Question

实物地质资料馆藏管理评估内容与方法的初步探讨

Answer 1

陈新宇

（国土资源实物地质资料中心）

摘要 本文论述了实物地质资料馆藏管理评估的目的定义、指导思想，总结了评估内容——馆藏设施、设备、人员队伍、经费保障、制度建设与业务能力，提出了评估方法。

关键词 实物地质资料；馆藏管理；评估；内容；方法

实物地质资料信息是经济社会发展的重要基础资源，是地质找矿的成果载体和重要基础要素。对全国各级实物地质资料馆藏机构进行管理评估工作，就是在分析研究的基础上，按照一定的衡量标准，对馆藏机构管理工作中涉及的筛选、采集、验收、整理、保管和提供利用等方面进行系统评比与估计，得出不同实物地质资料馆藏机构在国家实物地质资料馆藏体系中管理水平的顺序，为摸清我国实物地质资料管理水平，加大馆藏机构建设力度，全面推进实物地质资料管理提供参考。

一、实物地质资料馆藏管理评估的目的和意义

为贯彻《实物地质资料管理办法》，国家和多数省（自治区、直辖市）都建立了实物地质资料馆藏机构，与此同时，通过多种途径开始建设实物地质资料库。但由于缺乏统一要求，各地岩心库房等馆藏设施标准不一，管理模式也各不一样，影响了实物地质资料社会化服务水平，给地质资料信息服务集群化、产业化带来一定的困难。随着我国地质工作规模的不断扩大，产生的实物地质资料倍增，入库需求不断增大，对库藏机构的保管能力和管理服务水平要求越来越高。同时，随着地质科学技术的不断发展，社会对矿产资源信息的需求不断增加，这也需要统一的评估标准来规范实物地质资料馆藏机构，不断提高自身管理能力，从而提升服务层次和服务内容。

二、实物地质资料馆藏管理评估的指导思想和基本原则

实物地质资料管理评估的指导思想是：坚持“以实物地质资料为本、以馆藏机构为中心”的理念，以规范统一的科学标准去约束和指导各级实物地质资料馆藏机构的管理，使馆藏机构能真正成为一个“机构”和一个“基地”（即实物地质资料保管研究的重要机构和提供实物地质资料社会化服务的重要基地）。

实物地质资料馆藏管理是一项包含多个环节、多要素的系统工程。因此，实物地质资料馆藏管理评估是一项综合性强、难度大的复杂工作。为了保障评估的科学性，在评估工作中必须遵循以下4个基本原则：

1.严肃认真原则

实物地质资料馆藏管理评估的复杂性和重要性决定了评估工作过程从评估标准制定到评估制度的确立，从评估工作成员的组成到评估工作的开展，从公布评估方案到得出评估结论，都必须贯彻严肃认真的原则。否则，评估工作将陷入形式化、走过场，不仅不能起到应有作用，反而会因不正之风损害评估工作声誉、影响评估工作实际效果。因此，评估必须要有明确而严格的评估标准，要有严格的评估制度，要有严肃认真的评估态度。

2.实事求是原则

实事求是的思想路线是实物地质资料管理评估中必须坚持的基本思想路线。它要求评估各项工作都要从实际出发，客观、公正地去认识事物，完整、准确地去把握事物，自觉地按客观事物的发展规律办事。只有认真贯彻了实事求是的基本原则，才能对实物地质资料馆藏管理水平做出真实、全面、正确的评估，从而准确地反映各馆藏机构管理的实际情况。贯彻实事求是的基本原则，要求评估工作人员尊重事实，不用道听途说代替事实根据，不用个人好恶恩怨代替客观评价，不搞一刀切。

3.共识与独立原则

实物地质资料馆藏管理评估需要大家达成两项共识：一是专家小组成员对各因素的理解要达成共识，避免在实际评判中出现对意思理解的偏差；二是项目组要和专家对管理评估涉及的业务范围达成共识，避免人为扩大评估范围。

