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岗位说明书的流程
1、在开展编写工作之前,人力资源经理应和相关高层领导进行讨论,使高层领导率先树立岗位责任意识,对各项工作实行归口管理,改变自由随意的管理风格。 2、编写过程中,各部门的主管以及员工积极配合人力资源部的工作,为其提供编写技术的培训、指导和审核。 3、人力资源部可灵活选用问卷调查法、面谈法、工作日志法、实地观察法等方法,进行认真的工作分析和调查,了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级关系、对内对外的联系、任职资格等要素。 4、岗位说明书的编写不是一劳永逸,行业的发展、企业的变革会给岗位提出新的要求。因此,企业编写出规范的岗位说明书后,还应建立起岗位说明书的动态管理制度,由专人负责管理更新。
岗位说明书的流程
岗位描述 岗位描述就是确定岗位工作的具体特征。它包括以下几个方面的内容: 1、岗位名称。即指岗位所从事的是什么工作。 2、岗位活动和程序。包括所要完成的工作任务、工作职责、完成工作所需要的资料、机器设备与材料、工作流程、工作中与其他工作人员的正式联系以及上下级关系。 3、工作条件和物理环境。包括正常的温度、适当的光照度、通风设备、安全措施、建筑条件,甚至工作的地理位置。 4、社会环境。包括工作团体的情况、社会心理气氛、同事的特征及相互关系、各部门之间的关系等。此外,应该说明企业和组织内以及四周的文化和生活设施。 5、职业条件。由于人们经常根据职业条件来判定和解释职务描述中的其它内容,因而这部分内容非凡重要。职业条件说明了工作的各方面特点:工资报酬、奖金制度、工作时间、工作季节性、晋级机会、进修和提高的机会、该工作在本组织中的地位以及与其它工作的关系,等等。 岗位要求 岗位要求说明了从事某项工作的人所必须具备的知识、技能、能力、爱好、体格和行为特点等心理及生理要求。制定工作要求的目的是决定重要的个体特征,以此作为人员筛选、任用和调配的基础。 岗位要求包括:有关工作程序和技术的要求、独立判定与思考能力、记忆力、注重力、知觉能力、警觉性、操作能力、工作态度和各种非凡能力要求。岗位要求还包括文化程度、工作经验、生活经历和健康状况等。岗位要求可以用经验判定的方法获得,也可以通过统计分析方式来确定。 基于以上岗位分析的基础理论,是从大的方面加以分析出岗位说明书的成果。若根据某公司职位说明书的描述,再加以细化分析,具体可从以下几个方面进行考虑: 1、岗位基本信息 岗位基本信息也称为工作标识。包括岗位名称、岗位编号、姓名、所属部门、直接上级、职等职级、定员等。 2、工作内容描述 这是最主要的内容,此栏具体描述该职位所从事的具体的工作,应全面、详尽地写出完成工作目标所要做的每一项工作,包括每项工作的综述、活动过程、工作联系和工作权限。同时,在这一项中还可以同时描述每项工作的环境和工作条件,以及在不同阶段所用到的不同的工具和设备。 3、任职资格 教育背景此项填写从事该职位目前应具有的最低学历要求。在进行工作分析时,经常有这样的情况:某职员是一位有多年工龄、经验丰富的高中学历的员工,但他的教育背景显然不能代表所需要的教育水平。在确定教育背景时应该考虑,假如让一位新员工来工作,他最低应是什么学历,而不一定是当前在职员工的学历。 经验此项反应从事该职位之前,应具有的最起码的工作经验要求,一般包括两方面,一是专业经历要求,即相关的知识经验背景;另一个需要的是本组织内部的工作经历要求,尤其针对组织中的一些中、高层治理职位。 技能要求此项反映从事该职位应具有的基本技能和能力。某些职位对专业技能要求较高,没有此项专业技能就无法开展工作。而另一些职位相比之下则对某些能力要求更为明确。 个性特质指从事该岗位通常需要从业人员具备何种性格特征。 培训经历此栏反映从事该职位前,应进行的基本的专业培训,否则将不答应上任或不能胜任工作。具体是指员工在具备了教育水平、工作经验、工作技能之后,还必须经过哪些培训。 其它例如反映该岗位通常表现的工作特性,在流水线上可能需要三班倒;在高科技企业中需要经常加班;建筑施工人员经常出差;一般治理人员则正常上下班等。 4、责权范围 责任指此项工作所担负的职责和应当按时完成的任务。 权力一定的工作岗位要承担一定的责任,必须要有相映成趣的人、财、物上的支配权力。
