Question

地质资料电子文档的管理与利用

Answer 1

李艳 崔艳荣

（甘肃省国土资源信息中心，兰州730000）

摘要 本文针对地质资料馆日益增多的电子文档的实际情况，从制度、安全等方面论述了管理的重要性及电子文档的利用方式。

关键词 地质资料；电子文档；管理；利用

地质资料是广大地质工作者长期以来在国家大量资金支持下取得的一系列地质、矿产、物化探、测绘、水工环等科技成果，它真实的记录和反映了地质工作者从事地质工作的过程和取得的成果，对今后地质工作的开展和国家经济的发展具有重要的参考价值。随着现代信息技术在地质领域的广泛应用，尤其是国土资源部颁布《图文地质资料扫描数字化规范（试行）》、《成果地质资料电子文件汇交格式》以来，电子文档的汇交已成为一种趋势。电子文档的管理（储存、保护）、利用也成为地质资料管理人员必须面对的新课题、新任务。

1 地质资料电子文档的管理

1.1 完善制度管理

各种技术保障措施可以为网络、计算机、存储设备、应用程序等软硬件系统建立防护体系，但要使它们真正起作用，关键是要建立一整套科学、合理、严格的安全管理制度，从每一个环节堵塞电子数字档案信息安全漏洞，这些环节包括数字档案的形成、处理、传输、积累、整理、组织、归档、保管储存、提供利用等全过程，任何一个环节疏于管理，都可能导致电子文档的丢失或失真。具体管理措施包括：建立档案信息网络和信息安全管理制度、建立电子文档管理人员的管理制度、建立科学的归档制度、建立网络安全保密制度及建立数字档案管理记录系统等。

1.2 安全管理

档案信息安全是确保档案信息内容在生成、存贮、处理、传输和利用整个过程中，保持其真实性、完整性、可靠性和长期可读性（可用性），以及确保档案信息记录方式和记录载体不受任何损坏。

1.2.1 物理安全

物理安全就是保护计算机系统、网络服务器、打印机等硬件实体和通信线路免受自然灾害、人为破坏或搭线攻击；验证用户的身份和权限、防止用户越权操作；抑制和防止电磁泄漏，确保计算机系统有一个良好的电磁兼容工作环境；根据安全管理制度，防止非法进入计算机控制室和避免各种偷窃、破坏活动的发生。

1.2.2 信息加密

信息加密是最可靠的安全保障形式，它可以从根本上满足信息完整性的要求，是一种主动安全防范策略。信息加密的目的是保护网内的数据、文件、口令和控制信息的安全，确保不宜公开的数字档案的非公开性，在多数情况下信息加密是保证数字档案机密性的唯一方法。

1.2.3 信息载体安全

与纸质档案载体相比，数字档案的载体寿命要短得多，最长也不过三十年，所以在考虑数字档案长期保存的问题时，必须考虑数字信息载体的合理选择和科学保护。目前数字档案记录载体有磁性、光学性、磁光性等几种类型。一般而言，电子档案宜选择只读式或一次写入式光盘（CD R、DVD-R）。对数字档案载体的保护主要要防磁、防尘、防有害气体、防高温和防高湿等。一般保管环境温度控制在14～24℃之间，相对湿度控制在45%～60%之间。由于数字档案载体极易受到环境条件的影响，因此对保存的数字档案载体必须进行定期检测和拷贝，对磁性载体每两年检测一次，光盘四年检测一次；磁性载体上的数字档案四年转存一次，光盘上数字档案十年转录一次。

1.2.4 防病毒

网络病毒是一种具有破坏性的程序，它通过复制自身以传染更多计算机，网络病毒感染一般是从用户工作站开始，而网络服务器是病毒潜在的攻击目标，也是网络病毒潜藏的重要场所。因此，要制定适合本系统的反病毒策略；部署多层防御战略，在尽可能多的“点”采取病毒防护措施；动态更新网络系统、桌面型计算机中的反病毒软件；可以采用无盘工作站、带防病毒芯片的网卡、单机防病毒卡或网络防病毒软件。

1.2.5 档案备份

目前常用的电子档案载体都不够耐久，而且读取电子档案信息技术设备更新换代速度较快，所以保存在任何载体上的电子档案信息的有效存期都是有限的。应用“木桶”理论，如果将电子档案信息比作“水”，而将电子信息载体及其信息读取、硬件系统比作组成“木桶”的“木板”的话，那么“水”在“木桶”中保存期限就取决于最先腐烂的那一块“木板”的寿命了。因为任何1块“木板”的腐烂都意味着“木桶”中的“水”的彻底流失，即电子档案信息不能再利用了。所以我们必须在“木板”腐烂之前更换它—即更新电子档案信息读取软、硬件系统；或者将“木桶”中的“水”转移到其他“木桶”中去，即“转移”电子档案信息。

2 地质资料电子文档的利用

2.1 目录查询

甘肃省国土资源厅在厅政府门户网站页面上设置了地质资料管理与服务栏目，早在2006年9月已在该栏目上发布地质资料目录信息6346条，大大方便了广大查阅利用者。

2.2 阅览室查阅

阅览服务是地质资料馆为查阅者提供地质信息的方式之一。地质资料电子文档的主要服务形式是在电子阅览室向查阅者提供阅读浏览服务。查阅者在查到所需资料目录后，办理必须的手续进入指定的场所（电子阅览室指定的端点，即计算机）阅读浏览、查阅地质资料电子文档。全国地质资料馆的电子阅览室软、硬件设施齐备，借阅流程比较完善，值得各省地质资料馆借鉴。甘肃省地质资料馆电子阅览室的基础工程——馆藏地质资料图文数字化目前已制作近2000份。

2.3 复制

这是查阅者在电子阅览过程中选取所需资料部分或全部，然后依据国家和资料馆有关规定办理资料复制手续进行复制。复制分为两种，一是直接为查阅者提供电子文档复制服务。二是根据查阅者要求，从电子文档中为其复制所需部分文字或图件的纸质地质资料。