OA系统如何实现有效公文管理
2018-07-06 · OA系统领域专家，专业解答OA相关问题
泛微OA
如何使用OA系统进行有效的公文管理可以看下面这篇文章：
泛微OA公文管理系统符合《党政机关电子公文标准 GB/T 33476-33483》，以流程搭载移动办公技术，贯穿公文管理过程，在丰富应用的搭配下，既保留了传统公文处理习惯又提高了公文流转效率，深入推进“互联网+政务服务”的融合。
一、泛微OA公文管理方案实施亮点
1、公文电子化，收、发、交换高效流转
国企和党政机关每天都要围着“公文”转。严格的格式要求、复杂的审批程序，依靠传统纸质化管理从起草到印发，光是一一盖章、找领导审批就要耗费大量人力、时间。
不仅效率无法保证，还会影响领导的工作日程，信息易泄漏。遇到跨组织、跨条线的文件只能依靠“人工”传输，整个传阅过程无法监督，有效性无法保证。
（泛微公文电子化管理流程）
泛微OA以公文为主线，在灵活的流程配置下，结合其它特色应用，统一撰文格式、流转路径，以各司基职、各负其责、协调配合的状态，确保政令畅通。
一体化发文管理
完整的国家标准化的公文格式，通过OA系统都有与之对应的审批流程。
起草时，无论是正文模板、套红模板都能在系统自动调用，公文格式规范、统一。
（选择公文类型—抓取收发单位信息）
填单过程中，收发单位信息系统自动抓取，信息快速锁定，无需查找、手写。
灵活流转：根据公文流转需求，用OA自由添加流程。那些需要灵活流转的公文，办文中心可以自由添加下一步审批人，按需选择，适用性强。
智能收文管理
OA系统设有智能收文提醒，公文一到便知，及时查看不错过，每位用户都有自已的移动档案馆。
（收文管理）
此外，多系统集成不仅统一了收文渠道还丰富了外部收文方式，可以邮件收、扫描收还可以交换收文。所有收到的公文，系统自动登记生成收文单，纳入档案库，便于跟踪查找。
（收文单）
随时处理：收文后，各节点的审批意见清晰记录，你可以按要求快速下发公文、一键转办任务，如召集会议、安排任务等，各板块协同配合，轻松执行。
（关联转办流程，填写转办单）
公文交换安全、快捷
不同单位、不同组织之间的公文往来有详细的收发登记。对方是否签收、办理进度怎么样在系统可以实时监督，流通中谁修改了、修改了哪里都能详细记录下来。
（公文往来状态记录）
如果出现发错、没发成功的情况，直接撤销重发即可，使用方便，全程透明监管。
全程跟踪，修改留痕
建立门户，形成公文信息督查窗口。公文由谁创建、谁查收、审批意见如何、修改信息等清晰记录，方便随时核查。
公文的流转进度可以通过流程监控，停留在哪一个节点，都能及时获悉，及时督查督办。
（公文信息督查）
【小结】：公文全程电子化管理，快速起草、高效审批、全程监控、健全规则，规范程序，落实责任，强化监督。
2、多钟特色功能组合，创新易用
泛微公文管理系统的使用是以便捷为基础，提升用户的公文传输效率。不断引入特色插件来丰富功能，辅助公文管理，提升用户体验，高效又易用是OA走进越来越多组织的关键。
套红模板
审批签发的公文自动选择套红模版，一键应用生成红头文件，使用方便，样式规范。
电子签章
签发套红的文件再也不用一一盖章。直接调用签章系统，按权限选择，即可自动盖章，统一管理、使用便捷。
（电子签章）
公文二维码
公开文件可一键生成二维码，便于流转。来文直接扫码就能做好基本信息登记，如公文名称、编号、创建人、公文内容等信息，智能录入，无需扫描件。
手写签批、圈阅，保留字迹
习惯传统公文手写签批、随时批注的习惯，泛微OA通过移动设备能手写、可圈阅、随时做标记，既能保留字迹，还能保持领导签批习惯。
（公文手写签批）
公文助手督办流程
不同机构、不同部门可以设置一个公文助手，在权限范围内，可以随时监督公文流转情况，提高公文流通效率流通效率。
公文简报
按照传统公文查阅习惯，用一张表单汇总公文流转中的所有相关信息。如拟稿人、审批意见等，各级审批结果一目了然，轻松浏览。
（公文简报）
公文报表