1、在开展编写工作之前,人力资源经理应和相关高层领导进行讨论,使高层领导率先树立岗位责任意识,对各项工作实行归口管理,改变自由随意的管理风格。 2、编写过程中,各部门的主管以及员工积极配合人力资源部的工作,为其提供编写技术的培训、指导和审核。 3、人力资源部可灵活选用问卷调查法、面谈法、工作日志法、实地观察法等方法,进行认真的工作分析和调查,了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级关系、对内对外的联系、任职资格等要素。 4、岗位说明书的编写不是一劳永逸,行业的发展、企业的变革会给岗位提出新的要求。因此,企业编写出规范的岗位说明书后,还应建立起岗位说明书的动态管理制度,由专人负责管理更新。
岗位说明书的流程
岗位描述 岗位描述就是确定岗位工作的具体特征。它包括以下几个方面的内容: 1、岗位名称。即指岗位所从事的是什么工作。 2、岗位活动和程序。包括所要完成的工作任务、工作职责、完成工作所需要的资料、机器设备与材料、工作流程、工作中与其他工作人员的正式联系以及上下级关系。 3、工作条件和物理环境。包括正常的温度、适当的光照度、通风设备、安全措施、建筑条件,甚至工作的地理位置。 4、社会环境。包括工作团体的情况、社会心理气氛、同事的特征及相互关系、各部门之间的关系等。此外,应该说明企业和组织内以及四周的文化和生活设施。 5、职业条件。由于人们经常根据职业条件来判定和解释职务描述中的其它内容,因而这部分内容非凡重要。职业条件说明了工作的各方面特点:工资报酬、奖金制度、工作时间、工作季节性、晋级机会、进修和提高的机会、该工作在本组织中的地位以及与其它工作的关系,等等。 岗位要求 岗位要求说明了从事某项工作的人所必须具备的知识、技能、能力、爱好、体格和行为特点等心理及生理要求。制定工作要求的目的是决定重要的个体特征,以此作为人员筛选、任用和调配的基础。 岗位要求包括:有关工作程序和技术的要求、独立判定与思考能力、记忆力、注重力、知觉能力、警觉性、操作能力、工作态度和各种非凡能力要求。岗位要求还包括文化程度、工作经验、生活经历和健康状况等。岗位要求可以用经验判定的方法获得,也可以通过统计分析方式来确定。 基于以上岗位分析的基础理论,是从大的方面加以分析出岗位说明书的成果。若根据某公司职位说明书的描述,再加以细化分析,具体可从以下几个方面进行考虑: 1、岗位基本信息 岗位基本信息也称为工作标识。包括岗位名称、岗位编号、姓名、所属部门、直接上级、职等职级、定员等。 2、工作内容描述 这是最主要的内容,此栏具体描述该职位所从事的具体的工作,应全面、详尽地写出完成工作目标所要做的每一项工作,包括每项工作的综述、活动过程、工作联系和工作权限。同时,在这一项中还可以同时描述每项工作的环境和工作条件,以及在不同阶段所用到的不同的工具和设备。 3、任职资格 教育背景此项填写从事该职位目前应具有的最低学历要求。在进行工作分析时,经常有这样的情况:某职员是一位有多年工龄、经验丰富的高中学历的员工,但他的教育背景显然不能代表所需要的教育水平。在确定教育背景时应该考虑,假如让一位新员工来工作,他最低应是什么学历,而不一定是当前在职员工的学历。 经验此项反应从事该职位之前,应具有的最起码的工作经验要求,一般包括两方面,一是专业经历要求,即相关的知识经验背景;另一个需要的是本组织内部的工作经历要求,尤其针对组织中的一些中、高层治理职位。 技能要求此项反映从事该职位应具有的基本技能和能力。某些职位对专业技能要求较高,没有此项专业技能就无法开展工作。而另一些职位相比之下则对某些能力要求更为明确。 个性特质指从事该岗位通常需要从业人员具备何种性格特征。 培训经历此栏反映从事该职位前,应进行的基本的专业培训,否则将不答应上任或不能胜任工作。具体是指员工在具备了教育水平、工作经验、工作技能之后,还必须经过哪些培训。 其它例如反映该岗位通常表现的工作特性,在流水线上可能需要三班倒;在高科技企业中需要经常加班;建筑施工人员经常出差;一般治理人员则正常上下班等。 4、责权范围 责任指此项工作所担负的职责和应当按时完成的任务。 权力一定的工作岗位要承担一定的责任,必须要有相映成趣的人、财、物上的支配权力。
