Question

如何做好档案管理工作

Answer 1

(一) 上级机关或相关职能部门来文，包括对公司的报告、申请、请示的批复；
(二) 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营、管理工作的各类计划统计、季度、年度报表、隔年财务资料等；
(三) 各种专业例会记录；
(四) 参加各种会议、展览会带回的文件、资料及公司在会上汇报发言材料等；
(五) 本公司的历史沿革、日志、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等
(六) 本公司与有关单位签订的合同、协议书、法律文本等文件材料；
(七) 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料；
(八) 本公司员工劳资、福利、奖励（内部或外部）方面的文件材料；
立卷要求
(一) 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
(二) 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
(三) 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
(四) 上年度形成的文件材料，要求在下年度3月份以内整理完并建册归档
文件的借阅和清退。�
(一) 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签准借阅申请单，对有密级的文件须经行政总监签准后总经办主任同意后才能从档案管理员处借阅。�
(二) 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上涂改等。�
(三) 办公室对承办的公文应抓紧催办和督办执行，并定期对文件进行收缴清理。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向分管领导报告。�
发文程序规定：�
（一） 各部门因工作需要发文，应事先分别向总经理或办公室提出申请；�
(二) 总经理或办公室经办公会议研究同意发文时，各部门应根据具体事项的事实草拟文件初稿；
(三) 文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、标定日期和密级；�
(四) 办公室根据总经理、行政总监或行文的具体要求及公司相关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；
(五) 经办公室审查修改后的文稿，送部门负责人核稿(对文稿内容、质量负责)；
(六) 经总经理批准签发的文稿，在总经理批准签发后，交总经办秘书统一编号、打、复印；
(七) 文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；�
(八) 文件打字后，由总经办秘书按量印刷盖章后分送至相应部门，并在文件发放登记表上签字。
发文的范围。�
（一） 凡是以公司名义或总经理名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议演示文稿，均属发文范围。�
（二） 公司名义或总经理名义下发文件主要用于：�
1、 公布相关规章制度；�
2、 转发文件或根据上级文件精神制订的公司行政文件；�
3、 公布组织机构变动或管理层负责人任免事项；�
4、 公布具有公司决策性的重大生产、技术、经营管理、福利待遇变化等工作的决定；
5、 发布有关部门或员工奖惩决定和通报；
6、 其它有关公司的重大事项。�
（三） 公司名义上行文、外发文主要用于：对上级机关或相关职能部门呈报工作计划、请示报告、处理决定。�
（四） 在公司日常经营管理、售后服务改进意见、审批工作、安排部署月度、季度工作、传达总经理临时性指示等事项，应按有关制度办理，经总经理或分管领导批准后，由部门负责书面或口头通知执行，一般不以公司文件发布。�
（五） 因业务需要与外单位或公司发生的一般业务联系，可用各子公司的名义对外发函(应各自编号备查)不用总公司名义发文。答案补充 文件的传阅与催办：
（一） 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其它人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
（二） 各部门负责人阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有分管领导“批示”、“拟办意见”办公室秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和批示办理有关事宜。
（三） 阅文时不得抄录全文，不得任意取走活页夹内任何文件及附件，如确系工作需要，按文件、资料借查阅程序办理借阅手续，以防止丢失泄密。
（四） 办公室文秘对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件积压，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。答案补充 公文的批阅与分转。
（一） 凡正式文件均需分别由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由秘书分送承办部门阅、办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
（二） 一般函、电、单据等，分别由文秘直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
第四条 公文签收和编号保管。
（一） 凡来公司的公启文件(除总经理订启的外)均由总经办秘书登记签收。
（二） 总经办秘书对各级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的总监、总经理亲启文件，总监、总经理启封后，也应分别交办公室办理正常手续。
（三） 公司员工外出学习或开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室秘书处进行登记编号保管，不得个人保存。
按部门责任分工，总公司各类文件、资料由总经办归类管理。各子公司的一般文件、资料由子公司办公室归类管理。子公司重要资料、文件统一归类到总公司办公室管理。

Answer 2

档案管理主要涵盖了档案的收集、整理、扫描录入、归档入库、利用、统计、编研、鉴定。销毁等全生命周期的自动化管理工作：
1、做好文件的收发、归档、立卷等工作。
2、对归档文件资料，认真检查,能及时发现问题，力求案卷准确、完整。
3、各项技术文件资料和营业执照等证件收集归档。
4、负责办理档案借阅手续，积极开展档案的利用,充分开发档案信息资源。
5、定期对档案鉴定，准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，等级造册另行存放。
6、负责对档案库房的管理，做好档案统计报表工作。
会博通综合档案管理系统涵盖多个行业及专业领域档案管理，包括人事档案、干部人事档案、工程档案、科技档案、客户档案、合同档案、财会档案等等。

Answer 3

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。

Answer 4

一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。