Question

对基层单位地质资料工作的认识与思考

Answer 1

方敏　蔡晓斌

（中国地质大学　武汉　430074）

摘要　基层单位对地质资料工作的认识与其归档、汇交工作的质量、效率，对于建设国家地质资料数字化服务平台、提升地质资料更新速度和社会化服务的质量具有重要影响。

关键词　基层单位　地质资料工作　认识

改革开放已经30年有余，我国进入了科技事业蓬勃向上、经济建设快速发展的时代。作为各项建设事业和经济发展的先行和基础，地质工作功不可没，并越来越受到党和国家的高度重视。地质档案资料及其信息化工作也因此备受关注：《地质资料管理条例》要求“国家建立地质资料信息系统”，《国务院关于加强地质工作的决定》将地质资料信息工作列为重要任务之一。地质资料的信息化服务与地质调查工作已经并列，成为地质工作的一项主要任务。因此，继续深入贯彻执行《地质资料管理条例》，履行成果地质资料提交（汇交）的职责，认真做好原始地质资料的收集归档工作，仍然是基层单位地质资料工作的紧迫任务。

1 提高思想认识，增强地质资料工作紧迫感

来自全国地质资料馆和一些省级馆的资料服务工作信息显示：地质资料更新速度慢、用户很难看到新资料、提交（汇交）的成果地质资料质量下降。这一系列的问题，充分反映出地质工作实施单位在地质资料归档和提交（汇交）管理中存在的问题。

地质工作服务于国民经济建设，需要通过对地质资料信息的开发和广泛利用得以实现。无论是地质资料社会化服务，还是建设地质资料数字化服务平台、提升资料更新速度和服务质量，都是以地质资料的形成单位依法向国家地质资料主管部门源源不断地“供货”为基础的。基层单位资料人员对归档汇交工作的思想认识、工作态度和归档汇交工作的质量与效率，直接关系到地质工作中形成的资料成果能否快速在经济建设中发挥作用，也关系到国家对地质工作的巨额投资能否迅速见效。可以说，地质资料的全部意义就在于它的巨大价值，而地质资料工作的意义则在于及时提供利用、充分发挥其价值作用。作为地质资料的形成单位，应该充分认识地质资料的价值、珍惜国家对地质资料的投入成本，把地质资料工作与经济建设和国家需要紧密联系，增强紧迫感和责任感，依法履行汇交职责，为国家的地质资料信息化建设和社会化服务工作提供强大的、可持续性的支撑。

2 围绕国家目标，及时、快速地提供优质“货源”

国家对地质工作投入巨额资金，目的就是要获得详细、准确的地质信息资料，为国家建设和经济发展奠基铺路。地质资料信息化建设和社会化服务，需要广大基层地质资料单位的支持。因此，地质资料的源头单位应紧紧围绕国家经济发展的大目标，按照国土资源部关于“推进地质信息资料服务集群化、产业化”的工作思路，积极推进基层单位的工作；并从强化质量意识、加强管理入手，认真研究归档、汇交工作中的不利因素和难点，确定并实施解决方案；不定期开展自我检查工作，清点有无漏交资料；对原始资料归档和成果资料电子文档的制作、提交（汇交）等具体工作严格把关，降低返修率和提高一次成功率；缩短工作周期，及时提交（汇交）本单位参与地质大调查工作获取的成果资料，努力实现及时、快速向国家地质资料主管部门提供优质“货源”的工作目标。

3 服务管理，资料部门应为地质调查工作提供后续保障

自1999年新一轮国土资源大调查开始以来，中国地质大学（北京）地质调查院先后承担了中国地质调查局的数字填图试点图幅、我国西部地区部分1:25万及1:5万区域地质填图，以及资源评价、环境评价、灾害防治、多目标遥感等大调查项目，形成了大量珍贵的原始地质资料和成果地质资料。加强对这些文件资料的管理，使之有序化、条理化，并按照原始地质资料立卷归档的国家行业标准进行归档和按照汇交格式要求向国家主管部门提交（汇交），是大调查项目必不可少的后续工作。然而，中国地质大学（武汉）地质调查院承担大调查项目的科研人员都是教员兼职，他们教学、科研双肩挑，面对繁琐的资料归档、汇交工作几乎无暇顾及。为了保障大调查工作顺利、圆满完成，资料部门从服务保障、促进管理的理念出发，在项目实施的同时，对过程文件材料实行三步管理，既保证了科研人员能够全力以赴做好大调查工作，也有效缓解了归档、汇交工作对科研人员的压力。

3.1 重视前期培训，从源头把关

虽然归档、汇交是后续工作，但是源头管理和质量把关极为重要。以往的归档、汇交工作中，原件质量不合格、文件收集不齐全等现象曾有发生，导致归档、汇交工作的质量和效率不高，直接原因就是前期对文件的管理不善。因此，在项目实施之前，资料部门开展宣传与培训很有必要，其目的有二：一是提高科研人员对归档、汇交的认识，强调归档和汇交是每个项目组必须履行的义务和法定职责；二是对影响归档、汇交工作质量和效率的因素进行要点讲解，提醒科研人员引以为戒，从项目一开始就牢固树立“完整、准确、系统”的观念，以强化科研人员的文件管理意识和质量意识，预防文件质量不合格、文件收集不齐全的现象继续发生，从思想上为归档、汇交工作做好充分准备。

3.2 加强过程管理，实行同步收集

项目实施过程是原始文件大量产生的过程，将归档、汇交的文件收集准备工作前移，并融入项目实施的整个过程，在项目组实行“文件管理员”制度，进行同步收集和保管，确保文件的完整、齐全，对于后续的资料综合整理、编写成果报告、归档和汇交乃至于今后开发利用等工作都十分必要。与此同时，资料部门从提高归档、汇交工作质量和效率的需要出发，重视和加强项目实施阶段中的监督管理，及时掌握文件的形成、积累情况，严把质量关，发现不合格文件或者漏形成文件督促科研人员及时改正和弥补。此外，由于技术管理文件（申请立项→设计书→设计审查意见书→任务书→野外验收或者竣工验收→成果报告评审意见书→终审意见书）对于控制归档、汇交文件的数量和质量具有重要的凭证和依据作用，而且其本身也属收集和归档范围，因此资料部门负责统一收集、保存所有这类文件，既有利于管理，也能使其安全更有保障。严格实施过程管理，也就是提前为归档、汇交工作做好了必要的物质准备。

3.3 巩固前期成果、防止文件散失

项目实施过程结束，进入资料整理和编写成果报告阶段，文件材料使用频繁，极易形成多头保管现象甚至散失，如果不对前期收集的文件进行严格管理，将前功尽弃。加强安全防范措施，巩固前期收集工作成果，减少无效劳动，成为这一阶段的工作重点。因此，资料部门对文件管理人员须多加提醒，进一步强调责任；严格实行项目组内部借阅登记和催还制度。一旦成果报告评审完毕，资料部门及时着手收集、整理和归档、汇交工作，不给文件散失留下机会，杜绝文件不完整现象发生，保障归档、汇交工作顺利通过。

4 与时俱进，努力提高自身综合素质

随着信息技术在地质档案资料工作中越来越广泛的应用，给地质档案资料工作者提出了更新、更高的要求。作为新时期的地质档案资料工作者，要想做好本职工作，仅仅有服务大局的思想认识、精益求精的工作态度和默默无闻的奉献精神远远不够，还必须与时俱进，不断更新专业知识结构、熟练掌握和运用现代化信息管理技术，增强创新管理能力，努力提高自身的综合素质，以适应新时期地质档案资料工作的需要。