Question

浅析OA系统下公文处理应注意的几个问题

Answer 1

公文管理：顾名思义就是对公文的创制、处置和管理，即在公文从形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个完整周期中，以特定的方法和原则对公文进行创制加工、保管料理，使其完善并获得功效的行为或过程。协同OA系统中对公文管理的在最基本要求是要完成全生命周期的管理。
公文的类型很多：政策、任命、请示、汇报、调令、法令……一般在政府和国企内对公文管理的要求特别高，因为政府和国企就是靠两个东西来管理运作的：一个是公文、一个是会议。

公文管理的关键点和难点

公文管理在政府和国企里边本身是一个复杂的体系，牵扯到的部门和人员极为广泛，同时，公文的拟稿、审稿是否规范，签收、执行情况如何等，传统的公文管理是无法体现和进行跟踪的。因此，要实现公文管理的电子化还需要多维思考，以下内容供参考：

• 拟稿：修改的过程应该有不同正文版本保留修改痕迹（发文单填写、正文起草、确定是否会签、会签人是谁、确定发送范围）

• 会签：需要版本保留痕迹；有权限的人可以查看痕迹；涉及到手写批注（查看正文、修改正文、提供会签意见）

• 审稿：（综合会签意见并修改正文确定签发方式、确定签发人是哪位或哪些领导）

• 签发：（相关领导提供相关签发意见或退回）

• 编号：（对正式发文进行文件编号）

• 盖章：需要电子印章，涉及到印章管理

• 套红：必须符合一定的格式

• 分发签收：可以知道应阅、已阅、未阅

• 查阅：（内部收文单位查看正式发文）

• 打印：必须能够控制谁可以打印红头文件几份；黑头文件是否需要控制打印

• 执行：督办、催办

• 公文归档查询：可以很方便按照时间、主题、关键词、发文单位等属性进行检索、归类

• ……

随着政务电子化的推进，智能化的公文管理方式已经成为政企单位管理公文事务的重要手段。泛微强大的公文管理体系，优化和规范了公文流程，全程无纸化管控；移动建模引擎不断拓展应用，满足各类公文处理需求，可变通、能组合；一个OA系统、一部手机全面打通单位、部门、条线界限，协同办公。