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1.岗位说明书的基本概念
岗位说明书是对企业岗位的任职条件、岗位目的、指挥关系、沟通关系、职责范围、负责程度、考核评价内容给予的一个定义性的说明。
编制岗位说明书是工作分析和岗位研究最重要的一项工作,岗位说明书是最终得出一个关键性文件。把编制岗位说明书的这项工作又叫做岗位描述,也就是通过这项工作把整个岗位进行一个整体全面的描述。只有做好了这项工作,才能够将后面的岗位评价工作做好,所以编制岗位说明书是岗位评价的一个最基础性的工作。
岗位说明书应该成为劳动合同文本的附件,是劳动合同文本的一个重要组成部分。
2.岗位说明书的主要内容
岗位说明书涉及的内容比较多,有任职条件,岗位的任务、责任、权限以及岗位的考核方式和内容等。但在通常的岗位说明书中,最常见也是最主要的内容有六大项:岗位任职条件的确定、岗位目的的明确、上下级关系的确定、工作沟通关系的确定和岗位职责范围的确定以及岗位的考核评估。
◎岗位任职条件的确定
就是什么样的人才能承担这个岗位的任务,那么它对学历,工作经历,所需要的知识,包括体能有什么要求。
◎岗位目的的明确
即企业为什么要设置这个岗位,这个岗位设置以后将发挥什么样的作用。
◎上、下级关系的确定
这个岗位的上级是哪个岗位,它的下级岗位又有哪些,这些岗位之间是什么关系等。
◎工作沟通关系的确定
在这个岗位上,需要和企业内的哪些部门,或者上级岗位打交道;在企业之外,要和哪些政府部门,相关企业、客户、或者社会中介机构打交道。
◎岗位职责范围的确定
在本岗位工作都需要承担什么样的责任。如果该岗位有八项职责,那么具体由谁负责,负责到什么样的程度,谁负主要责任,谁负部分责任。
◎考核评价
指明了考核的内容和方式,以及岗位工作的完成情况。
岗位说明书的编制过程
任职条件的确定
1.学历
◎一般填某某学历以上。
◎学位要求,例如要求硕士或博士学位。
◎技术职称,要求有高级职称或者中级职称等的任职资格(或者不是要求有高级职称)。
2.经验
◎要求了解相关行业。
◎要求在本行业工作过。
◎要求在本岗位工作多少年以上。
3.专业知识
◎要求具有哪些专业的知识。
◎一般不必写得很详细,只要求哪一方面或哪个专业。
4.业务了解范围
◎业务了解范围填起来比较困难一些,也就是除了本专业,还要了解哪些相关知识。
◎对这个岗位的业务是否熟悉,业务能力如何。
岗位目的
◎岗位目的就是岗位的作用,这是岗位说明书最难写的一个部分。
◎一般写这个岗位的必要性和所起的作用。
【案例】
人力资源部的人事培训专员的岗位目的是:根据公司的发展战略,组织协调公司各个部门、子公司的员工培训工作,开发员工潜能,提高员工素质,为集团公司的经营管理提供人力资源的保障和支持。
工作沟通关系
工作沟通关系具体分为两部分:企业内部沟通关系和企业外部沟通关系。
1.内部沟通
内部沟通就是在企业内部将与谁打交道。沟通关系不填写下级,只填写上级和平级,因为下级是必然要沟通的。
主要是两个层面:
◎上级。这个岗位直接受哪个岗位领导。
◎平级。平级主要是在企业里将要和哪些相关的部门、岗位打交道。一般只选择两个或三个左右经常打交道的部门。
2.外部沟通
在企业的外部还要跟哪些相关单位打交道。外部沟通关系一般分以下几类:
◎政府部门。例如企管部负责企业的注册登记,要和工商局打交道,
技术开发部可能要跟标准局、技术监督局打交道,统计工作可能要和统计局打交道。
◎相关企业。相关企业指上下游企业,上游指原材料供应商,而下游指运输、客户等。
◎中介机构。例如律师事务所、会计师事务所、咨询公司、培训公司等。
上级与下级的关系
在沟通关系的下面要填下级的人数:
◎直接领导的人数
◎间接领导的人数
◎总数
另外,还要填写人员的类别。人员类别指级别,是属于经理级、中层还是属于一般人员。
岗位职责的确定
职责范围
按职责重要性依次列出每项职责及其目的,是职责范围的精确描述。要按照职责的重要程度来填写,重要的放在前面,次要的放在后面。基层工作人员可能两至五项,中层人员可能五至十项,高层人员可能十几项。
职责负责程度的确定
就是负什么样的责任,是负全部责任,部分责任,还是支持责任。
1.全责
在同一个级别上没有其他同志负全部责任,只有你负责,那么这个责任叫全责。