参加对馆藏机构进行评估的专家小组的成员必须独立地对各个馆藏机构进行评价，绝对不允许专家小组的成员之间互相串联，协商打分。

4.针对性原则

评分因素应尽可能地结合馆藏机构实际，这需要在实际打分之前，对专家小组成员进行培训。项目组与专家根据该馆藏机构的实际情况，对实物地质资料管理评价因素定义与分级表的各类因素的权重和各个因素的确定进行协商讨论，尽可能使各类因素的定义和权重比例切合实物地质资料管理工作实际。

三、实物地质资料馆藏管理评估的主要内容

1.确定评估内容的依据

评估工作内容的确定应依据《地质资料管理条例实施办法》第四条的规定，即馆藏机构是否能够履行下列职责：

1）受国土资源行政主管部门的委托，接收、验收汇交的地质资料。

2）建立健全馆藏机构地质资料保管、利用制度，按规定整理、保管地质资料。

3）建立和维护地质资料信息服务系统。

4）开展地质资料综合研究，依法为社会提供地质资料服务。

5）法律、法规规定的其他职责。

同时评估内容的确定还应依据《地质资料管理条例实施办法》第十八条的规定，即地质资料馆藏机构应具备如下条件：

1）硬件设施达到甲级档案馆的标准。

2）配备必要的专业人员。

3）地质资料的接收、整理、保管、保密和利用等管理制度健全。

4）具备建立地质资料信息系统和提供地质资料社会化网络服务的能力。

5）地质资料管理经费有保障。

2.评估的主要内容

实物地质资料管理评估的主要内容至少应该包括：

（1）馆藏工程设施

其中包括的评价因素有存储库房（实物库及文本资料库）、管理服务业务与办公用房（接收整理室、岩心扫描与标本摄像室、实物观察室、实物取样加工室）、其他用房（编目室、网络机房、复印室）。

1）实物库评价子因素：①实物库的平面布置是否充分利用场地，是否布局合理，便于实物接收；②实物库的设计是否符合防震要求；③实物库是否建在建筑底层，是否满足上部荷载需要；④每个库房是否有两个以上独立的出入口；⑤实物库库区道路是否适宜实物运输、装卸和消防要求；⑥实物库房是否设置通风口，墙壁和屋顶是否设置保温隔离层，是否设置防盗报警装置及视频监视系统；⑦实物库防火、给水排水和电器设施是否符合《博物馆建筑设计规范（JGJ66—1991）》第5、6章的要求；⑧实物库温度、湿度是否控制在一定范围内；⑨是否具备保管如冰心等特殊实物的条件；⑩是否可单独存放对人体健康有害的和污染环境的实物地质资料的条件。

2）文本资料库评价子因素：①文本资料库建筑是否符合《档案馆建筑设计规范（JHJ25—2000）》第4.2条的要求；②昼夜温度波动范围是否满足± 2℃。

3）电子文件资料库评价子因素：①存放电磁介质资料的库房，其设施是否符合《电子文件归档与管理规范（GB/T18894—2002）》第9.4条的要求；②库房的温度是否符合要求；③库房相对湿度是否符合要求。

4）实物地质资料管理服务与办公用房评价子因素：①房间面积；②是否设置接收整理实物地质资料相关的纸质资料和电子资料的房间；③室内是否设置排水系统和机械通风装置；④电子文件整理室是否具备防潮、防磁、防尘功能。

5）岩心扫描与标本摄像用房评价子因素：①是否具有专门的岩心扫描室和标本摄像室；②室内是否有不间断电源；③室内是否有单独的出入口与实物库连通。

6）查询阅览资料用房评价子因素：①房间面积；②是否设置有目录室、查阅登记室和阅览室；③是否设置有电子阅览室、涉密资料阅览室、休息厅、报告厅和展览厅。

7）实物观察用房评价子因素：①房间面积；②观察室面积是否满足实物的批量观察需求；③是否设置排水系统和机械通风装置；④室内是否有单独的出入口与实物库连通。

8）实物取样加工室评价子因素：①各种取样设备所需的动力电源；②给排水系统和通风、除尘、降噪装置。

9）其他用房评价子因素：设置复印室和扫描打印室。

（2）馆藏设备

馆藏设备指用于实物保管与服务工作的各类设备，主要包括存储设备、装具、整理设备、搬运设备、观察取样与检测设备、防护设备等。

1）存储设备评价子因素：①自动化立体仓储设备；②实物架。

2）装具评价子因素：①实物装具；②相关资料装具规格和材质是否符合DA/T6—1992 的要求；③磁性载体的装具是否符合《电子文件归档与管理规范（GB/T18894—2002）》第9.4条的要求。

