Question

实物地质资料的相关资料建档工作方法初探

Answer 1

王瑞红　张海兰　田琼

（国土资源实物地质资料中心　三河　065201）

摘要　国土资源实物地质资料中心的资料随着时间的推移，库存量也在不断地增大，相关资料的建档也相应地展开。在此总结了相关资料建档的工作方法。

关键词　实物地质资料　相关资料的建档

国家实物地质资料库已接收资料200余份。管好这些资料的主要措施是认真开展建档工作。

建档是资料规范化整理的过程，主要步骤分为：文本资料数字化（包括图件）、划分建档单元、确定建档范围、组织建档文件、装订整饰、排序、编号、组成保管单位。

1 文本资料数字化

将文本资料及图件进行扫描调整、整理为单册电子文件，再将一个建档单元的所有电子资料进行一定规则的排序，整理成一整套建档单元的电子文档。例如：《河北承德黑山铁矿》的文本资料整理过程如下：

（1）将单册文件进行扫描调整，做成单册的WORD文件，然后再生成PDF格式的文件。

（2）将上面的单个文件进行排序整理，建成一整套建档单元的电子文档，并生成文件目录。

（3）将整套资料按一定规则存储于计算机硬盘中，并通过刻录光盘进行备份。

2 划分建档单元

划分建档单元时应遵循有利于资料管理、体现资料的内在联系、便于保管和利用、方法简单宜于操作的原则。

原则上一个地质项目形成的一份实物资料作为一个建档单元。一个项目包括多个主题，一个主题可以作为一下建档单元。矿产资源开发项目中，一个矿区作为一个建档单元；区调项目中，一个图幅作为一个建档单元。

3 建档资料范围

实物地质资料的相关资料与成果地质资料有所不同，每一份资料所包含的内容各有其特色。大部分资料都是复印件，资料的质量较差。同时在实物资料的采集、整理过程中又会产生大量的资料，其中有些资料也要进行归档，以保证实物资料的完整性，为将来的服务利用提供方便。经过这几年的工作经验及实物资料的相关研究，应进行归档的实物相关资料有以下种类：

项目成果报告、项目原始记录、筛选采集报告、入库验收资料、实物整理资料、库位信息表、各类图件、各类电子文件及矿区简介资料（文本或光盘）等。

4 组织建档文件

主要工作内容包括：卷内分类、排序、制作卷内目录及分册封面。

4.1 卷内分类

卷内分类包括实物采集资料、矿区资料、实物整理及扫描资料、矿区图件。

4.2 卷内排序

（1）实物采集资料：内容包括实物收集保管的意义、筛选采集的依据、收集过程、审批手续、技术服务合同、野外整理包装工作说明、资料移交登记表等。

（2）项目原始记录：包括钻孔原始地质编录、综合地质编录、钻孔采样登记表、岩矿鉴定报告、化学分析报告等。

（3）实物整理及扫描资料：实物地质资料在整理过程中产生的登记表、实物说明等资料、岩心在扫描过程中产生的扫描信息资料。

（4）矿区图件：包括矿区地形地质图、勘探线剖面图、各钻孔的柱状图等。

4.3 制作卷内目录

以黑山铁矿的资料为例，目录式样如下：

河北省承德市黑山铁矿资料目录

4.4 分册及封面设计

卷内文件分册的基本原则：同类文件一般应在一个分册内，单册厚度不超过2厘米。有的文件较厚时可建多个分册；不同类的文件不能在同一册中，即使单册厚度很薄也要单独建册；地质图件不属分册范畴，一幅图作为一个分册对待；电子文件光盘不属于分册范畴，一张光盘作为一个分册对待。

册内文件排列的基本原则：先综合后具体，先审批后正文；先正文后附表及图件，最后为实物整理扫描资料。

编制分册封皮：如果一个分册有若干个文件时，需要建立分册文件目录和分册封皮。纵册与横册封面格式相同。

5 资料的装订及整饰

5.1 纸质文件的装订要求

（1）由多个文件组合装订时，需拆开重新装订。

（2）装订使用棉线。

（3）继承原册文件时，若装订不合要求也要进行重新装订。

（4）文册的规格一般为A4，表格不大于A3。

（5）装订成册后要进行裁切，保证文件整洁美观。

5.2 图件的折叠

图件的折叠采用“手风琴”形式，折叠后规格为A4，图签朝外。大型图纸不适于折叠时，则采用原图卷放，置于图柜中保存。

6 打号入盒

（1）档号。由6位阿拉伯数字组成。

（2）盒号指每档资料中，每盒资料的顺序号。

（3）编排文件号指档内文件按先后顺序排列的，采用阿拉伯数字表示。

（4）编排页码指每册文件的页码。

（5）档案盒标签。实物资料的相关资料统一采用档案盒包装，其封面包括以下内容：档号、盒号、案卷题名、建档日期、资料册数、备注等。

7 建档工作中存在的具体问题

国土资源实物地质资料中心的实物资料主要来源是筛选采集。相关资料主要为复印件或电子文件，因此相关资料的质量不能保证。

7.1 采集工作过程中存在的问题

采集过程中的协议文件及技术服务合同不能及时与相关资料移交至中心库藏部，影响资料的归整。

在采集过程中，实物资料（岩矿心、标本等）在整理（外单位）过程中对整理情况说明、岩矿鉴定报告及化学分析报告的重视不够，缺失这些文件，影响了一档资料的完整性。

有的采集人员没有对采集实物资料的过程进行合理的说明，采集实物资料前没有采集计划。

7.2 归档中存在的问题

归档要求文字资料要使用统一标准的A4纸进行复印资料。复印的文件要保证质量，并便于今后建档时的装订。字迹要清晰可辨，内容要完整，没有遗漏。

但在实际采集过程中，对文本资料的验收不严格，导致实物资料的相关资料质量较差，特别是复印件，字迹不清晰，影响资料的数字化及利用。复印资料的页面不标准也影响了建档工作的进行。

采集资料的人员应知道资料的保密情况，以利用于资料的建档。

7.3 建档过程中的问题

文本资料数字化速度还有些慢，主要是人员较少。有些资料太脏，无法清理干净。如果一档文件只有电子文件没有纸质文件，或纸质文件只有一张移交表或资料为B5纸的资料，在这种情况下资料的建档还需要再研究。

整理建档应有独立工作办公室，非建档人员禁止入内，保证资料的安全性。

7.4 资料的移交

当实物资料采集到库后，相关的资料信息不能及时的移交至库藏管理部，有的资料不能一次性完全移交，严重影响了实物资料的整理和建档工作的进行。健全实物资料的采集及移交制度将有利于实物资料的整理、建档工作的正常进行。