Question

总经理办公室秘书需要什么样的技能和素质

Answer 1

1、总经理秘书与办公室行政工作有类似的地方,而且很多工作是相同的,比如内勤、文件处理、档案管理、来人来电接待等,都有这样的工作.多想想以前怎么工作的,总结一下以往的经验并且发扬光大就好.
2、总经理秘书顾名思义是总经理的秘书,也就是总经理的日常工作助手,最重要的职责就是为总经理服务,从这个意义上来说工作也比较单纯,因为只有一个工作核心和重心,那就是围着总经理转.
3、作为秘书,还有一项重要的职责,就是桥梁与纽带作用,你是总经理与其他部门、领导、同事的桥梁与纽带,要通过你来做到上传下达、下情上传,因此要忠实地做好传声筒,千万不能猜测,加入自己的理解和东西,这一点十分重要.
4、俗话说：秘书不是官,见官大一级,你所说的一切都代表总经理,因此说话做事要慎重,不能信口开河,不懂就问,多与总经理沟通.
5、既然见官大一级,那么为人处事也是很注意,毕竟秘书不是官,不能有大国沙文主义的思想存在,相反为人应该更谦虚谨慎,以平常心对待其他每一个人,有时候甚至比其他一般人更要夹着尾巴做人.当然该运用权威的时候也要好好运用.
6、好记性不如烂笔头,随时准备纸笔,边听边记,不明白的再问再记.
7、其他的自己在多想想,多总结,多学习.
秘书（公益型）
工作描述：
秘书是传统的职业之一,就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员.秘书的工作非常繁琐,大致有以下几项：
 接听电话,向电话询问者提供信息,记录留言,转接电话；
 收发与回复日常邮件；
 撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；
 会谈、会务安排；安排商务旅行,做好预订工作；
 将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档；
 接待访客；
 采购、分发和控制办公用品等等.
秘书工作的范围十分广泛,既是业务人员,也是管理人员,可以说,秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力,可见秘书岗位的重要性.
核心竞争力：
知识要求：一般情况下,企业要求秘书具备中文或行政专业大专以上学历,有文书写作、档案管理、财务会计等基本知识,并有一定的外语基础.
技能要求：文字功底深厚,具备较强的沟通协调能力和逻辑思维与分析能力,熟练使用各种办公自动化设备,在授权范围内有一定的预见能力和判断能力.
经验要求：具有一年以上相关职位的工作经验,对所在行业和企业状况有所了解.
职业素养：能够和各种类型的上司和谐相处,办事细致、处事谨慎,具有较高的自我管理能力、工作积极主动并持久,具备较强的心理承受力和保密意识.
职业现状：
秘书职业向来是职场上上供需两旺的人才需求热点,据不完全统计,目前我国的秘书从业人员达2300万人.随着社会的发展和企业竞争的日益加剧,秘书工作的重要性越来越受到重视,秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色,而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手,他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧,还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感,以实际行动显示主动性和判断力,并在给予的权力范围内果断做出决定.这也是为什么秘书需求不断上涨的原因所在.
风险与回报：
秘书的工作繁杂、琐碎,辛苦又重要.在企业中秘书起着承上启下的作用,是上司与员工之间的纽带.秘书还要能够正确理解上司的意图,替上司过滤重要的事物.另外,秘书是辅助型角色,而不是决策型角色,所以把握分寸是关键.
据权威部门统计,80%以上的秘书月薪在3000元以下,月薪在5000—8000元之间的秘书有4.31%；月薪在8000以上的秘书只有2.02%.
职业趋势：
发展路径：做秘书得先有“秘书证”,国家劳动和社会保障部将秘书职业资格分为三个等级：初级秘书、秘书、高级秘书.要求秘书持证上岗.
转型机会：根据秘书的知识结构和技能,秘书还可从事行政助理、行政管理等既要与事又要与人打交道、并需要较高的沟通协调能力的工作,如果外语水平高,还可从事涉外文秘的工作.
个人总结为：
1、必须有更多的付出精神,不能太计较工作时间和个人报酬；
2、常用电话号码、重要客户和合作者的联系尽可能熟记；
3、要学会摆弄文件,学会挡案管理,重要文件能随时拿出来,所保存的文件能在2分钟之内找到,近期（半月内）过手的文件要迅速知道其去处；
4、学会记住认人,凡是见过一次面或找过你上司一次的人,一定要记住其容貌和姓名,最好能在下次见到时,能立即知道这人姓什么,做什么的；
5、应酬活动,场合允许要站在老板身边,轻声提醒上司对面过来准备与你上司打招呼的人姓什么、做什么的；
6、学会记录,只要在场能记录的一般你就别拉下,说不定什么时候有用；
7、开会一般你只是列席,要记住尽量少发言,如非上司问及,一般不发言,但是一定要将会议记录一定要全面,尤其是重要发言和会议决议；
8、对内部各部门和人员有调查研究和了解情况的权力,但没有指令权,若转达上司的指令一定要在下达之前说明；
9、为了写东西,多做标准文本,以备不时之需；
10、对其它同事不可有骄娇之气；
11、无论对上、对下,多用“请”和“谢谢”；
12、不上网做与工作无关的事,也许别的同事可以；
13、手机永远是振动,网上QQ也不要有唧唧的叫声；
14、要细心,学会在小事情上为上司补缺,必要时候需要为上司圆场；
15、上司的失误要适时地提示,温和地提醒；
16、常规性的琐碎事务,妥善处理,必要情况一跟到底,不要让人有半点不放心；
17、对内外任何场合不议论公司、同事是非；
18、不是上司问及,不议论同事的不好；
19、少喝酒,不能醉；
20、对同事言语不能暧昧,对上司绝对尊重.不和上司短信商讨个人问题；
21、穿衣服有工装最好,不要为了取悦自己穿太性感的衣服；
22、切不可产生办公室恋情,如有萌芽立即走人；
23、向上司汇报工作或者接受上司安排、指令一定要记得带上笔记本,好记性不如烂笔头；
24、上司的任何安排或者指示,一定要在上司说完后,记录好,没听清楚一定要问或者请上司重复一次.
25、事很多,别着急,抓紧办,慢慢来.