如何提高工作效率?
提高工作效率的方法很多,可结合自身的工作特点和自己的性格特点选择一些方法去使用。
1.番茄工作法
把工作分为若干个组成部分,运用番茄钟,每25分钟完成一件事(具体可百度),强调专注不中断。番茄工作法主要用于处理短期事务,尤其在工作中,能够确保不被打断,对工作环境和工作特性有一定的要求。而对于需要较长时间处理的事务可以进行分解,然后按照番茄工作法再去分解。
2.分类处理
分类处理的核心是将要完成的工作分清轻重缓急,最重要的事情立马处理,绝不拖延。凡是属于需要特殊办理的事情,做到坚持原则、特事特办。
3.做好整理
很多职场人士因为没有做好整理,一份文件,一份报告,找起来都要花费很长时间,所以平时物品摆放整齐,也是提高效率的方法之一,包括做好电脑资料的整理、分类,也能提高工作效率。
4.减少切换
很多时候,如果从一件事中转到另外一件事,然后再回到刚才的事件中,如非必要,这之间的切换是一种非常大的时间和精力的浪费,甚至不利于思考、工作的执行,所以不同的工作之间,尽量减少切换,这样更省时。
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有些人总是有永远加不完的班,不仅影响仕途,而且也浪费时间。提高工作效率不仅能提高自己的工作能力,而且也能改良自己的工作方式,高效率地勤奋才是职场中需要的。
职场老学姐这里介绍一些自己常用的提高工作效率的方法给大家,希望对大家有所帮助:
一、把核心的时间放在重要的事情上
工作中有许多类型的工作,比如交流沟通类、琐碎小事类、核心工作类、制度流程类。
我们应该把不同的工作类型分在不同的时间做。也就是用按照紧急、重要的程度来分:紧急重要、紧急不重要、重要不紧急、不重要不紧急。
像一些核心工作内容要专门规划出一段不被打扰的时间去高效完成,比如制作营销策划案、写产品策划等等,这段时间的工作要让自己有所产出跟结果,并且限定自己在规定时间内完成,而不是写一点然后去跟别人交流,然后又回复一下邮件,不断被打扰,思绪重整。
当然有一些岗位她的工作就是非常多琐碎事情,那么要善于在这些琐碎事情中总结出规律和方法,比如客服会有一整套的不同类型的回答术语,行政会在规定的时间节点完成某一些付费的事情,从而提前预知要安排哪些时间做这些事情,并且规律都摸清楚了,能高效解决任务。
二、做工作计划
工作计划可以在每天下班前做好第二天的工作计划,一些一个月规定要处理的事情可以安排好在特定时间节点完成,不至于忘记。
写工作计划也像清单式完成任务,避免自己被碎片的东西打乱,从而忘记了今天的任务或者拖沓任务。
三、拒绝干扰
我目前最有效的提高工作效率的方法就是把手机屏幕盖住,屏蔽手机信息,甚至让手机不在自己的视线范围内。然后到了中午吃饭的时间,再用半小时集中回复消息跟刷朋友圈。
我是职场老学姐,专注职场答疑解惑,欢迎关注我的微信公众号【职场老学姐】
1、不管你面对的工作怎样艰巨,你都保持心平气和,集中精力,把自己需要完成的事情都记录下来。
2、把整件工作划分为几个独立完成的部分,每个部分又分成多个容易解决的步骤,使工作变得有条理,方便自己着手进行。
3、每天为自己制定出先完成的工作目标,并且分先后次序,一切按照计划进行。
4、把较为复杂又艰巨的工作,放在最先完成,这样可以帮助你减轻工作的压力,发挥你的潜能。 5、把你已经完成的步骤写下来,再看看你还有什么需要改进的地方。 6、为每一个独立步骤定下最后完成的期限,不论在什么情况下,都不要让自己拖慢工作的进度。
7、不要只顾工作,忘了经常反省一下,要知道如果只是自己一味埋头苦干,就很可能连走失了方向都不知道。
8、很多时候,我们的时间都被自己的“优柔寡断”给浪费掉了,你得想办法克服这个毛病。
比如说你在考虑一项计划是否值得投资的时候,就可以从两个方面来考虑。一是写下所有好的和坏的可能性。可以加点想象力、逻辑学,甚至不合逻辑的,以防挂一漏万。将每个可能性进行详细地分析,要是想来想去它只有一个好处,那它就不值得你再伤脑筋了。二是要计算每一个可能性。翻看一下过去类似的经验,你有什么新看法或新念头?写下你到底希望借此计划得到什么好处,再研究一下每个计划能够达到你需要的何种程度?经过以上的区别,就能选出最优价值的可能性了。这时候就可以让选择变成决定,将其他可能性忘掉,从而将你的精力和时间放到这个决定上。