纵向有可能有两个职位都负全责,横向不允许有两个岗位同时负全责。
例如人力资源部经理,员工管理、薪酬管理、培训、考核也都是负全责。下属所负的全责之和应该和上级部门经理负的全责一致。
2.部分责任
就是大家需要配合,或者责任有交叉,这时候是部分责任。例如培训专员负主责,但是员工管理者也要负部分责任,因为他负责筛选这些员工,哪些需要培训,他负部分责任。
3.支持责任
例如企业的生产管理部有部长,有负责计划的,负责调度的,负责统计的,那么负责统计的同志对生产管理调度计划都有支持责任,因为统计资料要提供给其他几个人看。
做岗位说明书的时候,支持责任不要太多。一个人负责很多支持责任,就会造成相互之间的矛盾。
考核评价
考核就是从数量和质量上来检测职责完成情况。例如员工培训这个主责,就是考核执行培训计划的情况如何,是否达到员工培训的效果。要由员工对人力资源部组织的这次培训打一个评分:我很满意,我比较满意,我一般满意,我不太满意。通过这样的方式,最后确定对负责人事培训专员的评价。
【案例】
某科技集团公司人力资源部人事培训专员,他的直接上级主管人力资源部部长。他的任职条件:学历要求大学本科以上,经验要求是三年以上大中型企业或外资企业的相关岗位工作人员。这是要求他做过三年培训,不是在人力资源行业做三年,而是要求他做过三年的培训专员,而且要求是在大中型企业或者是外资企业工作过。他的专业知识要求懂得人力资源管理、员工培训管理、法律行政管理;他的业务了解范围要了解国家的有关政策法规、人力资源管理的新知识、新动向、本公司人力资源管理的体系和职能,国际、国内人力资源管理的新政策,新的发展趋势,对未来有很多要求,尤其是了解一些新的知识。
上面针对岗位说明书的几大部分内容,逐一进行了说明。为了帮助大家对岗位说明书有个直观的了解,这里举一个会计岗位的岗位说明书作为例子。
岗位说明书是对企业岗位的任职条件、岗位目的、指挥关系、沟通关系、职责范围、负责程度、考核评价内容给予的一个定义性的说明。
编制岗位说明书是工作分析和岗位研究最重要的一项工作,岗位说明书是最终得出一个关键性文件。把编制岗位说明书的这项工作又叫做岗位描述,也就是通过这项工作把整个岗位进行一个整体全面的描述。只有做好了这项工作,才能够将后面的岗位评价工作做好,所以编制岗位说明书是岗位评价的一个最基础性的工作。
岗位说明书应该成为劳动合同文本的附件,是劳动合同文本的一个重要组成部分。
2.岗位说明书的主要内容
岗位说明书涉及的内容比较多,有任职条件,岗位的任务、责任、权限以及岗位的考核方式和内容等。但在通常的岗位说明书中,最常见也是最主要的内容有六大项:岗位任职条件的确定、岗位目的的明确、上下级关系的确定、工作沟通关系的确定和岗位职责范围的确定以及岗位的考核评估。
◎岗位任职条件的确定
就是什么样的人才能承担这个岗位的任务,那么它对学历,工作经历,所需要的知识,包括体能有什么要求。
◎岗位目的的明确
即企业为什么要设置这个岗位,这个岗位设置以后将发挥什么样的作用。
◎上、下级关系的确定
这个岗位的上级是哪个岗位,它的下级岗位又有哪些,这些岗位之间是什么关系等。
◎工作沟通关系的确定
在这个岗位上,需要和企业内的哪些部门,或者上级岗位打交道;在企业之外,要和哪些政府部门,相关企业、客户、或者社会中介机构打交道。
◎岗位职责范围的确定
在本岗位工作都需要承担什么样的责任。如果该岗位有八项职责,那么具体由谁负责,负责到什么样的程度,谁负主要责任,谁负部分责任。
◎考核评价
指明了考核的内容和方式,以及岗位工作的完成情况。
岗位说明书的编制过程
任职条件的确定
1.学历
◎一般填某某学历以上。
◎学位要求,例如要求硕士或博士学位。
◎技术职称,要求有高级职称或者中级职称等的任职资格(或者不是要求有高级职称)。
2.经验
◎要求了解相关行业。
◎要求在本行业工作过。
◎要求在本岗位工作多少年以上。
3.专业知识
◎要求具有哪些专业的知识。
◎一般不必写得很详细,只要求哪一方面或哪个专业。
4.业务了解范围
◎业务了解范围填起来比较困难一些,也就是除了本专业,还要了解哪些相关知识。
◎对这个岗位的业务是否熟悉,业务能力如何。
岗位目的
◎岗位目的就是岗位的作用,这是岗位说明书最难写的一个部分。
◎一般写这个岗位的必要性和所起的作用。
【案例】
