Question

项目管理工具的好处？

Answer 1

1、帮助企业优化项目流程
一个项目通常需要市场部、技术部、财务部、人力资源部、行政部等多个部门的配合来完成，那么，这时候工作流程的制定至关重要，并且，不同的项目，又面临着不同的工作流程，很是复杂，但是在软件内，就简单多了；比如，企业可以根据项目的性质，自定义项目流程模板，设置不同的项目流程，尽可能的满足每个项目的需求，从根本上，帮助企业解决项目流程优化的问题。

2、便于各部门快捷沟通
对于企业来说，项目的进行，需要多个部门协同完成，这就必然面临着大量的沟通，无疑会增加企业的成本，对于企业来说，是一大难题，那怎样来减少沟通，提高企业工作效率呢；像在智邦国际项目管理软件内，项目执行中，每个环节的工作信息和内容能够在系统内自动化流转，每个部门都能够清晰看到部门权限内的工作内容，各项目联通部门能够实现无障碍办公，大大节省了项目内部的沟通时间，进而提高了帮助项目提升了实施效率。

3、方便管理者合理把控各环节
项目执行中，管理者既要注意内部的协调沟通，还要随时注意工期，着眼于最终效果，所以整个项目的管理把控很有难度；而在项目管理系统内，就轻松多了，软件内就可以做到无缝集成市场、技术、财务、人力等各环节内容，帮助管理者实时的监控项目进度，并且可以查看流程细节，进而帮助管理者做到对项目的人力、资源配备、资金、时间、管理等成本的把控，帮助企业高效率高质量的完成项目，提高企业效益。

4、方便办公
对于项目型企业来说，出差属于家常便饭，那么项目组内部要怎样协调办公呢，这些，在项目软件内也能够得到轻松解决，在各项目环节的信息数据都能够实现快速更新，同时，项目人员只要登录系统，就可以查询和记录相关的工作内容，同时，系统只要有网就能够登录，无论是电脑、手机，都可以随时随地24小时无障碍的办公，以及方便随时监控项目环节，对企业帮助非常大。

Answer 2

项目管理与工作中有太多事项需要计划、控制和管理，项目经理很容易迷失在这个过程中。所幸，市场上有各种各样的项目管理工具。

当一个项目经理想要一种便捷高效的管理方法，首先他应挑选一些适合自己的工具，这之中包括很多要点。我们找出有效的软件应具备的5大特点，下面以8MSaaS PM项目管理工具为例，它能够让我们围绕结果去做事情,达成事半功倍的效果。

1、计划安排

远程工作协同，对项目计划的制订和任务分配提出了更高要求。清晰的工作目标是高效的前提。

8MSaaS PM可以在线编制项目计划，并能层层分解直到明晰。通过系统的任务分配明确每人的分工，整体进程清晰透明；系统提供工作分解结构、甘特图、资源分配等视图来帮助项目经理制定更为合理的计划。

2、过程监控

能够对进行中的项目的所有方面进行实时监控是成功的项目管理的关键。

8MSaaS最强大的功能之一就是对项目和项目组合进行实时的跟踪和监控。

在项目的总概览页面，你可以直观地看到项目的计划进度、费用、质量控制和资源的情况，系统自动跟踪项目的进展状态，并用不同颜色的指示灯来预警，让你能尽早发现问题，从而降低项目风险。

过程监控主要控制好两方面：进度和质量。

（1）进度监控

进度监控很重要的一点是设立里程碑，这对项目的进度可测性是非常重要的。

设立里程碑，关键是有效分解项目目标，而不是简单地切割时间表，要保证分解后的目标是一个完整的小项目或有明确的主题或交付。

里程碑的时间间隔不超过二个月（微软公司的经验）。这样，由于里程碑的时间间隔较短，项目成员始终能清楚地看到目标，容易产生紧迫感和牵引力，通过努力每到达一个里程碑，团队成员都能切实感觉到项目的进展。

8MSaaS PM提供可视化的里程碑进度报告，随时查看项目里程碑的执行情况，让你有机会进行早期干预，避免项目受影响。

（2）质量监控

质量控制就是监督项目的实施结果，包括三点：

① 事前控制：对那些可能引起项目质量变化的因素进行控制；
② 事中控制：对质量实际情况的监视、质量误差的确认和采取纠偏措施，以消除质量问题；
③ 事后控制：吸取经验教训，改进今后的项目质量管理工作。

你可以使用8MSaaS系统通过制定质量控制规则、内部评审和验收规则等内部过程规范来实现质量管理。

系统通过内部评审及验收的规范化，比如数量、完成进度、是否有内部审核等，来帮助控制可交付成果的质量。

3、沟通协作

项目中消息可能是爆炸式的，项目经理每天与各方沟通，就会有各种消息需要收集、处理和分发。对处于消息风暴中心的项目经理来说，远程无疑增加了消息处理的难度和工作量。

使用8MSaaS PM，经过系统自动发送消息给团队相应人员，消息在系统和邮箱能同步接收，可以保证消息的及时性和不遗漏。

在项目沟通管理中，8MSaaS强大之处在于其数据的准确性和实时性，帮助提高团队沟通效率。

特别是如果项目中有某个需求变更，需要调整，这时就需要尽快找相关负责人沟通。团队成员可以在系统内对项目某一任务或结果发起讨论或即时聊天，因项目资料、成员都在同一平台，不需跨平台操作，来龙去脉一目了然，这样有针对性的沟通更有效率。

