人事代理制下的高校人事档案管理分析
一、人事代理制下的高校人事档案管理内涵
人事代理制与高校人事档案：高校在适应社会发展的过程中，对新聘任教工的人事及档案关系由人才交流服务机构代为管理，高校与个人建立聘用关系的一种人事制度，具有灵活多变的用人机制。实行人事代理的人员在聘期内，高校依照聘用合同有关规定对其进行管理，解聘或不再续聘的转回人才服务机构，脱离与学校的关系。它的最大特点在于实现人事关系管理与人员使用分离，高校在聘任合同的约定下享有人才的使用权，承担相应的因使用人才而产生的按劳付酬、考核奖惩等义务，逐步使人才的使用权和所有权分离，把原来由单位承担的社会责任从本单位中分离出去，走向社会化管理。而在高校推行人事代理制度下的人事档案管理，旨在减轻高校有关人事的事务性工作负担，消除新接收人员对单位的依赖，以实现高校用人的自主权，尤其可以帮助解决高校在人才引进、毕业生接收、职称评审、人事档案管理、人员编制、户籍挂靠等方面遇到的问题;是为深化人事制度改革，增强高校生机和活力，而实行的人事代理制度，也是高校制度改革的一项重要内容。
代管的高校人事档案内涵：完善的代管档案主要有：干部履历和自传、鉴定和考核、学历和评聘职务、政审、党团、奖惩、工资、任免调动等十大类，根据用途分：如民主政治类：入团入党入伍，组织鉴定、考查考核，职务任免、奖励惩处、品德作风、业务能力、工作表现等;学历学位类：履历、自传、学历、学位、学籍、出国访问、进修培训等;专业技术类：职称评定、论文奖励、成果专利、科研成果等;社会保障类：如工资晋升、福利待遇、选举评优、购房和住房公积金、合同与协议等;教育卫生类：如学籍学位、履历、自传、计划生育、保健医疗等;安居乐业类：如房屋权属、婚姻和户籍、家庭成员、社会关系、、弃档与出国等保障权益的档案;民主党派类：各类任命、出国访问、代表登记等等;它们与被代管人的利益息息相关，是在他们在不断成长中产生的新生资源。
代管的高校人事档案性能：代管人事档案是高校“察民情、解民忧、维民权”的重要资源，具有较强的查考性、严肃性和权威性，她可用“凭据”帮你寻根溯源，用“数字”为你排忧解难和去伪存真;在个人的“成长发展、生老病死、衣食住行”中几乎都离不开它，如工资档案可核实工龄等，学籍和房产档案可办就业手续和确定房产权，婚姻档案可办购房贷款、遗产继承手续;又如晋职晋资、进修培训、医疗保险，产权公证，寻校友、求佐证等，都可显示它的“威力”，尤其在当今凭证作用和法制效应越来越凸显的年代，是一种难以估量的信息资源、文化资源、特色资源和效益资源。
二、人事代理制下的`高校人事档案管理现状
近年来，随着高校各类档案资源的整合，档案馆就成为了人事档案的管理主体。高校实行人事代理制度后，人事档案管理主体实际上分成了两个部分，一是由学校档案馆对传统体制下的教职工档案进行管理;另一部分被租赁聘用的教工档案由当地人才交流服务中心进行管理，当一大批租凭者长时间被正式聘用后其档案才能转至校档案馆，期间有的需要相当长的时间才能被正式聘用，长时间被代管的档案都是人事代理机构管理，但代理的人事档案在管理存在不少问题。
1.代理机构与高校管理职责不清
制度的不健全和管理的不规范，使双方职责不明确，操作中容易失误;如代理机构侧重一般的接收保管和存放，重接收，轻管理，在接收材料时基本不审不看、不按章归类，不及时装订，更本谈不上整理和装卷，以及目录信息的著入等管理，出现代管的人事档案大多以原有结构状态存在，组卷较散乱，管理有失严肃，既使丢失了也无依据;同时，代理档案在未正式传入高校时，高校档案部门又不可能去查询和监督，以及查缺补漏，更谈不上及时进行标准化和现代化管理，转来的材料没有电子目录信息等，最基本的管理水平都未达到，致代管档案的质量受到影响。
2.代管的人事档案内容不齐全
人事档案的内容是随着个人成长在不断增加、是处于动态状，需要连续不断地补充与更新，才能真实地反映其现实面貌，但有的代理档案内容的补充和收集较缓慢，如代理人员在工作中形成的业绩考核、职称考评、继续教育、晋职晋资等材料十分丰富，收集缓慢影响了档案的查阅和利用;又如形成材料不齐全，如有的过去虽然是招工或转干、升学或晋职，但档案中无记载，有的材料无审批意见及个人签名等;还有的因多次调动或重新建档，出现了部分档案缺失等，减弱了凭证和依据功能;还有的组织考核、评鉴材料不全，在一定程度上影响对其本人的全面了解。
3.代管的人事档案材料不连续
