Question

成果地质资料制作与汇交工作之探讨

Answer 1

方敏　吴丹

（中国地质大学，武汉430074）

摘要 针对高校地调院的特点，通过采取把好成果报告初审关；编写成果资料汇交提纲；快速、简要的指导与培训管理等措施，保证我院汇交工作顺利进行。

关键词 创新管理；质量把关；编写提纲；指导培训

在信息技术高度发展的今天，成果地质资料电子文档的制作与汇交已成为地质工作的一项重要内容。2002年国务院颁布的《地质资料管理条例》，将地质资料的汇交以法定责任的形式赋予了每个汇交人。高校地调院作为从事基础性、公益性、战略性地质工作的一支重要力量，应该理所当然地认真履行汇交义务，依法向国家汇交国土资源大调查项目的成果资料。如何整理制作电子文档并按期汇交成为我院汇交工作的难题，资料部门必须对现存的问题采取有效措施，保证汇交工作顺利进行。

1 把好成果报告初审关

为了保证汇交的成果资料完整、准确，资料部门必须参与项目成果报告的初审工作，对提交的技术文件材料进行认真清查，重点解决两个问题：①将只需归档而不必汇交的文件材料剔除；②检查同一份文件材料提交的与实际名称有无不符，如有则及时纠正。提前消灭可能出现的问题，为汇交工作扫清障碍。

2 编写成果资料汇交提纲

成果报告评审工作结束后（不必等到《评审意见书》正式下达），档案人员就可以根据《工作项目任务书》和“提交的技术文件目录”，按照国土资源部《成果地质资料电子文件汇交格式》的要求，将必须汇交的所有文字、图件（JPG格式和MAP GIS）等文件材料的名称编写成提纲，在此基础上做一份“成果地质资料电子文档组织示例”，便于制作人员直观理解。编写的目的在于：①提前进入整理制作和汇交工作，尽早发现和解决问题，同时也为科技人员分担一部分工作；②理清思路、明确目标，化解科技人员在制作电子文档和汇交工作中的困惑；③把繁杂工作程序化、条理化，提高效率和质量；④给资料人员验收电子文档工作留下依据。

3 快速、简要的指导与培训

高校地调院的另外一大特点是依托了高校丰厚的人才资源。研究生便是人才资源之一，应该充分发挥研究生的作用，由他们来完成电子文档制作工作。成果报告评审工作结束后由各项目组指派一名参加本项目的研究生，档案人员根据《格式要求》对其进行简明扼要的个别指导与培训（因为每个项目所形成的文件材料内容、类型、数量都不相同，需要汇交的文件材料也就不相同），然后对照事先所做的“组织示例”整理好所有电子文件材料，完成电子文档，这是一种很实用的办法。其优点是：①研究生对项目进行过程中形成的文件材料比较熟悉，又具有相当高的计算机操作水平，更重要的是很多研究生都掌握了MAP GIS文件的操作技术，这给制作工作提供了很大的方便，因为MAP GIS文件在项目里占有很大比例；②研究生年轻气盛，时间相对充裕，能快速掌握制作方法而且做得既快又好，大大提高了效率，有利于按时汇交；③通过这项工作能够培养研究生的归档和汇交意识；④掌握汇交程序和制作方法，有利于他们在今后的工作岗位上更好地发挥作用；⑤缓解了人手不够的矛盾。

4 先刻盘后打印，写好打印备忘录

完成制作只是汇交工作的一部分，现行的汇交制度要求除电子文档外必须汇交与电子文档一致的纸介质文件材料，所以打印和装订工作也不容忽视。

（1）刻盘成本低，打印成本高，打印一份纸质成果报告的资费均在百元以上，多则上千元（彩色插图多），打印地质图的价格相对就更高些。刻盘后如果发现错误立即纠正损失趋于零，而等到打印出来再发现错误，即使是丁点小错都可能导致一份纸质报告或一张图纸完全作废。因此，在刻盘之前之后都不妨多仔细检查几遍，尽最大可能把错误消灭在打印之前。科研经费来之不易，应该让有限的经费做更多的事情。

（2）俗话说：好记性不如烂笔头。打印、装订之前写一份备忘录，主要是记录打印和装订的注意事项。内容有：应该打印哪些文件，每份文件需要打印几份；复印哪些附加文件及其份数；哪些页码需要临时调整位置；哪些文件需要盖章；装订时各文件的前后排列顺序。打印和装订发生错误，也是拖延汇交期限的因素，同时还会产生一定的经济损失。

5 管理创新，提升效率

制作和汇交电子文档是一项繁琐细致的工作，在以往的制作和汇交工作过程中，出现过各种各样的问题，在未来的工作中也还可能出现许多新的问题。在2008年全国地质调查工作会议，中国地质调查局对成果地质资料汇交工作提出了更新更高的要求，加大了对汇交工作的管理力度，严格规范了汇交时限，增加了资料工作者的紧迫感。这就要求资料部门必须不断改进工作，管理创新，提升效率，不负重托，为国家的地调事业作更大贡献。