Question

试论地质资料汇交要求与验收规范

Answer 1

陈培章

(全国地质资料馆)

摘要 本文探讨了地质资料汇交要求与验收规范的关系，分析了地质资料汇交要求与验收规范的发展历程及存在问题，提出了汇交要求及验收规范的制定原则，以及地质资料主管部门加快完善汇交要求，馆藏机构依据汇交要求制定验收规范的建议。

关键词 地质资料 汇交要求 验收规范

地质资料是地质科技档案，是国家重要的信息资源。我国对地质资料汇交工作非常重视，用法规形式规定了地质资料汇交要求，然而在地质资料验收过程中，不同地质资料馆藏机构存在标准不一致的问题，导致汇交人向不同馆藏机构汇交地质资料时，需提交不同格式或内容的资料和材料。针对这一问题，笔者试从地质资料汇交要求和验收规范两者关系入手，理清两者发展脉络，分析存在问题原因，提出对策建议。

1 地质资料汇交要求与验收规范的关系

地质资料汇交要求和验收规范是各自独立又紧密关联的。一方面是两者的作用有区别。我们可做这样的比喻，地质资料汇交就像生产者提交产品，地质资料验收就像工厂的检验员验收产品。在工厂里，某一产品的生产通常要有产品相关的生产要求，提交产品时有提交要求，检验员会根据产品的生产要求和质检规范来进行检查验收。另一方面两者制定主体也不一致。汇交要求一般由国务院和地质资料行政主管部门制定，验收规范则主要是地质资料接收、验收单位根据汇交要求制定。

总之，汇交要求是验收规范的前提，验收工作应以汇交要求中的条款作为尺规，是对汇交要求的检验和评判。

2 地质资料汇交要求的发展历程

新中国成立以来，国务院3次发布地质资料汇交管理相关的条例或办法。1963年《全国地质资料汇交办法》、1988年《全国地质资料汇交管理办法》和2002年《地质资料管理条例》，均提出了地质资料汇交要求，但都只是做了原则性规定。如2002年《地质资料管理条例》中第十二条规定“汇交的地质资料，应当符合国务院地质矿产主管部门的有关规定及国家有关技术标准。”

地质资料行政主管部门出台的相关办法，1958年地质部出台的《全国地质资料汇交暂行办法》、1977年国家地质总局出台的《全国地质资料汇交办法补充规定(试行草案)》，以及1989年地矿部出台的《全国地质资料汇交管理办法实施细则》，则对地质资料汇交要求做了较详细具体的规定。例如1989年《全国地质资料汇交管理办法实施细则》对汇交地质资料的齐全完整、资料格式、编目方法、图件折叠、载体质量、制印装订和文件装具等做出了详细具体的要求，可操作性较强，但有些条款超出了汇交要求范畴，例如文字报告封面、章节目录等要求，应在报告编写规范中予以规定。

随着计算机技术的普及和图文扫描技术的推广，特别是地质资料电子文档开始汇交，纸质资料汇交要求有所降低。突出体现在份数上，2003年国土资源部出台的《地质资料管理条例实施办法》，明确规定“需要向国土资源部转送的成果地质资料，汇交纸质资料及电子文档各两份；其他地质资料汇交纸质资料和电子文档各一份”。各省馆向全国地质资料馆转送纸质资料由以前的两份变为一份，导致全国地质资料馆撤销了“二库”。

《地质资料管理条例实施办法》中第十六条规定了地质资料汇交要求。“(一)按照国家有关报告编制标准、要求编写；(二)地质资料完整、齐全；(三)制印清晰，着墨牢固；规格、格式符合有关标准、要求；(四)电子文档的资料内容与相应的纸质资料内容相一致。”与1989年汇交细则相比较，不够具体，原则性强。为了加强地质资料电子文档的汇交和管理，2006年国土资源部发布《成果地质资料电子文件汇交格式要求》。

3 地质资料验收规范的发展情况

早在1979年《全国汇交地质报告质量验收试行规定》中提出“汇交的地质报告质量，要全面符合《全国地质资料汇交办法》及其‘补充规定’和其他有关规范的要求”，这也正好说明验收要求应以汇交要求为前提和准绳。