什么是工作效率呢?所谓"工作效率",就是在同等时间内完成工作量的多少。虽然很多人,包括处于中高层的管理人员,都能意识到提高工作效率的重要性,然而真正能做到高效率工作的人却并不多。本来用一个小时可以处理完的事务,却用了几个小时才处理完;本来用一周时间可以完成的一个项目,却用了三周才完成。
工作效率低下的现象比比皆是。 工作效率和每个人的切身利益息息相关。一个人的工作效率高,自然能高效地完成工作,工作业绩也会增加,升职加薪也指日可待。工作效率更是关乎企业的切身利益,在一个企业中,如果每个人的工作效率都提高了,那么企业的整体效率就会大大提高,这会给企业带来巨大的效益。从管理学的角度上讲,企业管理的主要工作是如何提高整个企业的企业效率,个人管理的主要工作是如何提高工作效率。 ·端正自己的工作态度。工作本身没有贵贱之分,但是对于工作的态度却有高低之别。你不一定从事喜欢的工作,但你一定要喜欢现在所从事的工作。对现在的工作,要有勤奋、主动、敬业的精神。态度决定速度。一个人有端正的工作态度,才能投入到工作中去,才能提高工作效率。
·提高时间的利用率。时间是我们最为宝贵的资源。没有利用不了的时间,只有自己不利用的时间。珍惜时间,合理利用时间,发挥时间的最大功效,是提高工作效率的有效途径。提高时间的利用率,就是在提高工作效率。 ·加强工作的执行力度。对于工作,我们要有目标,有计划,但只有目标和计划是远远不够的,最重要的是要去执行,也就是说要有执行力。加强工作的执行力度,立即行动起来,是提高工作效率的最有效的途径。 ·分清工作的轻重缓急。
我们要对工作进行合理的分类,分清工作的轻重缓急。"轻",指的是相对重要但不紧急的工作;"重",是指最重要也是最紧急的工作;"缓",指的是不重要也不紧急的工作;"急",则是指不是最重要但却最为紧急的工作。坚持要事第一,先做重要的紧急的事,才能提高工作效率。 ·解决工作中的困难。在工作中,我们会遇到一些问题,如果不解决这些问题,我们的工作效率就会受阻,甚至会停滞。从某种意义上来说,工作就是不断克服困难、不断解决问题的过程。我们只有克服了工作上的困难,顺利地解决了问题,才会让工作顺畅地进行下去,也才能提高工作效率。 ·理顺工作中的人际关系。在工作中,我们需要和上司、同事、下属、客户等打交道。
其实,人际关系也是一种生产力。理顺了工作中的人际关系,就能减少工作中的阻力,就能进一步提高工作效率。 ·达成有效的沟通。在工作中,沟通无处不在。有时工作效率底下,甚至是做了很多无用功,往往是因为没有做好沟通工作的缘故。达成有效的沟通,才能确保指令上通下达,才能让工作和谐运转,工作效率自然就能提高。 ·提升自己的工作能力。可以说,工作能力的大小直接导致了工作效率的高低。要想提高自己的工作效率,就必须提升自己的工作能力。提升了工作能力,工作效率自然就提高了。 ·增加工作中的乐趣。任何工作都是有乐趣可寻的。
我们要做到带着快乐工作,带着快乐回家。增加工作中的乐趣,带着乐趣工作,一定能够提高工作效率,一定可以把工作做好。
每次接到工作任务,不要急于动手,而应该先了解这项工作的基本情况。同时思考解决这个工作需要的步骤、流程,会涉及到哪些部门,需要协调的话,需不需要得到上司的支持?
比如,你需要制定一个采购物料方面的制度,那么你就要先了解自己公司采购部需要采购的物料都有哪些,是分属于什么人员的,他们有什么共同点?同时你必须了解一些重要原材料的采购周期,材料采购回来后是如何处理的?
采购部在公司内部需要与哪些部门进行联系?一般制造业,采购部需要与生产部、物流部、检验部、技术部、工艺部、财务部、售后部、销售部等部门进行业务上的往来。因此需要与各个部门就时间、流程、节点等问题进行沟通与确认。
公司共有多少家供应商,平时是如何维护的?供应周期、付款周期、合同签订、售后服务体系如何?这些因素都需要考虑。
虽然庞杂,但是可以首先从一个门类进行梳理,之后多点并进。
意思就是,要完成一项工作,需要了解这个工作是什么,为什么要这样做,要达成这样的绩效,应该采取什么样的措施才行。这是外部条件。
内在条件是,你自身要专注,并且具备专业性。只有有非常清晰的思路与足够的专业度,才能顺利开展工作。
在工作时还应该自己设置目标,以小时为单位,集中时间完成一个小任务后再稍微休息一下,然后再进入下一轮工作。
之有这样,才能保持高质高效的工作。