Question

新手如何做外贸之接待客户

Answer 1

首先，要以各种方式确定客户到来的时间。一旦在邮件或是电话中，客户说到要来你们公司看看，那么你就要跟客户确认好时间，地点事件等，还要及时跟你的经理沟通确认时间，因为可能你客户要来的那几天刚好你们经理有别的安排，那样到时候可有些决定你就做不了也不知道怎么办，所以一定要提前跟经理也沟通好时间。我这边之前就有一个巴西的客户，也是经理临时告诉我客户星期天要来看厂，刚好经理星期五就要飞去德国参展，所以时间上错开了，所以经理就提前跟我交代了这件事，让我来安排接待客户的事情。并且将客户的联系方式等都发给我，所以我后来就第一时间先跟客户邮件介绍我是某某经理的助理，因为经理那几天刚好要出差参展，所以非常抱歉，由我来接待他，这些都要跟客户说清楚的。并且我再次确认客户来公司的时间，后来客户也提到来公司想参观产线及实验室，提到这点我就必须要说到，如果你的客户刚好是周末要来你们公司，而你们周末刚好都不上班的情况下，你要提前跟客户大致了解一下他要参观的项目，不然到时候来了也没人，实验室和产线不可能因为客户要来就全部安排加班，公司也有公司的规矩，所以如果碰到这种情况，你要及时跟客户沟通，并向他说明，周末是休息日，实验室没有人，你如果那天来的话是没办法看到各种测试的。并且做好各种沟通，而且要及时将这些信息和沟通结果告诉给你的经理，发邮件或是信息都可以，这样经理也会了解到你工作的进展。千万不要遇到这些事就手忙脚乱的不知道该怎么办，遇到事情只要及时沟通，都不会有什么大问题。后来我那件事跟客户确认的是星期一早上十点来公司（因为我们是八点半上班，考虑到车程和时间之后约定的时间），这就确定了时间。 其次，确定人数、地点及是否要安排酒店及接待车。确认过时间之后，就需要问你的客户，是否需要帮他们预订好酒店而且要问清楚他们需要住几天，而且需要问清楚几个人来，需要单间还是双人间，这些都要问清楚的。如果客户需要我们帮忙预订，那么这里需要分几种情况：如果这个客户是你们的长期伙伴，并且是大客户，且之前你们公司接待的时候都是以公司的费用来出的，那你就只需要在预订好酒店房间信息后，将酒店的地点，名称，房间号等信息用英文发给客户，最好是在发完邮件之后跟他去个电话确认他是否收到你的邮件，这样比较保险，也避免你做无用功。另外一种情况，如果这个客户只是一般的客户，或者是第一次来的客户，那可能就需要客户自己付费，这个时候你就需要跟客户说明，如果需要我们帮忙预订酒店，那么我们就需要将酒店名称还有房间价格发给他，让他自己决定需不需要我们再决定。如果客户不需要我们定酒店，那么你就要告诉客户，等他们到达他们自己预订的酒店之后，将酒店地址发来给我们，因为我们会安排车去那里接他们来我们公司，避免他们不知道我们公司而走错路，浪费时间。最好要到客户的手机号码或是能第一时间联系到他的方式，避免他来到国内之后出现什么情况，导致我们找不到他们在哪里。这些都安排妥当之后，我们就只需要做些等待他们到来的工作，也就是公司内部的安排。（记住客户当天来的时间，提前跟公司司机说好酒店地址及客户名称，让司机提前多久去接待客户，最好是你跟司机一块去接客户，这样显得比较有礼貌，而且司机也不会英语，可能会出错。）这些都要注意。 第三，做好公司内部接待工作。一般公司有客户来，都会安排行政部先打好欢迎牌，买些水果等。欢迎牌上面要注明客户公司名称或者客户名称，接待日期等欢迎客户莅临公司等话语。提前打扫好接待室，且要检查好接待室里的白板及白板笔，纸笔等文具是否齐全，白板笔是否有水都要提前检查出来，不要到时候有问题临时来弄，这样会显得我们很不专业，也可能会留下不好的印象。