Question

基层单位地质档案资料数字化的思考

Answer 1

谢丽华¹程永平²

（1. 广东省有色金属地质局；2. 河南省地矿局第二地质勘查院）

摘 要 随着计算机信息技术的快速发展，档案数字化技术也应运而生并推广运用，它的出现对信息化档案管理工作带来新的深远影响。在这种情形下，本文主要对基层单位地质档案资料数字化工作的有关问题进行分析与讨论。

关键词 地质档案资料 数字化 管理 基层单位

地质档案资料是地质工作成果的集中体现，包括成果资料、水文资料、样品分析资料、钻探资料、测量资料、设计和科研资料等一系列地质工作必备的科学依据性地质档案资料。它是地质工作活动中的真实记录，记载了地质工作者从事地质勘查工作的智慧结晶，体现了地质工作者的劳动价值。

地质档案资料数字化建设是地质工作现代化管理的必然趋势。随着计算机技术、网络技术、数据库技术及多媒体技术的广泛应用，以地质档案资料为主要收藏载体的传统纸质地质档案资料已难以适应当今信息时代的要求，地质档案数字化建设已成为基层单位档案室信息化建设的重要内容和发展方向。作为基层单位的档案室，如何有计划地开展地质档案资料数字化建设，实现地质档案信息资源共享，无疑具有重要的现实意义。

1 地质档案资料数字化的概念及特点

1.1 地质档案资料数字化的概念

地质档案资料数字化是以数字化信息为基础，以计算机技术和网络系统为依托。实现地质档案信息的收集、处理、整合、存储、传输、应用，使得地质档案资料真正得到充分利用和资源共享。

1.2 地质档案资料数字化的特点

一是利用计算机技术将各种地质档案信息进行数字化存储，改变过去单一文字档案的形式；

二是数字化档案的生成、转化与使用，都离不开专用设备（如扫描仪、专用服务器等）；

三是存储突破了空间上的限制，克服了纸质档案保存难的弱点；

四是档案信息资源共享性。通过数字化处理和网络传输，让广大的用户可以共享地质档案资料。

2 地质档案资料数字化的现状

广东省有色局自 1956 年至今，通过广大地质科技工作者的辛勤劳动，积累了丰富的地质档案资料。目前，局属基层单位档案室保存的地质档案信息形式主要以纸质载体形式存在。这些地质档案资料大多数是 20 世纪 60 ～ 70 年代，甚至有的还是 50 年代形成的，大多数地质档案资料为纸质蓝图和铅字打印文稿，随着时间的流逝，蓝图正在逐渐褪色，字迹正在消失，铅字打印文稿的纸张更是在逐步老化，甚至有些资料已无法利用。地质档案信息资源的经济价值和社会价值已难以得到充分的体现，更难以适应现代信息社会化的形势要求。

（1）基层单位档案部门硬件配备总体滞后，达不到档案数字化要求。数字化工作是需要借助大量的硬件设备才能完成的。目前，我局基层单位虽然为档案管理部门配备了计算机设备，但大多为其他部门淘汰的配置低、陈旧的设备，同时也缺乏数字化所必备的高分辨率扫描仪、专用的服务器等。

（2）地质档案管理软件版本、功能不统一，使用混乱，直接导致档案录入、查询的不方便，同时也极容易产生误差，给档案管理人员和查阅档案的用户带来诸多不便。

（3）数字化程度不高。虽然我局大部分单位的地质档案资料都利用计算机管理，但都只是目录级的录入管理，其文字报告、图表等并没有进行数字化处理，仍以纸质形式进行管理与利用，没有真正实现地质档案的数字化管理。

（4）档案人员素质总体不高，不能完全达到档案数字化工作技能要求。目前，我局基层单位档案人员的知识结构比较单一，工作热情不够，工作效率也不高。因此，地质档案资料数字化建设中，综合性人才的缺乏是制约着数字化成效的关键问题。

