Question

浅谈地质资料管理

Answer 1

王 萍

（中国冶金总局第三地质勘查院）

摘 要 本文结合当前对地质资料数字化建设提出的新要求，论述当前形势下应该用规范化、标准化、信息化来要求地质资料的管理过程，包括地质资料的收集、整理、归档、保管和开发利用，建立有效的档案管理制度。文章介绍了原始地质资料的收集工作经验，提出提高档案管理工作整体水平的关键在于人才素质的提升，列出了如何提高档案管理人员素质的具体办法。

关键词 地质资料 数字化建设 人员素质

地质档案资料是地质工作成果的结晶，是国家的宝贵财富，是地质科技人员智慧的结晶，具有巨大的利用价值和潜在的经济价值。地质资料是国家重要的数据资源，这就要求地质资料管理部门制定科学有效的管理制度，地质资料工作人员必须具备有相关的素质和专业知识，才能将地质资料管理工作做到全面、深入、发展、创新，满足经济建设和社会发展的需要。

地质资料数字化建设是档案管理的发展方向。建立地质资料数据库，利用计算机管理，以实现快速检索、快速查阅、高效利用的目的。传统的地质资料保存方式为纸介质档案排架式管理，存在诸多弊端，不仅纸介质存储方式占用大量空间而且对馆藏环境要求很高，容易导致资料老化、磨损，造成数据的丢失。随着信息技术的飞速发展，地勘单位数据文件的内容、形式、载体等发生了较大的变化，特别是以地质找矿项目为中心所形成的地质资料具有系统化和成套性，对专业技术要求很高。而一个完整的地质项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管局等上级部门的审批和验收，因此收集、整理这些数据文件有很多工作要做。那么如何做好管理工作，就成为当前需要探讨的课题。

地质资料工作必须从思想上高度重视，要用规范化、信息化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立起有效的档案管理制度。对“内”，要协调内部各职能部门增强档案意识，注重收集随时形成的档案材料，待工作完成时及时移交，防止档案材料的散失。对“外”，就是要抓住每一个档案收集的环节，积极与主管部门、设计、施工等单位负责人及项目组资料管理员通力协作，以保证归档案卷数据的完整、准确、系统。

建立地质资料档案，应从计划任务书入手。一个项目计划任务书的下达，就标志这个项目工作已经启动。各项目负责人应指派一名地质专业技术人员为兼职项目资料管理员，根据目录把立项建议书、计划任务书、设计书等收集起来，分类积累到资料袋中。

项目展开后，要注意项目野外工作结束和室内综合整理阶段原始地质资料的收集归档。例如，项目中要送化学样、岩石样等，填写的送样单必须分开，不能把化学样、岩石样的送样单填写在一起，以免日后归档时无法分开。工程编录过程中，每个工程记录表要分开，做到每个工程都有一个素描图和工程记录表相对应。室内综合整理包括原始资料的整理、综合图件编制、报告编写等。在工作过程中，以《原始地质资料立卷归档规则》（DA/T 41-2008）为标准，把形成的各种文件材料分类装入资料积累袋中，以便工作完成后能及时立卷归档。由项目负责人正式填写“原本地质档案明细账”进行归档。

对于质量管理体系控制及成果报告验收的归档。按照《质量管理体系要求》的标准，建立质量管理体系，对立项、设计、实施作业、综合整理及综合研究、成果报告编制、资料归档等六大过程进行控制，利用质量管理体系的要求，检查质量体系与原本地质档案的严谨性。质量管理体系的有效运行对原本地质档案管理工作具有推动作用。在成果报告提交验收之前，应对原始地质资料的立卷归档进行验收，加快项目结束的进程。（《质量管理体系要求》怎样对原始地质资料数据起到控制作用需写清楚。另外，成果报告没有提交时就进行原始地质资料的立卷归档是你们现在工作的制度吗？）

要明确有关人员与部门的职责，将地质资料工作作为硬任务列入地勘项目指标条款，在单位规章制度体系中将地勘单位档案资料工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料。作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料目录，指导项目工作中形成的各种文件材料管理，保证资料齐全完整，符合立卷归档要求。另外，还收集好外购、交换形成的各种文件材料等。

为保证地质资料的数据齐全和内容完整，要坚持地质项目建档工作与项目施工、竣工验收同步，坚持档案部门与基层单位相结合，把资料收集与项目计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行。立卷做到严格遵守《原始地质资料立卷归档规则》（DA/T 41-2008）的要求，按项目组卷，做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、适合管理、方便利用。项目组应将立卷的资料按规定移交档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量，确保档案资料的完整、准确。