人力资源部的人事培训专员的岗位目的是:根据公司的发展战略,组织协调公司各个部门、子公司的员工培训工作,开发员工潜能,提高员工素质,为集团公司的经营管理提供人力资源的保障和支持。
工作沟通关系
工作沟通关系具体分为两部分:企业内部沟通关系和企业外部沟通关系。
1.内部沟通
内部沟通就是在企业内部将与谁打交道。沟通关系不填写下级,只填写上级和平级,因为下级是必然要沟通的。
主要是两个层面:
◎上级。这个岗位直接受哪个岗位领导。
◎平级。平级主要是在企业里将要和哪些相关的部门、岗位打交道。一般只选择两个或三个左右经常打交道的部门。
2.外部沟通
在企业的外部还要跟哪些相关单位打交道。外部沟通关系一般分以下几类:
◎政府部门。例如企管部负责企业的注册登记,要和工商局打交道,
技术开发部可能要跟标准局、技术监督局打交道,统计工作可能要和统计局打交道。
◎相关企业。相关企业指上下游企业,上游指原材料供应商,而下游指运输、客户等。
◎中介机构。例如律师事务所、会计师事务所、咨询公司、培训公司等。
上级与下级的关系
在沟通关系的下面要填下级的人数:
◎直接领导的人数
◎间接领导的人数
◎总数
另外,还要填写人员的类别。人员类别指级别,是属于经理级、中层还是属于一般人员。
岗位职责的确定
职责范围
按职责重要性依次列出每项职责及其目的,是职责范围的精确描述。要按照职责的重要程度来填写,重要的放在前面,次要的放在后面。基层工作人员可能两至五项,中层人员可能五至十项,高层人员可能十几项。
职责负责程度的确定
就是负什么样的责任,是负全部责任,部分责任,还是支持责任。
1.全责
在同一个级别上没有其他同志负全部责任,只有你负责,那么这个责任叫全责。
纵向有可能有两个职位都负全责,横向不允许有两个岗位同时负全责。
例如人力资源部经理,员工管理、薪酬管理、培训、考核也都是负全责。下属所负的全责之和应该和上级部门经理负的全责一致。
2.部分责任
就是大家需要配合,或者责任有交叉,这时候是部分责任。例如培训专员负主责,但是员工管理者也要负部分责任,因为他负责筛选这些员工,哪些需要培训,他负部分责任。
3.支持责任
例如企业的生产管理部有部长,有负责计划的,负责调度的,负责统计的,那么负责统计的同志对生产管理调度计划都有支持责任,因为统计资料要提供给其他几个人看。
做岗位说明书的时候,支持责任不要太多。一个人负责很多支持责任,就会造成相互之间的矛盾。
考核评价
考核就是从数量和质量上来检测职责完成情况。例如员工培训这个主责,就是考核执行培训计划的情况如何,是否达到员工培训的效果。要由员工对人力资源部组织的这次培训打一个评分:我很满意,我比较满意,我一般满意,我不太满意。通过这样的方式,最后确定对负责人事培训专员的评价。
【案例】
某科技集团公司人力资源部人事培训专员,他的直接上级主管人力资源部部长。他的任职条件:学历要求大学本科以上,经验要求是三年以上大中型企业或外资企业的相关岗位工作人员。这是要求他做过三年培训,不是在人力资源行业做三年,而是要求他做过三年的培训专员,而且要求是在大中型企业或者是外资企业工作过。他的专业知识要求懂得人力资源管理、员工培训管理、法律行政管理;他的业务了解范围要了解国家的有关政策法规、人力资源管理的新知识、新动向、本公司人力资源管理的体系和职能,国际、国内人力资源管理的新政策,新的发展趋势,对未来有很多要求,尤其是了解一些新的知识。
上面针对岗位说明书的几大部分内容,逐一进行了说明。为了帮助大家对岗位说明书有个直观的了解,这里举一个会计岗位的岗位说明书作为例子。
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我就是做这一行的,一般来说,写岗位说明书需要先了解下企业的战略目标,毕竟组织架构是为战略目标服务的。之后要设计组织架构,做部门和职能的工作,部门设置好了,就开始做岗位和职责。岗位和职责做完,下一步就是岗位评价和绩效考核了。一环套一环,如果你想学习这个,我推荐你还是买几本书看看。
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组织结构设计——岗位设计——工作分析——岗位评价——岗位说明书
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