从不同角度统计公文推送数量，哪一类公文用的多、哪个单位公文往来频繁、待处理的公文还有多少，通过清晰的图表就能了解趋势。
（公文报表）
【小结】：特色小功能辅助公文操作，全方位满足公文处理需求，适应公文处理习惯。
3、公文移动处理，查阅、审批随时进行
公文急着审批，领导却不在单位，重要文件没有标识，堆放了很长时间才把信息传达到位，耗费大量时间找领导，会耽误信息时效性。
泛微OA系统通过移动建模引擎，将公文管理同步到移动设备，手机、平板就能化身移动公文包，随时随地办理。
（移动办公）
待办的公文信息及时知晓，用手机就能查阅、签批、圈阅重点信息，不错过重要信息。
【小结】：将移动办公和公文管理结合，手机就是档案馆，随时随地处理重要公文，智能无时差。
二、泛微公文管理方案具体实施价值
随着政务电子化的推进，智能化的公文管理方式已经成为政企单位管理公文事务的重要手段。
无纸化：强大的公文管理体系，优化和规范了公文流程，全程无纸化管控。
多功能：建模功能不断拓展应用，满足各类公文处理需求，可变通、能组合。
无界限：单位、部门、条线界限，一个系统、一部手机全面打通，协同处理。
北京世纪致远科技有限公司
2018-08-16 广告
市场上以低代码为主的厂商有力软、天翎、奥哲等。
公文管理特点：
1、实现了收发文的电子化流程审批，对审批环节和内容进行严格控制，做到有据可依
2、支持配置公文类型、公文字号、发文模板，实现发文的刚性控制，保证公文的严肃性和规范性
3、支持发文的在线编辑和查看功能
4、提供电子签章、支持公文正文的修改留痕和公文流转过程中的操作日志可查;
5、其他，伟创软件均可以根据每家公司的个性化需求定制。
在公文管理里，可对发文流程进行多项配置，可动态配置不同的发文模板、发文类型、字号规则等，这样使用起来更加灵活，进行发文时可根据设置生成不同的发文格式和发文流程。
企业上层重视
这是OA系统实现有效公文管理的基础。OA系统是一个在企业上层管理中运用得最广泛的软件系统。OA系统的随实施涉及企业制度、流程、信息等多方面体系的建设，OA系统的设计、规划、实施上，以及OA系统的公文管理，负载了整个企业的上层管理，需要企业上层有足够的重视，才能够是OA系统的办公应用以及公文管理在全企业推广开来，实现高效的信息化公文管理。
完善的OA系统是有效公文管理的保障
完善的OA系统是指有人性化的功能，公文信息的流转、审核、管理能够根据制定的流程与规则开展，这样能够保证OA系统的操作人员在的操作过程中，能偶对产生的问题进行及时透彻的分析，提升OA系统公文管理的灵活性与自主性。
信息化观念
信息化的公文管理理念是是OA系统实现有效公文管理的基础。OA系统的信息化、自动化公文管理方式，是对传统企业手工公文管理模式与观念的转变，因此，要实现OA系统在企业的推广应用，就必须转变企业的管理观念，摒弃传统落后的管理观念，树立信息化的公文管理模式，此外，特别对于企业内负责公文管理的人员，应当加强他们OA系统公文管理的操作与应用培训，了解OA系统中公务管理的功能模块和具体应用，才能有效实现公文管理效率与质量的提升。
自动化公文管理体制的建设与完善
自动化OA系统公文管理的基本特征，自动化的公文流转、审批，会涉及企业内不同部门、职位、人员办公的协同性，体现了新的管理模式与管理理念，改善公文管理的方式，要实现这种自动的公文管理，就要建设规范的自动化公文管理制度，强化信息化的公文管理执行模式，才能利用OA系统实现对流程、公文信息管理的有效提升，实现自动化的公文管理与控制。
OA系统的公文管理是系统核心的应用功能模块，能够有效提升办公效率、节省办公成本，同时加强企业内部信息交流与沟通，实现企业更快、更高效地支撑信息化的办公与管理!
而如何选择一款符合企业或者政府单位的自动化OA系统也比较难，因为政府单位的流程变化比较快，所以一个产品能不能跟随单位的发展而快速迭代就显得非常重要，市面上有2类产品，一种产品型，比如泛微、蓝凌等，一种是积木型，比如天翎、天纵等。
