Question

我是一位出纳新手，想请问一下如果公司的某员工向我预支1000元用于买材料也填了借款单，之后他把1000元材

接上，发票拿过来了，此刻我应该怎样操作，是先叫他填一张1000元费用报销单，然后我再开一张1000元的收据给他吗？如果他拿了一张900元的发票或者是1200元的发票，我又怎么操作，现金日记账该怎么登，谢谢！
很急，谢谢了！

提示借贷有风险，选择需谨慎

Answer 1

　　听介绍你是个出纳，那么会计处理方面的东东就不和你细说了，只说说你该做的吧。
　　一、1000元费用报销单是一定要填的:
　　借款和报销完全是两个行为，借款时他说相应的手续，只证明同意他拿钱去买东西。
　　而东西买回来，是否符合公司的要求，要在报销单个体现的。
　　报销单一般该由报销人填写，由其部分负责人，你们财务的负责人，以及总经理或主管副总之类的签字才生效的。
　　你说的是购买材料，一般还应该有库管员签字的材料入库单的一联附在后面，以证明他买的东东没有拿回家去，呵呵！
　　究竟要哪些人签字，以及材料是否要办入库手续，都属于公司内控范围，每个公司都不一样，你要是不清楚就找你们领导问下，不丢人！

　　二、开不开收据：说到底还是公司内控问题！
　　有些公司是用的多联（如四联）借款单，除存根外，还有借款凭证一联，还款凭证一联，归还借款人一联。
　　这三联在借款人借款后，都是放在财务部的，借款凭证直接记帐。后两联等借款人来还款或冲帐时，在上面注明借款已还，还款凭证当收据入帐，归还借款人那一联就还给借款人，做为回执，当借款人拿到这一联了，就代表他的钱还了。
　　后两联的作用实际和开收据的作用是一样的。但借款单那一联一般是不还给借款人的。

　　也有个别单位把员工短期内借的款，在还款报销时，就把借条还给本人了，而直接用报销单作账了。但这样做其实是不符合现金账日清的原则的。因为借款当天你就应该把日记账登上去的，如果借条抽走了，你还把那一条划去不成？当然现在都电算化了，划去也不是不可能的。

　　三、登记现金日记账
　　如果你只登现金流，借款和报销相同，可以不登记。因为报销时会计上处理也就是借材料贷其它应收款，但有的为了编现金流量表取数方便，可能会先做一个还现金，充借款，再做一个现金购材料。但这和出纳登记现金账也不发生关系。
　　但如果为了对账方便，出纳记录现金账的口径要和会计保持一致，那你可以去问一下会计，看他记账时要不要在现金里走一下，和他保持一致。

　　四、如果借款金额不一致
　　有这种情况，还是用开个收据处理比较简单，即开一个与借款等额的收据先把借款冲了，再让他拿着实际的报销单报销。但这时要注意一点，虽然借款冲了，但你借他的1000块钱可还是在他手里啊！再报销时，要是他报销900，就要还你100，要是报销1100，你就再补给他100。不要给多了啊！

　　五、最重要的原则
　　客套的现金管理原则你应该都懂，就不说了。我这里说的重要的原则是，按公司的惯例执行！
　　现金出纳工作本身技术性不是太高，了解公司的惯例才是一个原则。比如要不要开收据，借款单和报销单之间怎么操作，现金账怎么记，每个公司都是有细微的差别的。
　　这些惯例多去问问，多去了解一下，对你工作有益无害，大家也不会说你的。以做到工作上的顺畅。
　　很多事情并不象书本上学的那么简单，就算是白条抵库，坐支等很原则性的事情，有时领导让作你也必须要作的，除非你不相干了！

Answer 2

不用开收据，如果是900元，就应该是发票一张，100元现金，1200元的话，除发票外，让他在支出单上签字，并把钱给报销人员

Answer 3

1、发票应找领导和相关人员签字，办理入库手续，然后才入账。借款单挂账冲其他应收款---xxxr人，进材料。不必给他开收据，如果借款单没挂账，就将借款单当做现款付给他。
2、900和1200 的问题，还是借款单如挂账，则900时，冲其他应收款1000元，材料900元，退回现金100元，给开100元收据交经办人。则1200时，冲其他应收款1000元进材料1200元另付现金200元。 借条没挂账就把借条当做现金来办吧，多退少补，层序同上。再急别把钱给错了！

Answer 4

1、如果公司的某员工向我预支1000元用于买材料也填了借款单，
分录：借：其他应收款 1000
贷：银行存款或现金 1000
2、之后他把1000元材料发票拿过来了
借：原材料 1000
贷：其他应收款 1000
填费用报销单，附上材料发票作为附件，整个报销单作为凭证附件。无需另开收据。
3、如果他拿了一张900元的发票
借：原材料 900
现金 100
贷：其他应收款 1000
需退回100元，并开100元收据。
4、如果他拿了一张1200元的发票
借：原材料 1200
贷：其他应收款 1000
现金 200
无需开收据，但报账人需在报销单上签字确认。
现金日记账按照现金的发生顺序登记。

Answer 5

如果已经进帐
第一种情况是对的，预支1000元购材料，借款时要借款人填借款单，购回材料提购货发票1000元报销时，你要开收回某借款人1000元的收据给他。第二种情况，拿900元的发票时，不足1000元，仍应写收回1000元的收据，并向他收回现金100元+900元发票。每三种情况，发票1200元时，仍开1000元收回借款收据，并付差额200元还他。
记现金日记帐：一、1、借出现金1000元。2、收回借款1000元。3、支付购材料款1000元。
二、1、借出现金1000元。2、收回借款1000元。3、支付购材料款900元。
三、1、借出现金1000元。2、收回借款1000元。3、支付购材料款1200元。
如果未进帐
不用写收据，第一种情况，发票1000元换回借条。第二种情况，发票900元加收差额100元换回借条。第三种情况，支付差额200+发票1200元换回借条。登日记帐：只记支付材料款按实多少钱就可以了。