3 实现地质档案资料数字化的优势

针对基层单位地质档案资料数字化的现状，实现地质档案资料数字化可有效解决地质档案资料管理面临的一些问题。

3.1 地质档案资料利用

地质档案资料数字化建设的目的就是要方便快捷地为广大用户利用信息，提高信息利用率。进行数字化后地质档案资料信息的利用工作可以改变烦琐的手工操作查阅，有效地保护地质档案资料的原件不受到磨损和破坏。同时专业技术人员可以随时随地通过网络浏览、获取所需的地质档案资料目录，然后直接到档案室调阅。档案室还可直接为查阅者提供电子文档复制服务。这样既可节约时间，又能缩短成果编制时间，起到了事半功倍的效果。这是电子文档易转移、低成本的具体运用，提高了办事效率。

3.2 地质档案资料存储空间

由于纸质地质档案资料数量的快速增长，大部分的档案室基于历史的原因，库房面积小，远不能满足日益增长的地质档案资料的存放要求，致使档案室库房压力增大，将地质档案资料信息数字化后，将地质档案资料存储在硬盘、光盘等介质上，可大大减轻库房的压力，降低管理成本。

4 地质档案资料数字化建设中的几点思考

4.1 确保地质档案资料信息的保密

地质档案资料管理工作是地质工作中的一项重要组成部分，它同时具有地质专业性和资料秘密性两种特性。在进行数字化处理工作时，要注意防止地质档案资料的泄密。对外聘人员应该签订严谨的保密协议，同时应有专人负责监督数字化处理整个过程的工作机构，切实防止外聘人员在对纸质档案数字化处理过程中，造成涉密地质档案资料的泄密事件发生。

4.2 纸质地质档案资料原件的安全保护

地质档案资料的唯一性、原始性是真实记录历史的重要体现，同时地质档案资料还具有不可再生和不可替代性。因此保护地质档案资料原件安全和可用性是地质档案工作的重要内容之一。在进行数字化加工过程中，常会发现有的档案材料由于形成的年代不同，原件在纸色、墨迹、印章等方面所存在的瑕疵，为有效地保护它的原始性和真实性，不能对档案材料的实体内容进行擅自修改，要确保被数字化的每份地质档案资料的内容完整和保持原貌。

纸质档案数字化后，主要是通过计算机网络等技术实现数据信息的共享，因此网络的安全性、数据的安全性是一个重要的问题，必须设定安全的使用权限，以保证电子数据不被错误修改、删除，同时派专人作好数据的备份工作，以保证档案室提供给用户的数据具有安全性、可靠性。

4.3 加大地质档案资料数字化软硬件的投入

地质档案资料数字化首先是档案硬件的现代化。档案数字化离不开高技术来支撑。各基层单位要根据实际需要，为各自档案室配备计算机、扫描仪等基本设备，并随着需求发展不断进行升级完善。同时还应建立专门的档案管理服务器。组织开发或者购置数字化档案管理系统，构建档案数字化综合应用平台，以满足档案利用者和档案管理者需求为目标，实现从输入、存储、管理到利用的数字化。

4.4 档案管理人才的培养

地质档案资料数字化管理是一项专业性、技术性较强的工作，人才的培养是保证地质档案资料数字化建设取得成效并持续发展的关键。要把加快档案管理人员培养教育工作，作为一项长期的、重要的任务来抓。因此，各基层单位必须重视地质档案人员的培养，不仅需要培养档案专业知识的人才，也需要懂管理有创造力的管理人才，而且更需要培养有较先进信息处理技术的人才，以利于更好地开展地质档案资料数字化建设和利用工作。

4.5 基层单位档案数字化建设应量力而行

基层单位档案数字化建设是社会信息化工程的有机组成部分，基层单位的地质档案资料数字化必须因“需”制宜、科学规划、逐步推进。从地质档案资料专业性、特殊性及用户需求个性等因素出发，地质档案资料数字化建设在网络信息资源中发挥最大化的效能，实现真正意义上的地质档案信息资源共享，提升地质档案资料的社会价值。

5 结语

地质档案资料数字化是一项系统工程，基层单位档案室只有实现地质档案资料数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案部门从封闭中走向开放，更好地发挥地质档案信息的增值作用，使地质档案资料的使用价值能够更好地服务于社会。

Answer 2

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案软件定制、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。