4、工作汇报

远程协作模式下，团队成员不见面，固定汇报模式和频率是及时掌握项目进展的有效方式。

在8MSaaS项目管理软件上，团队成员只需在线填报工时单，就可以汇报任务进度。

同时，8MSaaS的工时表功能可以自动地跟踪每个项目计划与实际的工作量，从而方便项目经理们掌握项目进度，以确保项目的顺利进行。

5、信息共享

项目工作涉及范围广泛，远程时项目信息如何及时共享给各方？

8MSaaS PM实时收集项目中的数据，并为各种角色提供面面俱到的工作汇报、仪表盘、报表等，即使团队成员身处各地也能实时获取到准确、一致的信息，为各方提供完整的决策依据。

在项目过程中，我们还会有大量文档传递的情况。平时文档存在本地办公电脑上，有需要时才临时发给相关人。但在突发情况下，无法获取到本地办公电脑的文件，许多事可能就麻烦了。

虽然目前有各类云存储，不过8MSaaS的项目管理过程本身就有文档收集， 更易于项目的文档集中管理，避免文件散落，并通过控制团队人员权限解决文档安全共享问题。

6、流程审批

其实不仅远程协作时需要在线审批流程，即使是办公室模式下，线上化流程审批也同样重要。

在8MSaaS系统内，用户再也不需拿着纸到处找人签字，直接在系统上发起申请，审批人能在个人待办中看到并处理。申请人能随时跟踪到流程处理情况，流程处理完时系统自动通知申请人。

7、移动办公

要是遇到突发情况，身边连电脑都没有，怎么办？

别担心，8MSaaS PM提供的移动端，涵盖了与web一致的必要功能，包括创建和分配任务、消息互通、工时填报、流程审批、文档提交与下载等，足够让项目团队只用手机，就使项目良好运转和执行。

不仅如此，8MSaaS PM还能与钉钉完美对接，实时接收项目消息、查看工时、可交付成果、审批项目等等，大大提高团队的工作效率。

Answer 3

公司使用项目管理工具日事清等的好处：
1、共享方便，易于使用　　
2、对项目的进程和文档资料能够系统化管理
3、费用较低
4、适用于分散办公和远程办公 可以免费试用
5、提供了一个突破空间和时间限制的协同工作管理平台

Answer 4

项目管理功能复杂，具体能带来哪些好处，下面列举几种最核心的功能
1，任务的分配与管理

可以通过登录网页端的项目管理平台，组建自己的项目管理团队，并在任务列表中添加任务，描述任务的详细信息，设置相应的时间，给任务添加成员，实时跟踪任务的完成情况，进行调整。

2，创建甘特图

项目管理软件中甘特图的使用极大的方便了任务管理，在甘特图中可以通过图表更清晰的呈现任务信息，并可以直接在图表中操作更改任务的相关属性，调整任务结构。

3，设置任务流程自动化

对于周期性的工作，可以使用任务自动化模式。在蓝图功能中，设置任务流程的自动化，无需繁杂和重复的沟通，只需设置好每个成员的任务，以及任务迁移的信息，这样每当一个任务被完成后将自动进行到下一个任务，直至整个周期的完成。

4，同步更新，多端在线

云端的软件是实时更新的，每一新情况都会第一时间同步到所有的成员，并且使用手机端的软件，是和网页端同步的，无论是在何种环境，都可以让项目管理近在咫尺，不受多余的条件约束。

Answer 5

1，任务的分配与管理

可以通过登录网页端的项目管理平台，组建自己的项目管理团队，并在任务列表中添加任务，描述任务的详细信息，设置相应的时间，给任务添加成员，实时跟踪任务的完成情况，进行调整。

2，创建甘特图

项目管理软件中甘特图的使用极大的方便了任务管理，在甘特图中可以通过图表更清晰的呈现任务信息，并可以直接在图表中操作更改任务的相关属性，调整任务结构。

3，设置任务流程自动化

对于周期性的工作，可以使用任务自动化模式。在蓝图功能中，设置任务流程的自动化，无需繁杂和重复的沟通，只需设置好每个成员的任务，以及任务迁移的信息，这样每当一个任务被完成后将自动进行到下一个任务，直至整个周期的完成。

4，同步更新，多端在线

云端的软件是实时更新的，每一新情况都会第一时间同步到所有的成员，并且使用手机端的软件，是和网页端同步的，无论是在何种环境，都可以让项目管理近在咫尺，不受多余的条件约束。

以上截图选自 Zoho Projects 项目管理。