一般来说，客户要来，接待室里都要提前放好我们公司的宣传册，主打产品样品几个，计算器，测试报告等物件，因为客户可能都会先看看这些，对我们公司有个基本的了解和印象。其次公司的样品室，测试房，产线那边你当天都要提前打好招呼，告诉他们今天什么时候会有客户来，安排什么测试之类的。这些都是要提前跟公司内部沟通好的，一定要记得。 第四，客户接待中要注意的事情。一般客户进了接待室之后，都会问客户喝点什么，然后弄好了之后，可能客户就会翻阅一些我们准备的catalogue之类的东西，或者问些里面他们想看的产品和信息，你就需要在旁边候着，坐在旁边看看他们随时有什么需求。例如，他们要看产品剖面，或是产品样图，或是零部件，你都需要去找来给他们看看，当然有的人会问如果我没明白他需要的是什么或者没听懂他说的是什么的时候怎么办，其实那也没关系，放轻松，不要觉得丢脸或者怎么样。你可以说pardon?或是说I can't understand what you said just now,can you explain it to me?其实客户来我们公司无非就是想有个基本的了解，看看我们是不是真是存在的一个公司，看看我们的主要产品的实际情况，有个大致的了解，所以我们不必感到紧张。不懂的时候让客户重新解释或是让他画出来、指出来甚至是写出来都可以，最后只要你解决了都行，一般都不难的。无非就是要看剖面里的那些零件，或是要看看产品图纸，当然有些图纸是不可以随便给他们看的，这个你需要问问公司的工程或研发，一般都是简单的大致图给他们看看，然后详细的尺寸都不用标注的太多。再就是我们要引导客户往我们的方向走，就是要有个差不多的时间计划，比如你们公司中午是12点下班，那你最好跟客户提一下，说等下他们要下班休息了，现在要不我们先去看看产线和测试房的测试之类的，然后带着他们去车间，并且跟他们简单说明一下车间里的大致设备，及做的什么测试。一般我们也只能说个大概，要是再详细了就是原理上的事了，那我们这些做外贸的是一般都不太懂的，设计上的事情那是工程和研发做的，我们也不可能解释的很清楚。只要让客户明白他们在做什么，做这个是有什么作用就差不多了，客户一般也不会怎么多问。差不多参观完这个之后，看看公司的展厅之类的，时间就差不多到中午下班了，但是并不是说你的工作任务就算完了。在这之前你需要跟你的经理确认好要不要安排中餐之类的事情，如果需要我们安排中餐，那么我们就要提前订好，然后带客户过去吃饭，吃完饭再过来公司。我之前那个客户来吃的是KFC，呵呵，因为客户说早上吃的晚，不太饿，说想吃汉堡，所以我们叫的KFC。一般来说这不算正餐，最好是去吃饭。再回来公司，就是下午了，一般这个时候客户要看的都差不多看了，只是会再问问我们一些细节上的事情，有时候也会跟我们确认某某产品是他们比较感兴趣的，或者说是在他们那边市场比较好的，这些我们都要记住。然后回复给你的经理，这个就是客户的意向了，至于产品价格之类的，你最好不要自己做主，肯定是要问过经理的，这些细节都要注意。 最后，送客户回酒店。一般以上这些做完之后，客户就差不多会回去酒店了，走之前你可以要求客户在公司前面来个合影之类的留个纪念。再就是安排公司的车送客户回酒店，提前打好招呼，送客户走的时候你就没必要再跟着去了，只是跟他们挥手告别就行。等差不多时间之后，发个邮件或是打个电话问下客户到酒店没有，好好休息之类的，或者也可以看看他们行程，给他们推荐几个比较好玩的地方，让他们去游玩一下，也不辜负来中国一趟，呵呵。到这就算是完事了，当然，我说的是接待事宜完了，后续还需继续跟进。