Question

电子发票不小心重复报销了

Answer 1

随着电子发票的广泛应用,如何识别电子发票是否重复报销,成为报销审核时的难题。
今天来跟大家分享一下,我是如何一招解决电子发票重复报销问题:
电子发票重复报销的场景
      电子发票可以无限次打印,就产生了重复打印、重复报销的可能性。
      重复报销·场景一:员工A前几个月的电子发票已经报销过了,这个月又打印了一次拿来报销。这可能是故意的、也可能是无意的。
      重复报销·场景二:员工A发生费用取得的电子发票,A报销了一次,A又把电子发票的PDF文件发给员工B,B把电子发票打印出来,又报销了一次。
为什么要对电子发票进行查重?
      因为电子发票的全面推广,大部分企业是通过打印报销的方法入账。但是因为电子发票可重复打印,这就形成了构成贪污罪的一种新的作案方式!
      所以国家文件在《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号)中,明确了电子会计凭证报销入账归档的相关要求。

      政策规定了,压力就来到了财务这边。因为如果一旦出现电子发票被重复报销,报销人可以推脱自己不小心,没有注意,但是财务作为审核人,没有审核发现,这就是工作失误,轻则被领导问责,重则导致单位遭受损失的,难免要承担相应的责任,成为委屈的背锅侠。
      所以在电子发票报销的时候,财务就需要使用合理高效的方法,来预防阻止重复报销!
防范电子发票重复报销的手段
      第一种:最常用但是也是最笨的方法,创建Excel统计,把每一张发票的信息都进行手动录入,后面报销的方法就可以在Excel里面进行筛查,可以规避该人员在本单位重复报销,但是给报销流程增加时间成本,若公司有多个会计人员,那么每天的报销台账合并也是非常关键的。
      财务人员在处理这些发票的时候需要把这些发票的所有发票信息,包括不限于发票代码、发票号码、报销金额、报销人等信息录入到电子表格中去,每天花费大量的人力物力。
      第二种:就是使用月报销费控报销管理软件,从此劳民伤财的事情我们再也不干了,用半个小时完成曾经需要五个小时才能完成的工作量,剩下的小时继续为企业创造价值。
员工报销这样做:
      导入发票原件到悦报销,系统自动识别发票信息,并查验发票是否重复报销;发票无重复录入,存入发票档案或是提交至会计审核;发票存在重复,则自动匹配已经录入的发票内容。
财务管理发票这样做:
      1、财务接收到员工提交的发票内容,一键查验发票真伪,确认发票无误后,审核通过发票,需要时,导出发票台账。

      2、智能审票,对财务需要重点关注的信息进行标识,比如发票连号、发票日期与报销日期不符、发票金额与报销金额不符等情况。 财务审核员可以通过智能审票,剔除不合规的费用或者修改报销金额。

      不要再被领导嫌弃工作效率低了,其实我们只是没有用对方法,找对方法做事就能事半功倍,人家3小时完成的工作,你3分钟就能搞定,不用再做背锅侠,剩下的时间都是你可以自有支配的时间。