Question

咨询师组织与管理——管理团队工作

Answer 1

团队组建后，项目工作正式开始，管理的计划、执行、检查、调整与处理的过程将贯穿在每一项工作中。为此项目经理要注意跟踪和预测项目变化，对项目全过程进行有效的控制，并协调好相关关系，以确保项目的最终成果满足项目的预定目标。
1．开展项目实施中的指导
(1)对项目团队中每个成员的工作提出具体要求。根据项目工作结构分解确定的各项工作任务，项目经理对项目团队中各成员进行工作任务分工，进而提出具体的工作要求，包括工作任务、工作进度、工作质量，以及与其他成员的相互承接关系等，特别是要清晰地提出其工作成果在时间、进度和质量方面的要求。
(2)对团队成员工作的方法进行指导。项目团队成员可能来自不同的部门，在某一方面的专业能力较强，但对于目前需完成的项目方向不一定有很好的把握。例如，对于一个化工企业诊断项目，项目团队的专家有化工行业管理方面的，也有技术方面的，他们对行业目前的状况及企业目前技术的水平都比较了解，但对于如何开展企业诊断并不一定清楚，事实上即使对于此类项目总的工作程序有一定的了解，但具体到某一个项目又会有所不同。因此，在这种情况下，项目经理对团队成员的工作方法必须进行一定的指导，用一定的时间进行必要的培训。
(3)解决团队工作中的困难与问题。项目团队在工作中出现一些困难与问题是正常的，一些问题团队成员自己可以解决，有些问题则必须由项目经理出面解决，但无论谁出面，解决问题的基本原则与出发点一定是要有利于项目目标的完成。有时团队成员中出现工作分歧与矛盾，或与合作方有了一定的利害关系，往往容易使工作带有很大的感情色彩，这种情况下，项目经理应当及时察觉，进行调整解决。
(4)培养团队精神。项目经理对项目团队进行指导的另一个重要方面就是团队精神的形成。项目经理要不断倡导自己的团队精神，并通过工作中的身体力行和对团队成员的引导使团队精神得以形成和发展。
2．对项目全过程进行全面控制
对项目进度、质量、费用三个方面的控制是我们通常所说的项目三大控制，但这三大控制在实际工作中往往不是单独存在的，是相互联系的，有时还会发生冲突。因此项目经理在工作中应对项目全过程进行全面而有效的控制与管理。
项目经理进行全过程控制的关键是对团队成员的工作进行有效的控制，重点需把握以下方面：
(1)进行合理的分工与适度的授权，这是实现有效控制的前提。只有进行了合理的分工和适度的授权，项目工作才有完成的可能，才能谈得上有效控制。
(2)建立和保持有效、畅通的信息通道，这是实现有效控制的基础。信息是有效情报的载体，通过信息不但可以发现存在的问题，更重要的是可以预测可能出现的问题，对出现的问题及时解决，对将出现的问题提前采取防范措施，这是实现全过程控制的重要一环。
(3)经常性的检查，是对固定信息渠道的重要补充。检查可以及时发现问题，可以修正和补充正常渠道得不到的信息，从而使项目经理的工作更加富有成效。
(4)及时进行必要的调整是实现全过程有效控制的重要手段。控制过程是一个动态的过程，为保证项目在进度、质量、费用三方面实现预期目标，根据项目的实际进展情况和可能出现的问题，项目经理在项目组织安排、项目进度、人员配置、经费投入等方面都应进行必要的调整。
3．做好内外关系的协调
项目经理的重要工作之一就是为项目正常和良好地进行创造一个比较顺畅的内外环境，同时也可以使项目团队能及时和准确地掌握有关各方对项目要求的变化，并将项目团队面临的困难和取得的进展传递给有关方面，以便取得其良好的支持与配合。项目经理协调内外关系的主要工作包括：与委托方或顾客及时有效的沟通；与项目所在单位的有关领导保持信息的畅通；与项目所在单位的职能部门保持适当的互动关系；在团队内部形成统一、有序、高效的工作氛围。
除上述工作外，项目经理管理团队工作中的另一项重要工作就是搞好项目团队建设，这一内容我们在本章第四节进行详细论述。