Question

电子邮箱的描述 该怎么描述好

Answer 1

http://jingyan.baidu.com/article/86fae346b56c623c48121a76.html
杜绝缺胳膊少腿
先不管内容如何，一封email至少需要内容完整。但是在撰写过程中经常会发生还没写完邮件就不小心点击了“发送”，或者虽然看似OK实则没有添加附件内容或者标题。这些情况的发生都会让收件人多少感到有点荒唐，给后续沟通添堵。那如何避免呢？小编推荐如下方法：
（1）如果是自己新写一封邮件或者转发邮件，把添加收件人放在最后一步；
（2）如果是回复别人的邮件，请在点击“回复”之后，先将收件人删除，再开始撰写邮件标题和正文；
（3）发送之前一定要检查一下有没有需要添加的附件。这是失误最多的情况了。

明确收件人

发邮件时一般会抄送其他人，这个时候你需要在邮件中明确谁是你的“目标”收件人，谁是你的“通知”收件人。“目标”收件人需要在邮件正文中有明确的问候语，如果有多人且向他们传达的信息不一样，则需要分别列出；“通知”收件人则无需在邮件中提及，抄送他们只是为了让他们知道邮件中沟通所谓何事，进展到了什么程度，但是无需他们的特别注意或者有所行动（比如某次项目时组员之间的沟通，一般会抄送给老板）。

回复邮件时点对点
对于内容较多比较复杂的邮件，将其进行主题拆分，每个主题事件下再进行分点叙述，这样让人感觉逻辑清晰，非常舒服。可以换位想象一下，如果你收到一封只有一段或者两端文字，每段文字至少有超过10行，一般都不太愿意读下去，即便读完了，或许也是浆糊一片不知道表达了什么。

调整格式、注重邮件的阅读体验
对需要提请注意的地方（如重要的金额、时间点、人员等等）用特殊文本格式进行突出（标记颜色、加粗、斜体、加下划线等），网址信息进行超链接等，这样让读邮件的人对邮件重要内容留有深刻印象，提高邮件沟通效率。

尽量减少图片的使用
有些时候会需要将excel或者word里面的内容复制粘贴到邮件中，但是往往格式会发生变化。因此，很多人为了方便省时，会直接将需要放进邮件的内容进行截图，然后以图片格式体现在邮件正文中。这样做可以，但是不太推荐，因为收件人会有复制邮件内容的需求，或者日后邮箱里进行搜索时，图片里的文字是不会被搜索到的。 建议如果涉及大量数据分析结果的，做成文档放进附件中。