发文字号组成：机关代字、年份代码、发文顺序号。
发文字号，简称文号，习惯上也称为文件编号，它是发文机关在某一年度内所发各种不同文件总数的顺序编号。发文字号由发文机关的收发文责任部门负责统一编排。发文字号应当包括机关代字、年份代码、发文顺序号；联合行文，一般的以主办机关为主体依据编制发文字号。
发文字号中的年份代码须用四位阿拉伯数字标识文件发文所属公历年份，不得简化，如使用“87”、“93”等均属不正确的标识方法。年份代码应置于半角六角括号“〔〕”中。发文字号中的半角六角括号是发文字号专用标点符号，不是数学中的中括号或方括号。