原始地质资料作为科技档案的重要组成部分，它为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究提供素材。因此，需要高素质的档案管理人才，这就需要我们结合地勘单位的特点，加强对档案管理人员的培训。主管部门和业务指导部门，既要做好执法检查和业务指导，又要做到定期或不定期抽查，做到点面结合、跟踪督办，推动地质资料工作向规范化、标准化的方向发展。从目前看，许多档案部门缺乏现代高科技人才，其中地质、档案、信息处理复合型人才就更加奇缺，大部分档案工作人员现代技术水准偏低，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，难以实现档案信息化。

地勘单位的领导阶层主要考虑其单位的发展和经济效益，对地质档案、资料管理这类不产生直接经济效益的基础性工作重视不够，具体表现在配备人员的数量与质量、工作经费和资料人员的待遇等方面。改变这种局面要从以下几个方面着手。

营造良性竞争氛围。以往，档案管理工作中最突出的问题就是缺乏竞争，档案管理部门与单位其他部门之间没有对比，档案管理部门内部人员之间没有竞争，制约了档案管理人员整体素质的提升。因此，必须营造良好的竞争氛围。首先，单位要改变对档案管理部门的认识，树立“档案管理也能出效益”的理念，将其置于与其他部门同等重要的地位。其次，部门内部要建立“竞争、激励”制度，引导档案管理人员努力提高业务素质。最后，要制定一系列相关的政策和措施，保障竞争机制的实施。

建立完善的激励体系，理论上包括两个方面，即奖励和惩罚。实践中，激励机制的运行可以极大地促进档案管理人员素质能力的提高。奖励措施，例如，对做出创新贡献、业务能力突出等相关人员给予一定的奖励。奖励可采取物质和精神相结合的方式，充分利用提拔晋升、发放奖金、精神鼓励等具体方法。惩罚措施，可建立以“末位淘汰制”为核心的惩罚体系。对工作不思进取、成绩落后的档案管理人员采取待岗培训、停职停薪、辞退等处罚措施，切实改变以往那种吃“大锅饭”的平均主义和“鞭打快牛”的错误做法。激励机制的实施必须以公开、公平、客观的考核评估结果作为依据。制定考核标准要从意识、能力、精神三个方面考虑。评价内容细化为服务态度、服务效率、创新成果、安全保密、业务操作、管理水平、学习成效、工作作风等多个项目，设立相应的评分标准，进行定量和定性评分。考核过程中，可以考虑从服务对象、领导、档案管理内部员工、其他部门员工多个角度进行测评，确保评估结果的公正、客观和公平。

加强培训和学习是提升档案管理人员素质的直接途径。在培训方面：第一，促进培训工作经常化、制度化。实践中，许多单位对于档案管理人员缺乏系统培训，有时仅采取随机培训的方式，这实际上不利于档案管理人员素质的提高。可以考虑将培训工作纳入单位发展规划或年度工作计划，有针对性地开展培训工作，确保实效。第二，培训方式多样化。以往大多采取听报告、讲座的方式，内容枯燥无味，应用性不强。如果能够结合参观访问、实习交流等多种形式，培训的效果将会更加突出。第三，及时检验培训成果。以往都是重视培训组织，轻视培训效果，难以调动档案管理人员的积极性。因此，必须建立培训后的考试、考察制度，及时巩固培训成果。

在学习方面，要积极营造学习氛围，打造学习型组织。倡导经常学习、时刻学习，要全员参与，促进学员间的互帮互助，提高整体素质。单位或部门应该创造一定的学习条件，保证档案管理人员的学习时间，报销一定比例的书费等。同时，还要开展一系列的活动，包括知识竞赛、技能比赛等，调动档案管理人员学习的主动性和积极性。

总之，在新形势下，档案管理工作面临着新的机遇和挑战，也对档案管理人员提出了新的素质要求。提高档案管理人员整体素质，需要借助于创造良好的竞争氛围，建立科学的激励体系，健全公开、公平的考核评估机制，并加大对员工的培训力度。

只有这样，才能提高档案工作人员的整体素质，全面提升档案工作的质量，推进地质资料工作管理法制化、馆藏机构标准化、地质资料数字化、地质资料服务网络化，保证地质资料能够得到充分有效地利用，为我国经济建设和社会发展服好务。