作，与印刷厂商协商处理）。
4、 取得会议承办方开出的可提供的服务项目表，针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同，以法律手段保护自己的合法权益。
5、 制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容，如果会议内容并不涉及内部机密，也可将情况告之会议承办方，请他们协助制定。
6、 在有了会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时，根据“时间进度表”进行及时的询问，落实计划的进度。
7、 会议开始时参与报到工作，作好协调工作，分发资料，同时可以认识新朋友，加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的，收取会务费。
8、 报到结束后，及时通知会议承办方最准确的人数、房间数，多出或少出的房间及时与酒店协商解决，避免不必要的麻烦。
9、 正式会议开始之前，检查会场的布置工作（灯光、音响、场形、绿化和特殊设备），确保万无一失。
10、 与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。
11、 作好会议期间的协调工作。
12、 制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算，定金一般是先预交总费用的50%，其余费用会议结束时一并解清。
13、 会议结束后，根据实际情况做出此次会议的总结报告，备档。
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需要注意的原则
一、 确立明确的目标
对任何一个商业公司而言，要想让会议开得有价值，必须要有一个明确的目的。通过会议获取所需，提供给与会者相应的价值，并且能回报投资。
二、 完善信息的采集与分析
信息的收集极为重要，这其中包括了解客户的需求（细节请看流程中附录-客户需求分析单）、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、分析自己的不足等。
三、 追求不断的创新
每一次会议都是对创新能力的挑战，无论在内容或形式上，不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣。
四、 制定周密的计划
无论是甘特图还是进度表，一个周密的计划必须包括会议里所有的细节，另外，保证定期的追踪可以避免一个周密的计划成为项目经理墙壁上的装饰。
五、 实施严格的现场管理
在进行现场管理时，一定要严格地对照计划表上的事项进行操作，任何疏漏都会导致会议的失败。此外，现场负责人需要有随机应变的能力（参见14条）
六、 结束与细致的总结
成功的会议需要有创造性的规划；积极的谈判和交流的技巧；规范的操作和财务管理；优秀的包装和系统的反馈。在会议结束后总结一下你提供了多少价值？什么是你公司的投资收益？与会者明年还会参加你的会议吗？将这些答案汇总起来，应用于下一次的会议计划。
七、 争取优秀，而不是完美
无论会议大小与否，再好的会议计划都不可能达到完美，最重要的事情是建议、设计和修正。
八、 了解会议涉及的行业
为了提供成功的会议管理，组织者必须了解会议所涉及的行业，专业术语和行业整体趋势等方面的内容。
九、 不要为了省小钱而在大事情上糊涂
保证合作的供应商提供高品质的服务，千万不要为了省点小钱而牺牲了会议的品质，到最后损失最大的还是你自己。
十、 记住、顾客永远是第一
你的听众是你的顾客，他们会付帐给你，因此他们必须要感受和接受到价值，他们必须要体会到此次会议的重要性。如果你觉得有什么事比顾客更重要，请记住：顾客永远是第一重要的！
十一、合理控制预算
要学会分析并合理地使用预算。额外花费的钱应该首先使与会者收益。
十二、最大限度地使用技术
技术能给你很多帮助，自始至终地尽可能多使用技术，使得顾客和工作人员都能很轻松地运用技术，但是，必须记住不可用技术代替人与人之间的交流。（技术的运用参看“多媒体会议包装”）
十三、清晰而明确的沟通
清晰而明确的交流是整个项目成功的关键。想象你是一个与会者，不了解内部的计划、程序或是后备工作，如何在最短的时间内了解这一切呢？
十四、成熟的危机管理
针对不可预见的问题与可能的场景危机，必须准备好解决方案，将最坏的结果罗列出来，然后逐一提出解决方案。
十五、提供足够的价值
为了满足与会者的需求，一个会议项目应该能提供给听众有用的价值，无论是教育还是培训抑或是新产品发布会或经销商会议---内容是关键，充实的内容将使价值在会议中得以体现。
