Question

公文写作之收集材料

Answer 1

        这里说的材料是指为了某一写作目的，需要收集和组织到文章中去，以阐明主题的各种事实、数据、现象和理论根据。材料是用来表现主题，组成文章内容的基本要素。写作公文必须收集量多质优的材料，一般来说，收集材料阶段的工作可分为四个步奏进行：

       第一步——随想回顾。随想回顾就是唤起你脑海中的记忆，整理并形成初步的思路。

       第二步——查找文献和（或）实际调查。根据主题需要，可以在现存的文献资料中查找事实依据和理论依据，对初次收集材料的人来说，可以按照以下顺序来查找想要的文献。

       第三步——分析整理。去粗存精，去伪存真。

       第四步——回顾总结。

       本篇主要介绍第二步中查找文献的具体步骤和办法。

        一、选择检索工具。

       确定了需要查找什么之后，就要考虑以怎样的检索手段，选择什么工具。检索工具按其内容来分类，有目录、索引和文摘。目录是以整本书籍、期刊、资料等为报到单元，揭示其名称、编者著及收藏处所等信息，有的还作内容简介。目录又可分为国家目录，馆藏目录和联合目录。索引指篇目索引，主要揭示书刊等各种出版物中所载的各篇论文、文章、报告等的篇名、作者、出处，一般没有简介或摘要。文摘是报道各类文献资料的题目、编者著、出处和摘要，兼具检索文献和存贮信息两大功能。文摘和索引的主要用途在于提供文献线索，即有关某一课题，前人曾发表了哪些文献，并通过目录来查找具体文献资料。

         二、确定检索途径。

        检索途径的种类有书名途径，按书名、论文篇名排列；著者途径，按编著者的姓名排列；序号途径，按文献特有的序号，如专利号、合同号和报告号等排列；分类途径，按书刊、文章的内容和特点，根据科学理论分门别类地排列；主题词（关键词）途径，按文献资料的主题内容和某些特征，如该文献的研究对象、处理研究对象的方法、研究与实验设备等排列。

        三、选用检索方法。

        一是追溯查找法，就是以某篇你已经读到的文章末尾所附的参考文献表为基础，按上面所标明的文献出处，逐一追踪查找这些文献。二是直接查找法，就是直接利用检索工具，按照一定的时间顺序查找文献，根据需要，可以顺查、倒查、抽查、循环查找。

         查找到相关的文献资料后，如何阅读和占有文献信息呢？阅读文献信息有五先五后法：先读中文文献，再读外文文献；先读综合性文献，再读专题性文献；先读近期文献，再读陈年文献；先读文摘，后读全文；先粗读后精读。

        占有文献可以使用卡片法。其优点是篇幅不大，尽取精粹，可按任意顺序排列，随意抽取，方便灵活，可制成纸质卡片和电子文档卡片。卡片包含三方面基本内容：标题、作者和出处。四种类型：索引卡，只记录文献的标题、作者和出处；节录卡，节录文献的精彩原文，同时标明出处；摘要卡，用自己的语言简要摘记文献主要内容，也要标明出处；专题卡，根据需要制作成套的卡片，摘记不同文献的内容。