Question

如何在 Excel 中高效录入信息

Answer 1

假设A列不想录入重复数据
则选中A列
菜单：数据-有效性
在弹出的对话框中
“设置”-有效性条件-选“自定义”
在下面的“公式”框中，输入公式：
=COUNTIF(A$1:A1,A1)=1
确定即可

Answer 2

创建工作表时，通常要在工作表中输入大量数据，特别是重复数据，Excel 97提供了许多快速输入数据的方法，灵活掌握不仅会减少反复敲击键盘之苦，而且会降低误输入，从而大大提高工作效率。
　　使用直接键入法
　　可直接在一个单元格区域中键入相同数据，方法是：选中一单元格区域，接着输入数据，则在该工作表选中的单元格区域中填入相同数据； 如按住Shift键不放，单击其它工作表标签，选中多个工作表，然后填入数据，所填数据将会同时出现在多个工作表的对应单元格区域中。
　　使用拷贝/粘贴命令
　　当其它工作表中已有当前工作表中需要的数据时，可利用编辑菜单的拷贝、粘贴命令，直接利用这些数据，避免了重复输入的麻烦，该方法操作简单，实用方便，只需打开已有数据的工作表，选中一单元格或单元格区域，从编辑菜单中选择复制命令(或按Ctrl+C键)，再将光标移到需要数据的工作表的单元格中，选择粘贴命令(或按Ctrl+V)即可。
　　使用快捷键
　　按[Ctrl+；]组合键，可在当前单元格中输入当前日期；
　　按[Ctrl+Shift+；]组合键，可在当前单元格中输入当前时间；
　　按[Ctrl+″；] 组合键可将当前单元格上面单元格中的数据或公式拷贝到当前单元格。
　　使用鼠标右键
　　使用鼠标右键的“设置单元格数据格式”命令，可以设置单元格格式，从而达到快速输入的目的。
　　以输入小数为例：选中欲输入小数的单元格区域，单击鼠标右键，从快捷菜单中选择“设置单元格 格式命令”(也可从主菜单中选择工具/选项)，单击“编辑”标签页，选中“自动设置小数点”复选框，在微调框中输入小数位数，单击“确定”按钮。此后，在单元格中输入数据如12345时，自动变为123.45。
　　使用填充序列
　　使用鼠标拖动单元格中的填充柄可在一行或一列单元格中快速输入数据序列(包括数字、文字、日期、时间序列等)。
　　如输入星期序列，先在一单元格中输入“星期一”确认后，鼠标指向该单元格填充柄，按住左键向列或行的方向拖动，可在后续单元格中输入星期二至星期日这几个数据。再以输入数字序列为例，先在单元格A1和A2分别输入数字2和4，接着选中这两个单元格，按住鼠标左键向下拖动填充柄，可输入6、 8、10...偶数序列。
　　你可从编辑菜单中选择填充/序列命令，指定数据序列的填充方式。
　　使用记忆式输入
　　使用“记忆式输入”功能可以在一列单元格中输入相同数据。
　　例如：当你在一个单元格中输入“心有灵犀一点通”这行文字后，按回车键将光标移到下一单元格，在该单元格中只需输入一个“心”字即可将上一单元格文字全部复制到该单元格中，这时如果接受该行文字，可按Enter键，也可接续输入其它文字，如果不接受自动输入的文字，可按Backspace删除。
　　要使用记忆式输入，须确保工具/选项/编辑标签页中的“使用记忆式输入”复选框选中。
　　使用选择列表
　　使用选择列表功能，可在一列已有数据中选择输入重复数据。
　　例如：假设在A1至A5单元格中已有数据(每一单元格数据可以不同)，现欲在A6以下单元格中选择 输入A1至A5单元格中的数据，可将光标移到A6单元格，按ALT+↓组合键(也可在该单元格中按鼠标右键，从快捷菜单中点击“选择列表”)，此时，该单元格打开一个下拉列表，表中列出了A1至A5单元格 中的数据，你可用鼠标或键盘从列表中选择需要的数据。
　　使用自动更正
　　自动更正功能可以将你在单元格中的误输入自动纠正过来。
　　例如：当在一个单元格中输入“高朋满座”时，按回车键后，你会惊讶地发现它已被更正为“高朋 满座”。利用这种功能不仅可以纠正输入中的错误，还可以实现数据的快速输入。
　　如要经常输入一段文字，可以将其定义为一条短语，以后只需输入少量文字，即可将整段文字全部 输入。方法是：从工具菜单中选择“自动更正”，打开自动更正对话框，在“替换”框中输入数据， 如：“地址”，在“替换”为框中输入数据，如：“石油物探局技校微机组”，单击“添加”，再单击 “确定”，之后，只需在单元格中输入“地址”两字，即会自动更正为“石油物探局技校微机组”。