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展会策划的基本流程有哪些?
基本流程:
一 、首先要合理分工
1、策划主管:负责协调沟通整个小组各策划人员的工作,并全权负责策划方案的制定和修订
;
2、策划人员:负责编拟会展项目计划;
3、文案撰写人员:负责撰写各类会展文案,包括会展常用文书、会展社交文书、会展推介文书、会展合同等 ;
4、美术设计人员:负责各类各种类型视觉形象设计,如广告设计、展示空间设计,此负责人要求能熟练运用photoshop,Imageready,Illustrator,coreIdraw等软件;
5、市场调查人员:负责进行市场调查并编写市场调查报告;
6、媒体联络人员:进行媒体宣传推广。
二 、市场调查与分析
调查分析主要包括五个方面:
1、产业环境;
2、目标市场;
3、政策法规;
4、同类会展;
5、自身资源。
三 、制定行动方案
(1)制定一个统筹兼顾的方案是会展项目顺利开展的重要前提,选择合适的时间,合适的地点,并做到两者的合理搭配,是方案必须注意的内容。
(2)会展策划方案具体化,应形成一个可供操作的具体措施。其间得需明确以下内容:会展项目的目标、实现会展项目目标的环境、会展项目营销战略要素、会展相关活动的开展、会展策划方案的效果与评估、会展策划方案实施的附加条件。
(3)设计行动日程表也是必不可缺少的一环。会展项目的行动日程必须精心设计,策划方案的制作、方案的实施不得延误,每个步骤的开始和结束都应有时间的规定和限制,以保证方案的实施能够顺利进行,否则就会严重影响会展的成功举办。
四、 制定预算方案
制定一份会展项目预算方案一般包括的内容有以下几个方面:
1、场地费用;
2、行政管理费用,包括公司行政管理人员的工资和行政办公费用等;
3、宣传推广费用;
4、招展、招商费用;
5、相关活动经费;
6、其他。
五、确定会展项目收入来源:
1、会务费或展位费收入;
2、门票收入;
3、企业赞助收入;
4、其他。
六、撰写项目策划方案
1、抓安歇会展项目策划方案就是将策划的最终成果整理成书面材料,即策划书,也称企划案,其主体内容包括现状或背景介绍、分析、目标、战略、战术或行动方案、效益预测、控制和应急措施,各部分内容可因具体要求不同而详细程度不一。
2、其可涵盖内容如可行性研究报告、项目意向书、项目建议书以及广告策划书、宣传手册等围绕某次战前、战中以及展后的所有策划文案。
七、评估与修正
展会立项
首先要确认展会背景和展会目的,这步骤可以确保后续策划执行的时候方向不跑偏。
再者要确定展会的特色,现在展会千千万,保证自己展会的特色可以保障邀约效果和展会整体效果。
预算确认(这各环节要确认预算情况,因为后续每个环节都要在预算范围内,没有办展经验的公司尤其要跟老板确认好一个大致心理范围,否则会早上实际结果与预判相差较多,导致执行苦难)
确认展会时间和地点。很多展会都需要额外预定展厅和会议室,在办展高峰期,场地会变得很紧张,所以需要提前确认时间预定场地。这也是为了能够提前通知参会者,为展会做好预热工作。
确认承办单位和支持媒体,大型展会一般需要提前做媒体宣传推广,确保展会曝光和影响力。
展会设计包装和设备(中小型会议一般场地都会有相应硬件准备,超大型会议则需要联络展会工程配合了)
展会执行流程(时间流程、环节流程等)
展会现场活动造势(打造展会现场氛围感)
人员流程(参展人员管理和工作人员、安保人员管理)
预警(展会中可能遇到的问题要提前做好预警预判和2种以上解决方案)
展会前期确认
展会执行