3）整理设备评价子因素：实物整理设备（整理工作台、微型计算机、激光打印机、条形码打印机、切纸机、塑封机）。

4）实物搬运设备评价子因素：是否配备叉车和托盘。

5）观察取样设备评价子因素：是否配备放大镜、显微镜、切片机、岩心钻柱机、岩心剖切机、碎样机、磨片机。

6）其他设施设备评价子因素：①是否配备温湿调控设备；②是否配备彩色岩心扫描仪，以及服务器、数字资源加工设备、TB级电子数据存储设备等。

（3）人员队伍建设

应具有专业化的管理队伍，人员数量以及专业、学历、职称、年龄等构成应满足实物地质资料馆藏管理服务的工作需要。

实物地质资料管理服务人员评价子因素：①人员数量；②中、高级职称人数占总人数的百分比。

（4）经费

即具有可靠的实物地质资料馆藏管理经费，能满足日常运行以及专项采集等需要。

经费评价子因素：①是否纳入国家或地方财政预算；②年度日常运行经费额度是否足额保障馆藏设施设备维护、日常运行和常规性工作需要；③是否有专项经费渠道支持实物地质资料采集及其他非日常工作。

（5）制度建设与业务工作能力

各级实物地质资料馆藏机构应建立、健全各项规章制度，主要包括实物地质资料整理入库制度、实物地质资料安全保管制度、实物地质资料利用制度、实物地质资料保密制度、实物地质资料保护制度等。业务工作能力指馆藏机构自身应按有关规定向社会提供利用服务等能力。

1）馆藏管理业务工作评价子因素：①是否按照《实物地质资料管理办法》的规定筛选接收汇交的实物地质资料；②是否建立馆藏机构目录；③是否对馆藏实物地质资料开展岩心扫描等数字化工作。

2）实物地质资料利用和编研评价子因素：①是否向社会公布可公开的实物地质资料数字化成果；②每年编辑不少于一册的专题汇编。

3）交流和培训评价子因素：每年度参加的业务交流活动的次数。

以上5个方面内容在评估中既要全面深入，又要重点突出，其中实物地质资料馆藏机构的日常技术工作和运行管理是所有评估内容的重点和难点内容。馆藏机构日常技术工作和运行管理是评估的主体部分，是集业务工作和业务支撑工作于一体的系统工程。

应该说明的是，上述只是针对一般级别实物地质资料馆藏机构进行管理评估时所列的因素，实际操作中针对具体级别（一级、二级、三级）馆藏机构上述评价子因素可以酌情增减。

四、实物地质资料馆藏管理评估方法

要顺利、有效地搞好评估，必须注意选择合适的评估方法。从目前来看，比较常用的评估方法是量化评估法。

1.量化评估模型和指标体系

该体系是随着模糊数学和计算机技术的广泛应用而兴起的一种比较先进、科学的评估方法。实物地质资料馆藏管理评估要采用量化评估方法，首先必须建立指标体系并进行数量化、等级化。建立科学的指标体系可以由专家组成员围绕实物地质资料馆藏机构管理评估的主要内容进行讨论研究决定，确定出各项内容的一级指标、二级指标乃至三级指标的评估内容。对指标体系进行数量化、等级化时，可以将每项指标的最高分定为10分，将每项指标分为优（9分以上）、良（8分以上）、合格（7分以上）、基本合格（6分以上）、不合格（6分以下），分别用A、B、C、D、E表示。然后针对指标内容给出权重。权重是以百分数表示的各项评估指标的侧重程度，它是决定评估是否科学合理的关键因素。因此，确定各项评估指标的权重分配，必须坚持从实际出发，可以组织有关人员通过认真调查统计、分析研究，按照馆藏机构管理的客观规律，确定初步的权重分配方案，然后邀请有关专家提出修改意见和建议，最后进一步讨论确定各项指标的权重分配。根据指标体系及各指标的权重，可得出受评对象的最后综合评估结果。计算评估结果的等级状态方程为：

