Question

如何开好例会

Answer 1

例会是统一思想最有效的管理方法

Answer 2

例会，是一个部门主管经常要做的事务，然而它却是一件非常简单又非常难做到的事情。很多主管主持的例会着实不怎么样，高效率例会，应该是聚焦的、精炼的、闭环的。

身为主管，你主持的例会高效吗？例会应该这么开（干货）
如何开好例会？下面12个字是核心导向：会而议、 议必决、决必行、行必果。以此为牵引，高效的例会要做好5个要素，它们是：

目的（Purpose）

议程（Agenda）

时间（Timed）

信息（Information）

结果（Outcomes）

身为主管，你主持的例会高效吗？例会应该这么开（干货）
1. 会议的目的（Purpose）
会议一定要有目的，而且这个目的应该具体。有没有想过，例会的目的是什么？通过跟进、细化、发现问题，改进，推进中长期目标的实现。会议目的应该非常明确，不是为了开会而开会，是为了达成目标解决实际问题。

2. 议程（Agenda）
会议都有一个议程，例会的议程相对固定，可以提高效率。可以来个三段论：

行动计划目标的完成情况；

过程中好的方面及存在的问题，需要改进的地方；

新的行动计划和目标、责任人。

3. 时间（Timed）
例会时间相对也固定下来，比如在星期几的某一个时间段，控制在1个小时基本就可以了，超过1.5个小时的会议多数在浪费时间。如果觉得会议内容太多，1个小时时间不够，怎么办？那就精简会议内容，直到控制在1小时之内。

身为主管，你主持的例会高效吗？例会应该这么开（干货）
4. 信息（Information）
其实就是会议的内容。会议内容应强化目标导向性，聚焦在过去工作的总结和新目标的规划上。回顾工作要将重点，不是报流水账，这不仅浪费时间，更让人厌烦，影响会议效果。

5. 结果（Outcomes）
会议要有结果，并不仅仅指会议纪要，而是指会议上制定的行动计划如何落实：

目标和评价标准是什么？

责任人是谁？

完成日期是何时？

资源保障是什么？

谁来检查？

怎样追究没有落实的事和人？

总之一切是为了落地，否则会议的结果就是零。发现问题，只是为下一步的改进提供基础。

五条原则，不仅体现了会而议、 议必决、决必行、行必果，更蕴含着PDCA的管理过程，如果做到了闭环，就会使各项工作不断得到改进和提升。

身为主管，你主持的例会高效吗？例会应该这么开（干货）
例会具体流程如下：
一、组织：例会由各部门自行组织，公司行政部负责监督与指导。

二、前期准备：在例会之前，部门内员工要对自己的工作先行总结，对于结果与计划偏离较大的事项，要寻找到根源，并制定改善行动点；部门主管要对本部门工作进行总结，并对计划的执行情况进行总结，对于需要改进的事项制定改善行动点。

三、宣布开始：会议召集人准时宣布会议开始。

四、员工总结：首先是部门内部员工对自己工作进行总结，对于工作结果与工作计划偏离较大的事项，将接受部门主管的质询，确定改善行动点。

五、部门总结：部门主管对本部门工作进行回顾，对没有完成目标的事项进行分析，找出原因，制定改善行动点，并形成本部门上一周期的总结报告

六、计划：在例会上，部门主管与部门内成员一起制定部门工作计划和个人工作计划，确定工作要点和完成期限，并填在计划表内。

身为主管，你主持的例会高效吗？例会应该这么开（干货）
七、会议总结：会议结束前，会议召集人对本次会议过程进行回顾，并对形成的决议和行动点进行总结。

八、整理纪要：每次会议，必须进行详细地记录，会后要整理出会议纪要，部门例会会议纪要要交行政部门存档。

九、落实：对于会议中形成的决议和行动点，由各部门负责组织实施，追踪和检核，以保证会议结果能够得到很好的贯彻。

身为主管，你主持的例会高效吗？例会应该这么开（干货）

Answer 3

如何开好一个会议
　　作为一个会议主持者，（软件项目需求分析讨论会，或者工作安排会，或者设计方案会议。。。）

　　在开会前，首先要缕清自己的思路。要想到我要讲哪些问题？哪些问题是重点要讨论的？我要讲的问题的顺序是什么？

　　1、前期准备：

　　通常自己要列一个会议提纲，可以手写，也可以word简写。如果对于大家不是很清楚的事情，文档要准备的详细一些。

　　把重点要讨论的问题，列出来。最好进行问题的分类。

　　主要的问题可以通过框图等方式，直观的目的是让大家能在最短的时间内了解你的思路。

　　开会前，最好通过邮件将你要讲的及相关文档，发到参会人的邮箱。如有可能，则最好提示哪些人重点思考那些问题。

　　2、会议

　　会议期间对每个问题，要有会议纪要，对项目会议来讲这个很重要。会议纪要要及时整理成电子文档（Meeting Minutes）. 备查或者后续者了解项目情况，或作为确定某件事情的依据。之所以无法用会议纪要进行记载，一定是因为讨论者没有按照一定的讨论顺序，漫无目的的讨论。

　　主持者要把握会议的进展。

　　要把项目的来龙去脉用简短通俗的语言描绘清楚。

　　问题讨论后，达成一致意见，一定不要来回讨论，以免浪费时间。

　　不要谈与本次会议无关的东西。

　　避免陷入细节。

　　该拍板的时候一定要拍板。

　　不要有急噪的情绪，认为自己懂了，别人为什么没有懂，一定是你自己没有描述清楚。

　　要知道，很多项目讨论几次，也是比较正常的事情。欲速则不达。凡事，要有平和的心态对待讨论。

Answer 4

开好例会，事半功倍！