Question

如何用execl做进销存自动统计

Answer 1

目标任务
　　在一个工作簿中分别制作一个“进货”工作表、一个“销售”工作表和一个“进销存自动统计”工作表，设置好相应的公式和条件格式。
　　每当发生进货或销售业务而在“进货”工作表或在“销售”工作表中输入进货业务或销售业务数据时，“进销存自动统计”表中便自动计算出每一种商品的当前总进货量、当前总销售量和当前库存量。
　　当库存量超过或低于规定的“报警线”时，能进行特殊显示，以示警告。

　　操作要点及注意事项
　　Excel表格的制作，Excel工作表函数公式的运用，条件格式的运用。
　　本文所述操作在Excel 97和Excel 2000下运行测试通过。
　　除汉字外，Excel公式中的所有字符，都必须在英文(En)状态下输入。

　　方法与步骤
　　(一)新建工作簿
　　1.单击“开始”菜单，在弹出的开始菜单项中单击“新建office文档”，出现“新建office文档”对话框窗口。
　　2.“新建office文档”对话框窗口中的“常用”活页夹中，双击“空工作簿”，出现名为“Book1”的空工作簿。
　　3.将“Book1”保存为“进销存自动统计系统.xls”。
　　(二)定义工作表名称及数据
　　1.双击“Sheet1”工作表标签，输入“进货”后按【Enter】键。
　　2.双击“Sheet2”工作表标签，输入“销售”后按【Enter】键。
　　3.双击“Sheet3”工作表标签，输入“进销存自动统计”后按【Enter】键。
　　4.选择“进货”工作表，输入标题(进货日期、商品名称、进货数量)和相应各项数据。
　　限于篇幅，以及仅为说明问题起见，这里只列举甲、乙、丙三种商品(表1图)。
　　5.选择“销售”工作表，输入标题(销售日期、销售去向、商品名称、销售数量)和相应各项数据(表2图)。
　　6.选择“进销存自动统计”工作表，在第一行中分别输入标题内容：商品名称、当前总进货量、当前总销售量、当前库存量(表3图)。
　　(三)定义公式
　　1.在“进销存自动统计”工作表中选择B2单元格，输入“=SUMIF(进货!B：B，"甲"，进货!C：C)”，按【Enter】键。
　　2.向下拖动B2单元格右下方的黑点至B4单元格，进行公式复制的操作。
　　3.选择B3单元格，按F2键，修改公式中的“甲”为“乙”，同样，修改B4单元格公式中的“甲”为“丙”。如果有更多的商品，依此类推，直至修改完毕为止。注意，从公式定义可以看出，此例中的单元格相加求和的条件依据是商品名称：甲、乙、丙。
　　4.选定B2至B4单元格，向右拖动B4单元格右下方的黑点至C列，进行公式的复制操作。
　　5.选择C2单元格，按F2键，将公式中的“进货”修改为“销售”，同样，再分别修改C3、C4单元格公式中的“进货”为“销售”。如果有更多的单元格需要定义公式，依此类推，直至修改完毕为止。
　　6.选定D2单元格，输入“=B2-C2”，按【Enter】键。
　　7.向下拖动D2单元格右下方的黑点至D4单元格(如果有更多的，一直向下拖动到最后一个单元格即可)，完成公式的复制工作。
　　(四)库存报警(字符突出显示)设置
　　1.单击D列的列标，然后选择“格式”菜单中的“条件格式”命令。
　　2.在打开的“条件格式”对话框中，在“条件1”区域中进行最高库存量报警的突出显示设置：
　　首先，从左到右，分别选定“单元格数值”(Excel97中是“单元格数值为”)、“大于或等于”，并输入一个合适的最高库存量报警线数字。
　　然后，单击“格式”按钮，在打开的对话框中设置颜色为“红色”，字形为“加粗”。
　　最后按“确定”按钮，完成库存一旦超高即报警的突出显示设置。
　　3.在“条件格式”对话框中，单击“添加”按钮，随即便会增加一个“条件2”区域。
　　在“条件2”区域中进行最低库存量报警的突出显示设置：
　　首先，从左到右，分别选定“单元格数值”、“小于或等于”，并输入一个合适的最低库存量报警线数字(比如，输入1，表示当库存只剩一件或没有时，突出警示)。
　　然后单击“格式”按钮，再在打开的对话框中设置颜色为“蓝色”，字形为“加粗”。
　　最后按“确定”按钮，即完成库存超低的报警突出显示设置。
　　(五)日常应用
　　1.平时，每次只要在“进货”工作表和“销售”工作表中输入实际发生的进货或销售数据，“进销存自动统计”表中便会自动得到当前的总进货量、当前的总销售量以及当前库存量。同时，当库存量超过或低于报警线数字时，就会以红色或蓝色并加粗字符来突出显示。
　　2.购入“进货”工作表中没有的新货时，需要按照上面所述方法在“进货”工作表和“进销存自动统计”工作表中增设相应的商品名称及其取数公式，公式设置还是按照前面所描述的方法，采取复制加修改的方法最快捷。