如何使用现代信息技术提高律师工作效率
一．信息化应用背景
律师事业发展的规模化和专业化，对律师的管理提出了现代化的要求。随着IT产业的迅猛发展，实行网络化管理，已成为实现律师业现代化管理的重要途径。相比其它行业，律师行业的专业性、独立性很强，事务所中的各个律师除共同合作办理的案件之外，彼此之间的工作很少有交叉的地方。实践中总是根据不同案件的需要，几名律师及助理进行组合，分工负责、共同承办一个案件。律师事务所中，尤其是有一定规模的事务所，每名律师都根据自身的优势有其专攻的方向，例如负责知识产权的，不会涉及到刑事案件；负责诉讼案件的，不会干涉到非诉的部分；专门负责涉外部分的，很少涉及国内的案件。律师不是“万金油”，他们在纷繁复杂的案件中各司其职，共同合作以最优的方式实现案件的办理。因此，实践中的情况常常是，每名律师的手中有多个不同的案件，每个案件互不相关，并且当事人、合作对象也不一样，然而每个案件却又都同时进行着。在复杂的合作办案过程中，某位律师分别牵扯到了与多个不同合作伙伴的关系，再加上他们很可能不在同一个地方办案，因此他们之间共享联系人、互换文件、数据、彼此之间的无障碍沟通协作十分重要。另外，律师行业十分注重证据的保持，因此，文档、电子邮件在日常工作中占有很大比重，其往来证据与数据的安全保密性总是摆在首要位置。目前，在律师事务所中，局域网和广域网接入已经得到较为广泛的应用。此类应用主要表现在两个方面：内部主要应用为网络会议、案件讨论、信息发布、资源共享、人员管理、财务管理、业务管理和事务所内各机构之间的沟通协作等；在对外方面主要体现为事务所之间的业务交流、事务所与主管部门之间的工作联络以及事务所与社会之间的公众监督等。
二、目前，律师行业的信息化建设存在的距离。主要表现在以下几个方面：
1、集成化问题：使用多种通讯工具和不同的电子邮件客户端工具造成信息分别存储于各种不同的媒介和档案中，无法进行快速查询；大量电子邮件中的正文与附件都自成体系，查找某一文件时常出现混淆；众多的常用文档充斥，其导入、存储、检索、修改与维护的方式各不相同，应用起来费时费力；
2、协作性问题：网络会议由于各律师对于案件了解程度不一，准备不足，经常流于形式；无法共享其他律师掌握的案件和联系人资料，相互之间会出现重复工作的现象；无法及时知晓其他合作律师的日程安排，很难及时召集合作办案人员开会、讨论案情，以致协作办案过程出现困难，工作被延误；
3、动态化问题：一份文件常必须由多个律师经手，但每人侧重的点及权限各不相同，在文件的流转过程中常会出现交叉与失误；由于律师经常外出办案取证，信息快速变化，难以实现对于案件进程的动态化监控；涉案人员，包括律师、助理、委托人和证人在案件进行中都有一定的动态变化，造成沟通困难；
4、 移动性问题：外出办案时常脱离局域网环境，无法与事务所及时进行资料、案情互动；长时间处于车辆、飞机上，大量时间碎片不能得到良好的应用，工作效率低下；
5、 保密性问题：由于律师事务所工作的特殊性，如果大量机密信息与文件只能通过外部电子邮件或者外部通讯工具进行传递，很容易被监听获取，安全性缺乏保障；
三、如果解决问题，应当构建一个平台。
最好是引进某一系统，比如通过景尚科技OA构建的协同应用平台等。通过景尚科技在律师行业解决方案，律师事务所可获得专门针对律师行业设计的各类管理工具和业务流程，并提高律师事务所的竞争力，最终解决信息资源即时传递、流程配置、流程管理、跟踪和分析用户行为等跨组织流程核心的问题。系统能让用户能够真正享受到由协同软件所带来的商业利益：如直接与律师事务所分散在各地的委托人或业务伙伴进行沟通，进行信息共享，有效提高办案效率、规避行业风险等。系统帮助律师事务所对各类业务关系进行日程计划和安排，以便更好地维系客户和协作关系。系统支持手机、PAD使用。为经常移动办公的律师提供了良好的工具和手段。在律师进行实地调查和取证时，帮助分散在各地的律师迅速、有效地发现案件中存在的问题，发出取证信息、现场需求以及要求获得相关的法律法规支持等，达到及时、高效地与组织交换信息的目的。
同时，系统通同Intel倡导的移动计算的完美结合帮助律师在旅途中充分利用时间碎片进行办公和交流，大幅度提高工作效率。在系统中建立律师业务协作区，既可以满足律师机构内部协同工作的应用，又能够实现律师机构与客户之间的交流、沟通。协作区能帮助律师事务所管理、追踪及控制分散在各地的办案人员和客户、以及整个案件受理周期，从而对各类成本和业绩均能了如指掌，同时也能让委托人能更有效地进行案件受理进度了解，使律师事务所和委托人之间能完全打破信息孤岛，全方位交流案件状况。
协作区还能够向律师事务所提供决策所必须的来自各方面的准确、实时的信息。通过这个协作平台，律师事务所可以改善与竞争对手之间的关系，可以共同交流办案经验，提高客户成长率，实现共赢；也可以进一步巩固和已有客户的关系，聆听客户心声，拓展业务分类，完善服务质量，实现双赢；也可以实现事务所内部的信息共享和传达，使律师行业用户与不同时区、地区、不同系统的各业务伙伴组成动态的合作关系以适应多变的市场需求，提高敏捷的市场响应能力。
而对于固定流程中的问题，律师机构能够通过系统工作流引擎针对行业的特点进行流程定制，使律师业务处理的流程更加自动化和更有效率，从而全面提高运作效率。以此提升律师机构的市场反应速度、应变能力和市场竞争力。
