职场使用商务电子邮件的准则
职场使用商务电子邮件的准则
职场使用商务电子邮件的准则，电子邮件在职场上的使用还是很常见的，但是人们在用电子邮件的时候也要注意很多方面，这样是会方便人们工作的，下面分享职场使用商务电子邮件的准则？
职场使用商务电子邮件的准则1
1、注意你的措词。
你也许认为你写得明白易懂，但有些用词是会让人误解的。应当做到用词精练并且达意。这样可以避免事后为了对邮件内容进行解释而浪费高昂的长途电话费。
记住，没有人会喜欢垃圾邮件。当未得到对方允许而发送邮件时，必须确保邮件内容对收件者是有价值的。假如你没有做到这一点，收件人很可能认为那是垃圾邮件，未加阅读即予删除。
2、在电脑上，没有一样东西是保密的。
即使邮件信息已被删除，许多软件程式仍可从电脑的硬盘上读取信息。在你按下“发送”键前，必须考虑清楚，假如该邮件被他人看到，后果会是如何──比如被老板看见。首要的一条原则是，不要在工作时发送私人或是机密邮件。
3、尽可能缩小邮件附件。
附件越大，下载所需的时间就越长，占据收件人的硬盘空间就越多。有些电子邮件的附件可能是不必要的。对于连篇累牍的文件，应考虑使用传真来代替电子邮件。不要想当然。你也许是一个网络老手，熟悉网络行话和图释，但不要假设收件人像你一样熟悉这些玩意儿。
4、与使用手机有关的首要问题是，你在何时、何地、以及如何使用。
我的观点是：除非你是一名医务人员或信息科技从业者(他们需要整天使用电话处理紧急事宜)，否则你实在没有必要在公共场所接听或拨打手机，如饭店、剧场、飞机、火车或公共汽车上。在公共场所，用手机交流公司机密或私人信息是十分危险的──甚至有可能令你失去客户。记住：隔墙有耳。
5、如何留下一个有效的语音信息的首要原则是：简明扼要、语速放慢。
只留下接听者需要的内容。当你要表达问候时，也要注意内容简短。如果你要离开办公室较长一段时间，应留下你何时回来以及你不在时是否有人检查信箱的详细信息。
职场使用商务电子邮件的准则2
高效电子邮件使用者的习惯
1、减少总量。
当你每天给同一个人发送太多次电子邮件时，他们对此的关注程度就会较少。理想的`情况是，你的电子邮件就好像是你还是孩子时曾经为了那些信件而总是去检查信箱那样的被期待已久（你还记得吗？）。
2、不需要保持“时时知情”。
相信你的员工，没有你的不断监督他们也会做好他们的工作。如果你认为，除非你需要把每一封电子邮件都抄送给他们，否则他们就不会按照你所设定的目标去执行工作，那你就需要一个新的工作团队了。
3、分批回复电子邮件。
而不是在每次收到一封电子邮件时就回复它，当你可以一次性挤出10分钟时再去回复电子邮件，并安排好每天这样做两次（当你不需要把精力集中在需要更全神贯注的工作上时）。
4、让内容明确。
如果有什么内容可能会被曲解或误解，需要20封的电子邮件链才能澄清，那不如拿起电话或是亲自过去说清楚。
5、拼写正确。
使用正确的语法。它不仅会让你看起来更专业，而且，在今天这样的时代里，你永远也不会知道这些电子邮件何时被刊登在报纸上或是被转发到某些你从未预料到的地方。如果你的行文就像是两个人之间在发送短信的话，你看起来就会像个傻瓜一样。
6、有时候，把你的苹果手机或黑莓手机留在你的办公桌上。
你不需要在熟食柜台前排队的时候也查看你的电子邮件。真的。那些邮件可以等。你反而应该对给你弄三明治的人说声你好。
7、请记住，电子邮件并不是你的工作。
正如会议和电话会议一样，都是完成你的工作的一个工具。如果你所做的所有事情就是整理及回复电子邮件的话，你大概根本成不了气候。关注工作结果，而不是你的电子邮件收件箱，你会有很多事情去做。
摩杜云
2024-07-09 广告