1992年，全国地质资料馆为使验收工作更加细化，更具操作性，修订了《全国地质资料馆地质资料检验整理工作要求》。经过两年多的实践和修改完善，这一验收要求成为地质资料汇交业务培训教材在全国推广应用，逐渐统一了全国地质资料验收整理工作标准，提升了地质资料汇交质量，部分馆藏机构结合实际需求，以此为蓝本，纷纷制定了本馆的《地质资料验收规范》。

近几年，随着地质资料电子文档、数据库类资料和原始地质资料汇交工作展开，全国各级馆藏机构都在积极探索制定相应的验收规范。

4 存在的问题及原因分析

现阶段，在地质资料汇交过程中，出现不同馆藏机构验收标准不一致问题主要是由于汇交要求不完善和验收规范不统一造成的。

汇交要求不完善主要体现为：一是实施办法中汇交要求过于简单，操作性不强，许多馆藏机构根据自己的理解，增加了部分要求，如有些馆藏机构对纸质文件首页或尾页有信息的，要求加装封面、封底，对于综合附表要求编制目录等，以及要求汇交人提交目录著录数据。二是对于2006年出台的《成果地质资料电子文件汇交格式要求》需修订，例如电子文件需同时汇交源文件和存档文件，存档文件既不是在地质工作中自然形成的，也不是资料必需的管理性文件，制定时更多考虑了馆藏机构保管和服务特点，增加了汇交人电子文件转换工作，此项工作应由地质资料馆藏机构自行负责。

全国统一的验收规范是1979年制定的，早已过时。后来全国地质资料馆虽然推广过本馆的验收工作方法，仅仅是以纸质资料验收为主，并没有形成行业标准。目前针对电子文档、数据库类和原始地质资料等验收规范，全国各地正积极探索，未形成统一标准全国推广。

5 对策与建议

一是应由地质资料行政主管部门加快修订地质资料管理条例实施办法以及电子文件汇交格式要求等法规，或出台新的汇交要求文件。尤其是对新技术手段取得的电子地质资料信息的汇交内容、格式进行完善，使之符合资料档案基本管理和服务的需要。

二是制定新的地质资料汇交要求需要考虑地质资料汇交人的权利、义务，不能把馆藏机构的工作转移到汇交人头上，例如目录数据库著录工作。当然，有些是汇交人的职责，也不能交由资料馆，比如资料定密工作。目前的政策是“新汇交的地质资料，由汇交人根据《涉密地质资料管理细则》的规定，对所汇交的地质资料提出定密建议，由负责接收地质资料的保管单位对汇交人提出的定密建议进行复核，并确定密级。”按《保密法》的有关规定，谁形成谁定秘，资料定密应是形成单位的工作，复核工作应由形成单位的上级主管部门承担，作为资料馆藏机构不应承担过多的定秘责任。

三是要结合实际工作，分设成果、原始和实物汇交三表单。目前，汇交人若汇交非油气类地质资料，需要上报成果和原始地质资料合一表单、实物单独一表单；若汇交油气等委托地质资料，需上报成果地质资料单独一表单，原始和实物地质资料合一表单。考虑大多数汇交人成果、原始和实物地质资料都是分开保管，独立建档，建议在汇交工作中分设三表，方便汇交上报和馆藏机构管理。

四是细化地质资料汇交要求，主要包括以下五个方面：

1)地质资料的汇交范围及内容。

2)地质资料的汇交数量，包括份数、应付文件数量是否齐全，包括必要的管理性文件，如电子文件登记表等。

3)汇交地质资料制印质量，包括文件材料的印刷、装订、插图表的位置。

4)汇交地质资料的信息内容是否齐全完整，包括章节完整，各种符号、线条、字迹是否清晰。

5)汇交地质资料的目录编制是否正确完整，包括文件分类正确，顺序规整。

五是地质资料验收规范虽由各地质资料馆藏机构自行制定，应以方便汇交、促进汇交为原则，最好全国制定统一的验收规范，利于汇交人向不同馆藏机构汇交。

六是地质资料验收规范应更多地规范验收的工作流程、技术方法、质量要求、评判指标等内容，对于资料质量要求则以汇交要求为基准。