Question

如何选择适合的企业文档管理软件？

Answer 1

公司海量文档，找起来难...

保存、更新维护人员太多，找起来累...

每一个文档内容，都是企业需要严格掌控的核心知识资产。文档资源的内部流通性、安全性等的有效管理，越来越成为一个企业迫在眉睫的问题。大数据时代的到来，促使每一个企业正视自身所拥有数据的价值，不仅仅是带来正向收益的外部数据，对自身内部知识资源的重视，是对企业未来更好发展的深耕。

现在越来越多的企业也开始注意到了这一点，有需求出现，就有市场来迎合。现在市面上可选择的文档管理类系统多到眼花缭乱，到底如何选择一款适合自身的，是一件非常重要的事情。

首先明确我们的目的，即最终的使用场景。文档管理软件基本可以划分为两大类，简单的网盘和有复杂管理功能的网盘，如果你只是想要把所有的文档资料集中储存起来，那简单的网盘完全符合要求，而且网盘也相对比较便宜，一般都会有免费额定的存储空间使用，超出免费存储空间自行购买即可，比如常用到的百度网盘、联想网盘、钉钉云盘等；如果除存储外，还想要对文档进一步的精细管理，就去找更全能的文档管理软件。

网盘测评各大自媒体平台都有大号楼主做过，如有需要自行搜索，这次主要做一个文档管理软件的测评，着手在有复杂管理功能的文档管理系统里面寻找适合自己的一款。

各软件都有丰富的管理功能，但是又有各自的侧重功能点及优势，为了有一个更好的对比体验，亲测了市面上7款文档管理软件，呕心沥血啊！

评测产品有：开始云、易度、优米云盘、云深、多可、纤云文档、致得科创。主要着手从软件功能、界面友好度、使用操作三个方面进行总结。

功能方面：

为了能有一个直观的比较效果，以及捋清楚这些功能，我把7款软件的功能做了一个划分，并且列成表格，看下图：

我把这7款软件都包含的功能称之为基本功能，也是一个文档管理软件的标配，包含：集中存储、分类管理、在线预览、在线编辑、权限管理、全文检索、版本管理、日志管理、文件报表统计。9个标配功能，已经可以完成企业文档管理的整个过程，除此之外的所有功能都是辅助更优，算是锦上添花。

文档除存储外，在内外部的流通共享，也是一个重要的环节，订阅、消息提醒、分享外发等互动功能7款软件全都具备。对重要文件进行订阅后，文件有任何修改变动都会接收到消息提醒。文件可以生成链接分享给内部员工或者客户。

在日常办公中，文档往往采用IM进行传递。文档管理系统一般采用分享链接的方式进行分享外发，收到链接的用户打开链接在浏览器中查看，或在浏览器中调用本地程序打开。除此之外纤云文档还有一个其他的分享方式——IM文件分享，采用了类似文件快捷方式的分享方式，可以复制一个快捷方式文件发送到QQ或微信中，已安装纤云文档的用户可以直接在IM中打开，而不需要通过浏览器中转。

文档管理软件系统内部区分公共空间和个人空间，可以合理有效区分整理个人文档和企业文档，个人网盘功能都具备。

安全管理、个性功能、高级功能都是文档管理软件更细致、更精确化的管理方式。

开始云、易度、优米、致得有水印管理功能。

云深和多可的锁定功能，可以避免不同人员同时查看或编辑同一文档产生冲突的问题。

开始云和纤云文档具有差异对比功能，通过对比功能，可以查看同一文档不同历史版本之间的改动差异。纤云文档支持系统内zip解压缩。

再多的附加功能我称之为高级功能，包括OCR识别、多语言界面、ISO文控管理等。只要你肯花钱，想要啥功能都能拥有！

界面美观方面 ：

纤云文档和优米云盘的使用界面非常简洁明了，目录树和功能键排列清晰，看起来比较有条理，其他的软件界面展示、功能键排布使整个界面看上去东西很多、眼前很乱的样子。（大家可去这些产品官网试用一下产品就明白我的意思了...）

我举个例子，以下是易度的系统界面，功能、标签基本全部集中在了界面的右上角部分，然后基本功能键未直接展示，还需手动展开。

以下是优米云盘和纤云文档的界面，排布简洁明了，常用功能键直接展现在页面上。

操作使用方面：

几款软件基本都符合我们日常使用windows系统的操作习惯。左单击，选中文件，右单击出现功能操作选项，双击打开等等。

感觉易度的操作有点不太顺手，选中文件或文件夹后，操作功能出现在页面上方，不太符合我们日常的操作习惯，我们比较习惯选中后，右击选择操作功能。

软件的每一个功能都是通过操作实现的，操作是否顺手，是否好用，细致来对比的话，其实是有很大差别的，我之后可能会再出一期单独在操作使用上的测评。

综合来看，企业的基本文档管理需求，这7款软件都适合，但是纤云是唯一一款免费的软件，性价比最高，比较推荐。

如果企业规模较大，内部工作系统又多，有集成需求的话开始云、易度、多可、致得科创、云深等都可以。

如果对软件的功能要求比较多，比较复杂，建议选开始云、易度，毕竟功能真的很全，只要你预算充足。

关于纤云，为了弄清是真免费还是“假免费”，特地以购买的名义咨询了一下，如果使用他们的云存储空间就收费，部署在自己本地的是无限制免费使用。就是一点，目前安装包不是一键式傻瓜安装，对于我这个计算机白痴来说有一丢丢费力，不过有安装说明也可以加技术群咨询，期待后续安装包的简化。

基本的评测结果出来了，大家可以根据自身对文档管理软件的个性需求去选择以上产品，如果想要详细了解某个产品，大家可以自行百度。对于如何选择合适自己的文档管理软件，相信你们心里也已经有了小小的想法。

Answer 2

企业文档资料是一家企业发展壮大的基础，成千上万的文档资料，见证了企业从小变大的历程，因此，做好文档管理是每一家企业在发展过程当中首要解决的问题。
想要做好文档管理，选择一款好用的系统就尤为重要。文档记录着企业的过去，没有过去的企业也是没有未来的，只有从过去吸收借鉴经验的企业才有力量向未来发起进攻。今天，小博就来告诉你，想要做好企业文档管理，在选择系统上需要注意的几点是什么。
1.无法跨部门进行文件共享的不要
多部门合作是每一家企业都不可避免出现的现象，如果一家企业采购了一个系统却无法实现跨部门进行文件共享，就会阻碍多部门合作的推进，从而影响到公司的业务开展，阻止公司进一步发展。
2.无法提供批量归档及存储功能的不要
随着企业的发展，必然积累了大量的文档资料，如果这个系统不能满足批量传送文件的功能，那么归档员就得花大量的时间去做一些低效重复的工作，无法提高个人工作效率，从而导致公司整体效率下滑。
3.无法实现线上+线下的统一管理的不要
线上+线下一体化运行已经是大部分文档管理系统必备的功能，如果一个系统无法实现线上、线下一体化，那么这个系统就是不合格的，他无法推动员工的工作效率，无法带动整个公司的效率提升。
会博通文档管理系统，拥有批量归档及批量下载的功能，文档资料可以实现在企业内部无障碍流通，助力多部门合作。实行线上+线下一体化管理模式，支持线上借阅线下还或者线下借阅线上还，打通线上+线下通道，让员工用最短的时间获取到自己最想要的资料。