实物地质资料管理论文选编（3）

式中：V_i为第i个主要评估内容的评估结果；M为主要评估内容的总个数；M_ij为第i个主要评估内容的第j个评估内容中评估项目的总个数；（等级）_ij为第i个主要评估内容中第j个评估项目的评估等级，评估等级可用A、B、C、D…表示。

如果评估指标体系中的主要评估内容是4个方面，则M＝4。如果评估等级是5级，则评估等级可用A、B、C、D、E表示。这样有：

实物地质资料管理论文选编（3）

其中：a、b、c、d、e分别为评估结果是A、B、C、D、E对应各权重系数之和。如果权重总数取100，则a＋b＋c＋d＋e＝100。如果权重总数取1，则a＋b＋c＋d＋e＝1。可以把a、b、c、d、e的具体值和A、B、C、D、E对应的分值代入公式，可以方便地得到综合评估的确切分值。根据此分值和a、b、c、d、e的具体分布情况就可初步得出综合评估结果。

2.量化评估阶段与工作流程

根据经验，利用量化评估法进行实物地质资料馆藏管理评估主要分为4个阶段：

1）准备阶段：在这一阶段需要完成的任务包括确定评估对象，完成馆藏机构说明书，组建专家组和操作组。

2）培训阶段：这一阶段需要确定评价表的因素定义和权重，确定试点库藏单位，进行试打分并统一专家组成员的评判标准。

3）评估阶段：这一阶段是岗位评价的核心阶段。专家按部门对岗位进行打分，操作组需要并行工作，对评价结果及时处理并反馈。

4）总结阶段：这一阶段需要对打分的结果进行排序，对不合理的岗位（因素）重新打分，并对排序进行相应调整。至此，整个岗位评价工作结束。

具体工作流程如图1所示。

五、实物地质资料馆藏管理评估工作要注意的几个问题

1.建立指标体系的适度概括性问题

采用量化评估法对实物地质资料馆藏机构进行管理评估时，特别要注意对指标体系中各个因素所能覆盖的范围进行界定。比如在界定库房性质时，既要考虑那些修建时间不长、基础设施较完善的永久性库房，也要覆盖那些临时性和简易库房，避免以偏概全。但指标体系中的因素内涵设置也不能太具体，指标体系越具体，从抽象的总体目标转化为各项具体指标需要经过的层次就越多，这就可能使得评估指标评估的内容和实际受评对象之间出现不一致现象。为解决这个问题，在确定评估内容时，可使用指标体系的抽象和概括，去除无关因素，通过运用适度的概括手段，反映受评馆藏机构的真实管理水平。

2.评估工作中收集信息的准确、充分、有用性问题

信息收集是实物地质资料管理评估的关键环节，只有拥有了准确、充分、有用的信息，评估工作人员才能正确得出评估结论，才能科学地反映各馆藏机构的管理水平。

可通过身临库藏单位现场的方式获取信息。这就要求评估工作人员直接深入受评馆藏机构，直观地检查馆藏机构实物地质资料的实际管理情况。这是保证评估工作科学化必须采用的一种信息收集方法。它可以使评估工作人员直接获取信息，可以通过听取受评单位汇报和通过问卷获得的信息与实际情况加以对照，从而增加这些信息的可靠程度。

图1 实物地质资料馆藏管理量化评估法工作流程

参考文献

［1］任香爱，刘凤民.2010.实物地质资料馆藏机构标准［J］.中国国土资源经济，（11）：45～48.