高校接收或拟引进的人员即便是租赁制，对学历的要求最低也得在硕士以上，因此，学历材料是收集重点，如自高中到博士学历的原始材料，应具有报考表、入学登记表、学籍表、毕业生登记表或鉴定表、授予学位审批表等，但代管期间材料收集的不及时，致许多材料连续性不够，如有的本科阶段的材料只有入学登记表无毕业登记表，反之亦然;有的研究生阶段材料不系统，硕士档案中缺本科材料，博士生档案中缺硕士材料等;有的在出国学习阶段，对是否获学位或进修等表述不清，甚至这类材料没归档，无法准确反映这段历程，代管档案材料连续性不强。
4.代管的人事档案查阅不方便
高校组织和人事部门在需要查阅代管档案，或各党支部办理入党或预备党员转正事宜、例行人事调查等时，需经由高校人事部门到代理机构去代为借阅或开具证明后自行前往查阅;或代管的个人在报考硕士、博士、评定职称、办理户口等需依据档案材料开据证明等，都需反复要走多个流程才能办成，利用起来极为不便。同时，高校人事部门对代管者的档案是先收集和整理，再不定期集中转递至代理机构，转递中易致档案实体损坏或散失，影响代管档案的管理和查阅质量。
三、人事代理制下的高校人事档案管理对策
档案管理工作是一项政策性、专业性很强的工作，双方管理机构不仅要规范管理，重要的是强化管理意识，熟悉和掌握人事档案管理技能，不断拓展和延伸服务功能，搭建交流沟通的平台，营造和谐工作环境，为双方提供优质、方便、快捷、高效的服务。
1.优化代理人事档案的服务环境
为促进人事代理制下的高校人事档案管理和服务效能，要及时完善更为科学合理的人事档案管理职责，提高双方档案管理者的政治和业务水平，要求他们不仅要有“一专多能”、爱岗敬业、精通业务，具熟练掌握人事档案材料的收集、研究、鉴别、分类、编排、归档、保护各个环节的技术，而且还要掌握自动化、信息化、网络化的知识和技能，提高档案管理技术水平，优化代理人事档案管理的服务环境。
2.规范代理人事档案的管理程序
高校与代理机构之间须加强沟通、协调工作，制定出切实可行、操作性强的具体程序和措施，同时，高校要积极配合代理机构做好档案材料的收集工作，代理机构也不能仅仅停留在档案保管上，双方都要做好协调工作，着力解决职责不清、范围不明、关系不顺、程序不规范、运行机制不畅、信息反馈不及时等问题，制定严格的合同，明确各自的职责范围、可操作的措施、具体工作程序以及各个工作环节间的运行机制等，建立健全包括材料收集、人事档案保管与保护、鉴别、查(借)阅、转递等规章，代理机构要按程序做好代管档案的收集、整理、保管、利用等工作，而高校也要积极地对代管人的学历变更、职务、职称变动、工资调整、及年度考核等材料进行初步的整理，并及时完整地转交给人事代理机构，使代管人事档案管理逐步实现规范化管理。
3.做好代理人事档案的收集整理
全面和及时地收集材料，是档案工作的重中之重，对每年新形成的材料针对性的收集和整理，如晋升、晋职、考核、任免、各种奖惩、出国访问、离任审计等材料，增强全程跟踪意识，认真加工甄别，鉴定取舍，力求真实完整，手续完备，严格把好归档材料质量关;代理机构与用人单位要注意沟通信息，代理方需及时把握材料形成的规律，掌握材料的来源和环节等，了解材料中经常出现的问题，主动与单位或个人取得联系，高校力争在材料生成之前给予指导和督促;及时建立健全人事档案信息交换联系制度，建立人事档案材料收集网络，代理机构把需归档材料的内容及范围以书面形式发到用人单位，定期联系，用人单位对人事材料及时收集、鉴定、登记，年终和代理机构进行档案移交，以确保代管人事档案材料的真实性、权威性、完整性、长期可读性。
4.拓展高校档案部门的管理功能
高校档案部门不仅要承担起传统的人事档案管理的职责，而且还要成为人事代理制度下人事档案管理和利用的枢纽或中转站;因此，高校人事部门需要在每年新进人员之后将即时更新的名单及时转给档案部门;在人事档案材料产生后，档案馆及时对人事处移交的人事档案材料进行分类和整理，并将人事代理制度下的人事材料及时向“中心”进行移交。同时，在业务上加强沟通，及时了解所在高校代理的人事档案情况;在人事档案材料产生后，档案部门对代理方移交来的人事档案及时进行整理和著入，集中统一管理，提供系统性、完整性的档案服务。
5.建立代管人事档案信息管理体系
代理机构应及时建立代管人事档案的信息化管理，与高校建立系统的信息连接，实现信息共享，用人单位可以借助网络平台，快捷方便地查阅本单位所属人事代理人员的电子档案，并要有选择地对代管者的自然情况和基本信息等进行录入和采集，如晋职晋资、考察考核、培训教育、学历学位、职称职务、工作简历、家庭成员、社会关系等，通过分类加工、有序整理，使之成为完整的人事档案信息系统模块，但信息采集工作须建立在组织人事部门审核确认“三龄一历”的基础上，确保信息的准确性和唯一性;强化日常管理效能，建立查询、借阅、统计、分析等的现代管理体系，以便最大限度地满足高校对有关人事档案信息的需求。
