Question

如何给上司发邮件更有礼貌？

Answer 1

礼貌这个层面，每种方式都有单独需要注意的点：
1、电话礼仪：
工作中占用较长时间的电话沟通，可以在对方接起电话的开始先问是否方便讲话，大概需要多少时间沟通什么主题。尤其是对上级或者跨部门沟通，可以先通过方便的形式（如微信或企业内部协作软件）告知其去电时间沟通主题和大致需要的时长，询问其是否方便，给对方留出时间（腾出手头的工作）和空间（找一个安静的地方）。当然遇到紧急的时候直接打电话会更高效，这时候被动等待可能会影响处理问题的关键时间节点。
2、微信礼仪：
一对一的聊天中，优先选择文字形式，如果是 10 秒的语音信息用文字表达，一是会精炼很多，二是对方接受信息的时间可以缩短到 2 秒，三是回头如果需要检索关键信息会很方便。什么时候用语音功能合适呢？在信息量巨大又不方便打字的时候，上级对下级安排工作或者讲解某些专业问题的时候。
群聊中，如果不是上级对下级，尽量不要用语音，也是从尊重互相时间的角度而言。一个月薪 10k 的职位，按照每月 21.75 个工作日，每天 8 小时来算，一分钟就是近 1 块钱的薪水，有时候 1 分钟的语音信息错过了关键内容再回听，又会耽误更多的时间，分分钟都是钱啊。如果要寻求帮助，通过微信群聊提问其实是一种非常低效的方式，社会心理学的“责任扩散效应”告诉我们，有其他人在场时，每个人分担的责任就会变小，人越多的工作群越是如此，每个人手头都有事情要忙呀不一定有时间回复求助信息的。此外，正确的艾特也是一门学问，无关信息不要打扰过多的人，需要具体到某个人知晓相关信息时艾特即可。
3、邮件礼仪：
标题易读：邮件标题是门大学问，好的标题让收件人一眼就知道邮件的大致内容，如果用符号做一些分类，会大大增加易读性。比如“关于刘看山第三季度全球巡游的指导意见”和“【刘看山】Q3 巡游计划”这两个比较起来，易读性显而易见。
格式正确：开头正文落款怎么写，义务教育阶段的应用文写作教给我们的知识应该足够了。
送达无误：谁是收件人，谁该被抄送，如何优雅地使用密送，要正确区分并且掌握呀少侠们！
表达准确：用不同的字号字体加黑斜体等功能增加易读性突出重点，用序号进行标记，用标题概括分类，用组织内部习惯的语言风格……都是增加邮件表达准确的好方法。比如外企你得正确使用各种英文缩略语。
职场经的意义：
只能做通用层面的参考，比如前面的礼仪部分，具体到每个组织有自己不同的沟通方式，跟你的上级你的团队你的组织保持一致，一定不会出大乱子。
愿大家都工作愉快啊！
李石，产业地产&量化对冲
在职场中「发微信」和「打电话」究竟哪种形式更不礼貌？
这个问题要分两个场景，一种是低频协作，一种是高频协作。
低频协作，一般来说有要求的公司会培训标准话术，没要求的公司秉承社交常识就好。
高频协作，最好有一套自己的标准沟通方式，比如说我常用的标准沟通方式：
首次添加微信好友发送名片，方便对方着急时有手机，再急时有电话，十万火急还有地址。
同理，高频协作对象，需要索要名片，尽快进行备注和资料储存。
能电话沟通尽量电话沟通，很多事微信说起来太浪费时间。
长电话之前，一般会先和对方电话确认是否方便。
发送资料，不着急的默认邮件，着急的默认微信 + 邮件。
同理，收到资料立刻下载或收藏，重要资料请对方发送到邮箱一份，防止过期。
沟通结束后，记录交流关键点如时间、地点、事件、准备资料，安排日程。
重要协作对象，记录对方的沟通习惯和对方确认处理优先级。