Question

高职院校学生档案管理的问题与对策探讨:档案管理公司

Answer 1

　　摘 要 高校学生档案记载着学生的学习经历、成长过程和综合表现，关系着学生的前途命运，对社会、高校和学生具有重要的意义。本文通过分析目前高职院校学生档案管理工作中存在的问题，针对性地提出了加强高校学生档案管理工作的对策和方法，对高职院校学生档案管理工作改革具有一定借鉴意义。
　　关键词 高职院校 学生档案管理 改革
　　高校学生档案是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，是学生家庭社会关系、经济状况的主要原始材料，也是大学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。在目前就业竞争激烈的情况下，高校学生档案作为毕业生的一项重要凭证，有着难以替代的作用。当前的高校学生档案管理存在较多的问题，高校、学生以及社会各界的认识水平和重视程度不一，其原因也是多方面的。
　　一、高职院校学生档案管理工作问题原因分析
　　1.从档案本身看，收集整理不规范，内容陈旧，信息不足。目前高职院校学生档案的管理一般由学生管理部门进行统一管理，并将学生档案的整理交由二级院系来完成。由于二级院系均没有配备专职人员，加上学校缺乏监督检查和业务指导，导致学生档案在收集整理过程没有走上标准化、规范化，出现这样或那样的错误。另外多年来，高职院校学生档案内容的基本构成没有多少变化，以入学、学籍、学习成绩、党团材料、奖惩情况、毕业登记等方面的表格为主。其中的主观评价也多为套路化语言，往往给人千篇一律的感觉，无法充分展示学生的个性、特点、优势，能够提供给用人单位选拔人才的信息不多。
　　2.在社会角度看，随着社会竞争的日渐激烈，档案造假、履历造假、学历造假等不道德的事件时有发生，使学生档案的严肃性受到影响。而有的高职院校为使毕业生就业顺利，也为了学校的社会声誉，对学生档案中的奖惩信息进行篡改，直接降低了高校学生档案的公信力。此外，相对于本科高校，高职院校很大一部分学生都在民营企业就业，很多民营企业不过问学生的档案，以劳动合同关系完全取代人事关系，这也是很多高职院校毕业生成为“弃档户”的原因。
　　3.在管理制度层面，高校学生档案管理缺少明确的法律和制度依据。制度的缺位是制约高校学生档案管理水平提高的主要原因。虽然2008年国家教育部和国家档案局颁布《高等学校档案管理办法》，在文件材料的归档范围中增加了“学生类”，主要包括学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。这体现了国家教育和档案工作行政部门对高校学生档案的重视，但总体来说比较笼统，对具体操作的指导性不强，缺少标准化、规范化的指标体系。
　　4.在管理操作层面，学生档案不受重视，管理体制不完善。学生档案是学校档案的一个分支，但是，高校往往只重视教学和其它管理的档案工作，对于学生档案工作的重要性没有认识到位，没有将学生档案管理工作提到议事日程，在档案管理二级机构中没有配备专职人员，没有进行必要的检查监督和指导，没有将学生档案管理的好坏与档案管理部门的业绩挂钩，学生档案管理工作缺乏领导重视，管理体制明显不完善。另外由于缺乏一定的协调机制，容易出现各自为战和临时突击的混乱现象。而且场地、设施、经费等往往难以得到保障，使工作无法深入开展。
　　二、提高高职院校学生档案管理工作的对策与方法。
　　1.加强制度建设，规范管理行为。国家教育、人事、档案等有关部门有必要依据《档案法》、《高等学校档案管理办法》等有关法律法规，根据当前高等教育改革和大学生就业工作的整体形势和实际情况，出台具有较强针对性和操作性的高校学生档案管理办法、实施细则和评价体系。提出明确的任务目标和全面的归档范围，细化档案的生成、组档、开发、利用、转递、寄存和学生档案教育等各个环节的基本规范和工作要求，从根本上保证学生档案的连续性、完整性和安全性，为高职院校的学生档案管理工作提供合法、科学、有效的指导。
　　2.统一认识，加强领导，完善管理机制。学校领导、院系领导及广大教职工都要强化档案意识，自觉支持和做好学生档案工作。学校领导和院系要把学生档案工作纳入议事日程，把学生档案建设当作全校一项基础性的工作常抓不懈，做到定期整理、阶段归档、规范转接，增强工作的动态性，杜绝疏漏、临时突击等现象。同时加强管理，将学生档案管理工作纳入二级院系考核指标，定期组织抽样检查和系统考核，强化档案过程管理和监督。另一方面，学校要认真落实档案管理所需的专职人员、专项经费和设备等问题，做到人员到位、经费到位、设备到位。
　　3.加强学生档案材料的收集，规范学生档案的整理，丰富档案内容。学生档案材料的收集要保证学生档案材料的完整、齐全；材料名称要求填写完整、规范，并且保持内外名称一致、顺序一致；文字材料纸张规格要统一，书写要规范、字迹工整，归档的材料不得使用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔、复写纸等书写，要求不出现错别字；除传真件需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档；每个学年度班主任鉴定都要根据学生实际，尽量能表现出各个学生的特点，如知识竞赛、科技创新、思想政治与道德素养评价、社团活动与文艺发展、技能证书等，力求全面反映学生的思想心理、综合素质、实践能力，动态地记录大学生的成长历程，使档案更具个性特征，具有较高的借鉴价值。
　　4.充分利用用数字化、网络化等现代科技手段，实现档案管理信息化。当前很多高职院校招生、学籍、就业等都已基本实现信息化和网络化管理，这为学生电子档案的建设创造了条件。学校可以将档案管理信息化纳入“数字校园”建设的重要范畴，尝试实行档案的“双档制”管理模式，所谓“双档制”指纸质文档归档的同时，要将其内容以电子文档形式加以归档管理，形成两种介质、两套内容同一档案，电子、纸质文档相结合。同时学校通过整合各方面信息资源，逐步开发一套完整的学生档案管理信息系统和电子档案库，依托互联网建设学生档案管理与服务网站，为学生和社会提供便捷、准确的咨询、查询、检索、认证和档案转接投递管理等服务，从而大大提高工作效率和质量。
　　总之，高校学生档案管理工作改革是一项系统工程，需要国家、社会、高校等各方面的广泛关注和支持，必须要根据社会形势的发展变化和学生成才的需要进行不断的探索与创新。只有这样，才能使高职院校学生档案管理工作取得长足的进步。
　　参考文献：
　　[1]高等学校档案管理办法，中华人民共和国教育部令第27号发布，2008年9月1日施行
　　[2]王德欣.高校学生档案管理的新思路[J].兰台世界,2005(8)