Question

具备“处急力”，应对工作中的紧急事宜

Answer 1

文/阡陌三三

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“你安排一个大会”“好，什么大会？”“……大会”

“你上次不是指示不开了？”“还是开吧”

“什么时候？”“明天！”“呃，时间太紧了吧？”“就明天，你考虑一下”

“你安排一台晚会？”“好，什么晚会？”“……晚会”

“上次找你汇报，你不是说暂缓？”“还是要办”

“什么时候？”“1号”，“那不就是后天！时间太紧了吧？”“要办的，你考虑一下”

实不相瞒，这就是我的上司和我每天必然发生的工作对话。天马行空中透着简单粗暴，简单粗暴中透着默契非凡。

对的！我的上司就是这样一个任性包含随性的耿直Boy，领导特色就是朝令夕改、临时起意。

接受上司每天毫无征兆的指示，并将指示幻化成实实在在的落地生根，是我日常工作的一部分。

对于各类临危受命、临场发挥，我有丰富的实践经历。 而这种处理紧急事情，让紧急事情良性发展和完成的能力，我称之为“处急力” 。

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如何拥有“处急力”？我完全可以在此理直气壮地和大家分享如下经验。

一、快速行成流程意识。

快速行成即将要处理的事情的工作流程。（什么叫工作流程？如何行成工作流程？请参考我往期文章 《怎样才算是一个完美的工作流程》 ，这里就不做描述了）

当上司说完“会议”一词，脑海立刻如电脑搜索屏幕一般快速逐条生成关键词：时间、地点、人物、议程、材料。

当上司说完“晚会”，脑海立刻如电脑搜索屏幕一般快速逐条生成关键词：节目、场地、背景、主持人。

生成流程意识，有助于接下来快速合理的安排各项准备事宜。

二、拎出环节中的急重部分，优先处理、特别对待。

优先处理紧急事情中的紧急环节。紧急环节通常可以指代各环节中较费时的环节。

比如会议里的领导讲话稿和与会人员的发言交流材料，比如晚会里的节目编排、舞台布置和主持词。这些环节均需要具备一定的时间要素。

布置任务的人需及时通知秘书或者需要发言的人员做好准备，尽量为秘书人员及发言人员赢取更多准备时间。

特别对待紧急事情中的重要环节。比如有重要人物参加的环节，和领导重视的环节。

如果会议需要邀请重要人物参加，请第一时间预约他。一方面可以提前知道他有没有空参加，一方面，越早让重要人物知道，显得对他越尊重，对他的到来越重视。

但，其实，如上所说，既然都说了，属于紧急事例了，根本无法体现出“早”的优势和诚意。

我一般都自己亲自联系，和重要嘉宾诚心解释为什么明天的会今天才通知他们的原因。

如果重要人物的级别比我高的，我会向上司建议，让他自己亲自联系一下。

三、召开分工会议，及时分解任务

磨刀不误砍柴工，简短而指向明确的分工会议还是有必要召开的。充分发挥团队力量，再多的事情，化解到每一个个体手中，就细小了。

作为组织者，要做的，就是工作人员在处理事情过程中，如果遇到无法决定或者于他之力无法解决的情况时，决定它、解决它。

四、做好总结，提炼有用经验，以备日后利用。

事情完成后有意识地做好总结，什么环节可以怎么安排，什么人可以发挥什么作用。

收集好参与筹备的不同方面的信息。比如一些广告公司、中介公司、用具采买公司的联系方式，以便日后建立起方便、快捷、划算的良好合作关系。

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与处急力很相近的，还有一种能力：处突力。顾名思义，就是处理突发状况的能力。

比如会议开砸了，谈判没谈成，背水一战的议案没有通过。比如突发环境污染事故、比如出现集体示威事件。

处突能力除了具备应急能力外，还有一套完整的善后流程能力：舆论应对，舆情控制、后续安抚等，是处急能力的进阶阶段。

作为年轻人，自己有机会组织的，大多为处急的情况。处突的情况，作为一般工作人员身份，负责组织的情况较少。

处突能力的培养，我以后的章节再和大家讨论。

职场内容包罗万象、气象万千。希望三三的文章，能为有职业追求的人员提供一些实用帮助。

祝大家：一步一脚印，一楼一风景。