Question

我是新手出纳，公司人员在我未接手前向公司借支了50000元，后来只开了张收据给我，我该如何入账？

我是新手出纳，公司人员在我未接手前向公司借支了50000元，后来只开了张收据给我，但原借支单没给我，我就按收据在现金日记帐里入了这笔数 贷：XX人员借支50000元，后来他拿报销单45000元跟我报销，叫我在区之前我未接手的这笔借支款里减数（我就现金日记帐里写 借：收XX人员45000元还借支款，这样的手续对吗？请问我该如何在现金日记帐里显出来？
麻烦高手们指教指教，谢谢！

Answer 1

从你介绍的情况是不是这样的：
请款人原来借款未入账，但现金已经付给了他，前任移交给你的现金日记账上的余额大于实际现金库存数，账实相差5万元。你接任后，取得了借条，你凭该借条登记现金日记账支付5万元，这样账面余额与实际库存就一致了。如果是这样，这一步是没有问题的。
后来报销4.5万元，就与现金无关了，如果他是退回5万元现金给你，你就应该开张收据，并登记现金日记账收方（借方）。但他现在是报销单，不是现金，是不能登记现金日记账的，报销冲账应该由会计编制记账凭证记账。如果他报销冲账同时退回剩余的5千元，你只能登记现金日记账收入5千元。
现金日记账只能登记现金的收支，日记账的余额要和实际库存现金一致。你没有收到现金，当然不能登记日记账。

追问

你好，我们公司新开不久，旧年是没做帐的，钱是由我们老板自己操作，虽说是今年一月交接给我，可是一月和二月初的钱还在我老板自己操作，帐我就照入，公司人员借支的钱，都是当时由我老板借给他的,公司人员只开了张5万元的收据给我(原借条没给我）说是之前向我们老板借的，我就入了帐部，后来他拿45000元的报销单回来叫我在这5万里减数，剩余的5000元说留到下个月再在报销里减，请问我该如何入这笔数到帐部才会平呢？谢谢！！

追答

因为你现在说的是现金日记账，就只能记现金的收支，根据借条贷记现金，收到钱才能借记。你收到的是单据，要登记会计明细账，和你的现金日记账没关系。在根据借条登记现金日记账的同时，会计要做一笔分录：借：其他应收款50000，贷：现金50000
现在收到报销单，冲减这个人的欠款
借：原材料（管理费用等）45000，贷：其他应收款45000，这样他就只欠5000了（其他应收款-**人余额只有5000），因为没有现金的流动，你的现金日记账不动

追问

你好，我还有个小小的问题，因为我这里有点特殊，手上不拿现金的，老板只开个私人帐户给我，所有公司开支都在私帐里转款到他们帐户上（如：员工借支或报销等），提备用金也转到私帐里出数，老板说我不用做会计分录，就登记现金帐和银行帐就可以了，请问我该怎么处理这笔数记入帐里呢？那份收据还要不要给会计那边的？感谢！

追答

另外有没有公司的银行账户？
你这个私人账户就相当于库存现金，卡（折）由你保管吗？如果是，那么你的现金日记账余额就应该等于卡（折）上的钱加上你手头可能临时有的零星现金。
员工借支或报销等，从这个卡上转给借款人（报销人），相当于给了他现金，你要贷记现金日记账，减少库存现金余额。从银行提取备用金存入这个户，借记现金日记账，相当于库存现金增加了。
同时这些单据都要给会计，由他编制记账凭证、登记明细账和总账，进行会计核算，并出具报表。
而这个人报销是冲账，现金已经给过了，你只要把报销单据给会计，他就可以按我前述的进行会计处理了。你是出纳是管钱的，要把钱管好，并登记日记账，做的账款一致，并按月与会计核对货币资金的余额一致。银行日记账也是有银行单证就记，每月保证发生额和余额与银行对账单一致，如果有未达账还要编制调节表。
另外，提醒你，自己私人的钱不要存到这个户上，公私要分清，而且要每天及时登记现金日记账，结出余额，与你的卡（折）核对。这样万一出了差错，当天比较好回忆检查。

追问

你好，我们老板一共给我两个帐户，一个是公司银行账户（即公账），另一个就是上述我所说的私人帐户了（即私帐），其他一切零星现金都不拿在手上的，这些卡（折）都是由我保管的。请问我要登记哪几本帐部才对（现金日记帐，银行日记帐，现金存款日记帐）？还有些公司人员报销的钱私帐上都还没有钱报销给他们，就这样登记入帐部了，不知这样做对不对呢，谢谢！

追答

首先要搞清楚公司银行账户是什么？你这个公账是不是户名就是公司，没有卡和折，支出是要用银行专用票据的（现金支票、转账支票、汇票、转账汇款等），而且要用银行预留印鉴的。如果是这样就是银行存款结算户。也就是会计上说的银行存款，它的收支都要登记“银行日记账”，每月从银行拿来对账单，与自己的银行日记账发生额、余额核对。
另外那个你说的私账，是用卡或存折的，就相当于库存现金。就是我前面讲的处理方法，登记现金日记账。你不要想着拿在手上的就是现金，存在卡上的就是银行存款。
日记账就是两种：现金日记账、银行存款日记账。没有现金存款日记账。
这两种账必须是涉及到现金或银行存款才可以登记，报销单据拿来钱没有给，不能登记。最好没钱时就不要收他们的报销单据，等有钱了，再通知他们来报销，这样不容易错。如果因故必须收下单据，你就应该把没付钱的单据单独保管，付了钱再登记日记账。〔正规的单位，这样的情况先交会计做帐，反映“其他应付款”，等付了钱再减少“其他应付款”〕
如果给钱不给钱都记日记账，就乱了，光凭脑子记，是不可靠的。会计核算是有规矩的，有基本原理的，之所以一个账套设置总账、明细账、日记账，还有会计分录，各有各的用处的。日记账就是直观的流水账，流进流出才记账。
明白了吗？还有什么问题，很乐意回答。你学过会计吗？即使学过也可能刚接触实际，没有人带，理论联系不上实际，没关系，多问问就好了。

追问

非常感谢你的耐心解答！明白了！我所讲的公帐就是公司银行帐户了，其实我没有学过会计的，没有任何基础，也没有人带我做，不知从何做起呢！ 当时1月交接的时候，现金帐是负数交给我的，公帐和私帐（结转上年余额为负数）的钱还没交到我手上，所有支出还是他自己操作，2月才正式把两个帐户交到我手上，例如：1月有笔直接在公帐转到他的帐户了，用于发员工工资的，我要不要另设属科目登记他操作的数？该如何写入帐部？谢谢！

追答

1月发工资的那笔，银行存款日记账有没有登记？如果没有就要补登到银行存款日记账贷方，要根据银行单证登记，并把它交给会计做帐。
如果你接到手的账簿余额是负数，肯定有错误。建议你首先保证从你接手开始记账是正确的，就按我前面说的做。然后再抽时间查查前面的，不知道前面时间有多长，如果不长，就根据我说的原理，拿单据来逐笔核对。如果时间长就要找专业人士来查了。但是你接手以后的一定要保证处理正确。